Muundo na kiolezo cha agizo la ununuzi

Agizo la ununuzi (purchase order, au PO) ni hati ambayo mnunuzi humtumia msambazaji ikisema: tunataka bidhaa hizi, kwa bei hizi, ziletwe hapa, kufikia tarehe hii. Msambazaji akilikubali, linakuwa msingi uliokubaliwa wa biashara hiyo. Kila kinachofuata, hati ya uwasilishaji (au challan), hati ya kupokea bidhaa na ankara, hulinganishwa nalo.

PO, nukuu ya bei au ankara?

Hati hizi tatu zinahusu bidhaa zilezile katika hatua tofauti, na zinatoka pande tofauti.

• Nukuu ya bei inatoka kwa msambazaji. Ni ofa: hiki ndicho tunachoweza kusambaza na gharama yake.
• Agizo la ununuzi linatoka kwa mnunuzi. Linakubali ofa, au linaagiza moja kwa moja, na kuweka idadi, bei na masharti ya uwasilishaji.
• Ankara inatoka kwa msambazaji baada ya uwasilishaji. Inaomba malipo ya kile kilichosambazwa kweli.

PO haimwombi mtu yeyote pesa, kwa hiyo haibebi maelezo ya benki. Ikiwa hati yenye kichwa Agizo la Ununuzi ina maelezo ya benki, mtu ametumia kiolezo kisicho sahihi.

Kinachowekwa kwenye agizo la ununuzi

• Maneno Agizo la Ununuzi, namba ya PO na tarehe
• Jina na anwani ya biashara yako kama mnunuzi (sehemu ya Kutoka), pamoja na namba yako ya mlipakodi au ya VAT ikiwa wasambazaji wako wanaiomba
• Jina la msambazaji, anwani yake na mtu wa kuwasiliana naye
• Anwani ya Peleka kwa, ikiwa bidhaa zinaenda ghala, kiwanda au eneo la kazi badala ya ofisi yako
• Tarehe ya Wasilisha kabla ya
• Kila bidhaa na maelezo yaliyo wazi, idadi, kipimo na bei ya kipimo iliyokubaliwa
• Jumla za kila mstari, jumla ndogo, kodi yoyote, na jumla
• Masharti yanayokuhusu: masharti ya malipo, namba ya nukuu ya bei ya msambazaji, mahitaji ya ufungashaji au ubora
• Jina na sahihi ya mtu anayeidhinisha ununuzi

Andika maelezo ambayo msambazaji hawezi kuyasoma vibaya. "Makatoni" yanakaribisha ubishi; "makatoni ya bati ya tabaka 5, inchi 18 x 12 x 10, yaliyochapishwa rangi moja" hayakaribishi. Ikiwa unaagiza kwa msingi wa nukuu ya bei, taja namba yake, ili pande zote mbili zijue bei zipi zinatumika.

Kodi kwenye agizo la ununuzi

Kuonyesha kodi kwenye PO si lazima. Kodi hutozwa na msambazaji kwenye ankara yake, si na PO yako. Wanunuzi wengi bado huionyesha ili jumla ya PO ilingane na kiasi wanachotarajia kulipa. Katika Invoicora unaweka jina la kodi na kiwango chake mara moja, au unachagua mipangilio ya nchi pale ilipo, na unaweza kuzima mstari wa kodi ukipendelea kuagiza kwa bei kabla ya kodi.

Kwa mfano mmoja, kiwango cha kawaida cha kodi ya mauzo ya Pakistan kwa bidhaa ni asilimia 18 ya thamani ya usambazaji, chini ya kifungu cha 3 cha Sheria ya Kodi ya Mauzo ya 1990. Sheria ya Kodi ya Mauzo ya 1990, maandishi ya FBR yaliyosasishwa hadi 30.06.2026

Huduma, na baadhi ya bidhaa, mara nyingi hutozwa kodi kwa kiwango tofauti au husamehewa. Ikiwa huna uhakika ni kipi kinahusu unachonunua, muulize msambazaji ankara yake itatoza nini na ulinganishe PO nayo.

Mfano kamili

Namba na uoanishaji wa njia tatu

Zipe PO namba katika mfuatano mmoja, kwa mfano KF-PO-0142, KF-PO-0143, na usitumie namba tena kamwe. Agizo likighairiwa, weka alama kwamba PO imeghairiwa na uihifadhi. Ikiwa idadi au bei zitabadilika baada ya kutolewa, ama toa PO iliyorekebishwa yenye namba ileile na alama ya marekebisho (KF-PO-0142 Rev 1) ama ighairi na utoe upya, lakini usiihariri kimya kimya PO ambayo msambazaji tayari anayo.

PO ni mguu wa kwanza wa uoanishaji wa njia tatu (three-way match). Ankara ya msambazaji inapofika, timu yako ya hesabu huilinganisha na PO (ulichoagiza na kwa bei gani) na hati ya uwasilishaji iliyosainiwa au hati ya kupokea bidhaa (kilichofika kweli). Ikiwa zote tatu zinakubaliana, ankara inaidhinishwa kulipwa. Ikiwa msambazaji aliwasilisha makatoni 1,800 dhidi ya PO ya 2,000, unalipa 1,800, na 200 zilizobaki zinabaki wazi kwenye PO hadi zifike au uzighairi.

Nani anasaini, na nakala ngapi

PO inapaswa kusainiwa na mwenye mamlaka ya kuifunga biashara kwa matumizi hayo: mmiliki katika kampuni ndogo, meneja wa ununuzi au mkuu wa fedha katika kubwa zaidi. Maagizo makubwa mara nyingi yanahitaji sahihi ya pili. Desturi ya kawaida ni kumtumia msambazaji nakala halisi na kuweka nakala kwa ununuzi, stoo (ili wajue cha kutarajia getini) na hesabu. Nakala ya msambazaji siku hizi kwa kawaida ni PDF inayotumwa kwa barua pepe au WhatsApp.

Invoicora hutengeneza PO kwenye kivinjari chako, huihifadhi kwenye kifaa chako na kuipakua kama PDF, Word au Excel. Hakuna kujisajili, hakuna alama ya maji, na hakuna unachoandika kinachopakiwa. Inatengeneza hati tu: haifuatilii uwasilishaji, haiunganishwi na mifumo ya wasambazaji wako wala haiwasilishi kodi.