Muundo wa hati ya malipo

Hati ya malipo ni kumbukumbu ambayo biashara huandika pesa zinapotoka. Ofisi inamlipa fundi umeme, sanduku la fedha ndogo linalipia mpeleka vifurushi, hundi inaenda kwa msambazaji, na kila mara mtu anaandika kilicholipwa, kwa nani, kwa nini, na nani aliruhusu. Karatasi hiyo ndiyo hati ya malipo. Ndiyo mhasibu wako anayoitafuta taarifa ya benki inapoonyesha makato ambayo hakuna anayeweza kuyaeleza.

Hati ya malipo na risiti

Ni kama picha za kioo. Risiti hutolewa na anayepokea pesa, kwa aliyelipa. Hati ya malipo huandaliwa na biashara inayolipa, kwa ajili ya vitabu vyake. Pesa hutoka kwa hati ya malipo na huingia kwa risiti.

• Hati ya malipo: huandaliwa na mlipaji, hutunzwa na mlipaji, hurekodi pesa zinazotoka
• Risiti: hutolewa na mlipwaji, hupewa mlipaji, huthibitisha pesa zinazoingia
• Ankara: hutolewa na muuzaji kabla ya malipo, huomba pesa

Kiutendaji hizo mbili mara nyingi hukutana. Unapomlipa msambazaji, unaandaa hati ya malipo na kubana ankara au risiti yake nyuma yake. Unapomlipa mtu asiyeweza kukupa risiti, kama kibarua wa kila siku, hati ya malipo yenye sahihi yake chini ya Imepokelewa na inakuwa uthibitisho pekee kwamba malipo yalifanyika.

Kinachowekwa kwenye hati ya malipo

• Maneno Hati ya Malipo, na namba ya hati katika mfuatano usiokatika
• Tarehe ya malipo
• Jina la biashara yako (upande wa Kutoka)
• Amelipwa: jina la mtu au kampuni inayopokea pesa
• Malipo yalikuwa ya nini, mstari mmoja kwa kila kitu, kwa maelezo ya kutosha kukitambua mwaka mmoja baadaye
• Jumla, kwa tarakimu na kwa maneno
• Njia ya malipo: taslimu, hundi au uhamisho wa benki
• Namba ya hundi au rejea ya muamala, ikiwa ipo
• Imeidhinishwa na: mtu aliyeruhusu malipo
• Imepokelewa na: sahihi ya mtu aliyechukua pesa

Kiasi kwa maneno ni muhimu zaidi kwenye hati ya malipo kuliko karibu mahali pengine popote. Hati za malipo mara nyingi huandikwa kwa mkono au huchapishwa na kusainiwa kwa haraka, na tarakimu 460 ni rahisi kubadilishwa kuwa 960. Dola mia nne sitini tu si rahisi hivyo.

Idhini na nyaraka za kuunga mkono

Hati ya malipo ni udhibiti kama ilivyo kumbukumbu: anayelipa hapaswi kuwa peke yake anayeamua kulipa. Hata katika biashara ndogo, kanuni rahisi inafanya kazi: mtu mwingine asiye mtunza fedha anasaini Imeidhinishwa na kabla pesa hazijatoka, na namba ya hati ya malipo inaandikwa kwenye kila karatasi ya kuunga mkono iliyoambatishwa nayo.

1. Kusanya hati ya kuunga mkono: bili ya msambazaji, nukuu ya bei, stakabadhi ya mafuta, orodha ya mahudhurio iliyosainiwa kwa mishahara
2. Andaa hati ya malipo yenye namba ya hati, mlipwaji, madhumuni na kiasi
3. Iidhinishwe na mwenye mamlaka hayo katika biashara yako
4. Fanya malipo na ujaze njia ya malipo na rejea
5. Mlipwaji asaini Imepokelewa na, kisha hifadhi hati ya malipo pamoja na viambatisho vyake kwa mpangilio wa namba

Hati ya malipo isiyo na hati ya kuunga mkono si kosa, lakini inapaswa kueleza kwa nini, kwa mfano Chai na viburudisho kwa wafanyakazi wa eneo la kazi, hakuna bili. Mkaguzi atauliza, na sababu iliyoandikwa wakati huo ina thamani kubwa zaidi kuliko inayokumbukwa baadaye.

Taslimu, hundi au uhamisho wa benki

Njia ya malipo inaamua kinachoandikwa kwenye sehemu ya rejea. Kwa hundi, andika namba ya hundi na benki. Kwa uhamisho wa benki, andika kitambulisho cha muamala au rejea ya IBFT, inayounganisha hati ya malipo na mstari kwenye taarifa yako ya benki. Taslimu haiachi alama ya benki, kwa hiyo sahihi ya Imepokelewa na ndiyo ushahidi wako pekee; ikiwa mlipwaji hawezi kusaini, chukua alama ya kidole gumba na uandike jina lake kando yake.

Ikiwa biashara yako hulipa kiasi kikubwa kwa taslimu, muulize mshauri wako wa kodi jinsi malipo hayo yanavyochukuliwa kikodi. Kanuni kama hizi zinaweza kubadilika kila bajeti, kwa hiyo usitegemee kiasi ambacho mtu alikitaja miaka michache iliyopita.

Mfano kamili

Kupanga hati za malipo

Zipe hati za malipo namba katika mfuatano mmoja kwa biashara nzima, au mfuatano mmoja kwa kila daftari la fedha ikiwa unatunza fedha ndogo kando, na usitumie tena wala kuruka namba. Hati ikiharibika, iandike Imeghairiwa na uihifadhi. Pengo katika mfuatano ndilo jambo la kwanza mkaguzi analolitafuta.

Invoicora huandika kiasi kwa maneno kwa Kiingereza, Kiarabu au Kiindonesia tu, na huweka njia ya malipo, rejea, aliyeidhinisha na aliyepokea kama sehemu tofauti. Ongeza nembo yako, sahihi na muhuri, kisha pakua hati ya malipo kama PDF, Word au Excel, au ichapishe kwa ajili ya kusainiwa.

Kila kitu kinabaki kwenye kivinjari chako, kwenye kifaa chako mwenyewe. Hakuna kinachopakiwa na hakuna akaunti inayohitajika, kwa hiyo kumbukumbu zako za malipo zinabaki zako.