কোটেশন জেনারেটর

কোটেশন হলো এমন একটি দাম, যা মেনে চলতে আপনি প্রস্তুত। এই একটি বাক্যেই কোটেশন আর এস্টিমেটের পুরো পার্থক্য, আর এখানে ভুল করলেই লাভজনক একটি কাজ মাঝপথে লোকসানে পরিণত হয়।

কোটেশন, এস্টিমেট, প্রোফর্মা

• কোটেশন (মূল্য প্রস্তাব) হলো নির্দিষ্ট কাজের পরিধির জন্য একটি স্থির দাম, যা উল্লেখ করা তারিখ পর্যন্ত বহাল থাকে
• এস্টিমেট হলো তথ্যভিত্তিক একটি আনুমানিক হিসাব, কাজটি যত স্পষ্ট হবে তত যা বদলাবে বলে ধরে নেওয়া হয়
• প্রোফর্মা ইনভয়েস হলো ইনভয়েসের আকারে সাজানো একটি কোটেশন, সাধারণত যাতে ক্রেতা ক্রয় আদেশ দিতে বা অগ্রিম পেমেন্টের ব্যবস্থা করতে পারেন

ডকুমেন্টে সঠিক শব্দটি লিখুন। যে ক্লায়েন্ট আপনার এস্টিমেটকে কোটেশন ধরে নেন, তিনি ঝামেলা করছেন না; আপনি যে শিরোনাম প্রিন্ট করেছেন, তিনি সেটাই পড়েছেন।

এতে যা থাকবে

• কোটেশন শব্দটি, একটি কোটেশন নম্বর ও তারিখ
• আপনার এবং ক্লায়েন্টের তথ্য
• আইটেমে ভাগ করা কাজের পরিধি, প্রতিটিতে পরিমাণ, দর ও টাকার অঙ্ক
• আপনি নিবন্ধিত হলে ট্যাক্স, আলাদা লাইনে দেখানো
• মোট অঙ্ক, এবং তাতে ট্যাক্স ধরা আছে কি না
• মেয়াদের তারিখ: এই দাম কতদিন বহাল থাকবে
• এরপর কী: ক্লায়েন্ট কীভাবে গ্রহণ করবেন, আর কাজ শুরুর আগে আপনার কী দরকার

কাজের পরিধিই দাম

ওয়েবসাইট ডিজাইন আর ওয়েবসাইট ডিজাইন, 12 পেজ, দুই দফা সংশোধনসহ, এই দুটি লাইনের দাম একই হতে পারে, কিন্তু প্রতিশ্রুতি সম্পূর্ণ আলাদা। পরিমাণটি আইটেমের লাইনেই লিখে দিন। তৃতীয় মাসে যখন তেরো নম্বর পেজ হাজির হয়, তখন বিবরণে লেখা এই নির্দিষ্ট সংখ্যাগুলোই আপনি দেখাবেন।

যা অন্তর্ভুক্ত নয়, সেগুলোও নোটে লিখে দিন: কনটেন্ট লেখা, ফটোগ্রাফি, হোস্টিং, তৃতীয় পক্ষের লাইসেন্স। কী কী অন্তর্ভুক্ত নয় তার একটি ছোট তালিকা শেষ ইনভয়েস অপরিশোধিত থাকার সবচেয়ে সাধারণ কারণটি ঠেকিয়ে দেয়।

মেয়াদ

একটি তারিখ বসিয়ে দিন। ত্রিশ দিন সাধারণ সময়সীমা, আর এটি আপনাকে দুইভাবে রক্ষা করে: আপনার খরচ বদলাতে পারে, আর মেয়াদহীন কোটেশন ক্লায়েন্টকে আট মাস পরে এমন দামে তা গ্রহণ করার সুযোগ দেয়, যা আপনি আর মানতে চান না। Invoicora কোটেশন টেমপ্লেটে মেয়াদের তারিখ প্রিন্ট করে এবং তা কোটেশন নম্বরের পাশেই রাখে, যেখানে চোখ পড়ে।

একটি উদাহরণ

কোটেশন থেকে ইনভয়েস

ক্লায়েন্ট গ্রহণ করলে সবচেয়ে দ্রুত ও নিরাপদ পথ হলো কোটেশনটি কপি করে ডকুমেন্টের ধরন বদলে দেওয়া। অঙ্ক ও কাজের পরিধি হুবহু চলে আসে, ফলে ক্লায়েন্টের অনুমোদিত কোটেশনের সঙ্গে ইনভয়েসের কোনো অমিল হতে পারে না, আর আপনি নিজের ক্রমে একটি নতুন ইনভয়েস নম্বর পান।

টুলবার থেকে কপি করুন, ডকুমেন্টের ধরন ইনভয়েসে বদলান, নম্বর নিজে থেকেই এগিয়ে যাবে আর আইটেমগুলো কোটেশনে যেমন ছিল তেমনই থাকবে।