ক্রয় আদেশের ফরম্যাট ও টেমপ্লেট

ক্রয় আদেশ, বা পারচেজ অর্ডার (PO), হলো ক্রেতার পাঠানো এমন একটি ডকুমেন্ট যা সরবরাহকারীকে বলে: আমরা এই আইটেমগুলো চাই, এই দামে, এখানে ডেলিভারি, এই তারিখের মধ্যে। সরবরাহকারী গ্রহণ করলে এটিই লেনদেনের সম্মত ভিত্তি। এরপর যা আসে, ডেলিভারি নোট (বা চালান), গুডস রিসিভড নোট ও ইনভয়েস, সবই এর সঙ্গে মিলিয়ে দেখা হয়।

PO, কোটেশন নাকি ইনভয়েস?

তিনটি ডকুমেন্ট একই পণ্যের কথা বলে ভিন্ন ভিন্ন পর্যায়ে, আর আসে ভিন্ন ভিন্ন পক্ষ থেকে।

• কোটেশন আসে সরবরাহকারীর কাছ থেকে। এটি একটি প্রস্তাব: আমরা এটা সরবরাহ করতে পারি আর এর দাম এত।
• ক্রয় আদেশ আসে ক্রেতার কাছ থেকে। এটি প্রস্তাব গ্রহণ করে, বা সরাসরি অর্ডার দেয়, এবং পরিমাণ, দাম ও ডেলিভারির শর্ত নির্দিষ্ট করে।
• ইনভয়েস আসে ডেলিভারির পরে সরবরাহকারীর কাছ থেকে। এটি প্রকৃতপক্ষে যা সরবরাহ হয়েছে তার জন্য টাকা চায়।

PO কারও কাছে টাকা চায় না, তাই এতে ব্যাংকের তথ্য থাকে না। ক্রয় আদেশ শিরোনামের কোনো ডকুমেন্টে ব্যাংকের তথ্য থাকলে বুঝবেন কেউ ভুল টেমপ্লেট ব্যবহার করেছেন।

ক্রয় আদেশে যা থাকবে

• ক্রয় আদেশ শব্দ দুটি, একটি PO নম্বর ও তারিখ
• ক্রেতা হিসেবে আপনার ব্যবসার নাম ও ঠিকানা (প্রেরকের অংশ), সরবরাহকারীরা চাইলে আপনার ট্যাক্স বা ভ্যাট রেজিস্ট্রেশন নম্বরসহ
• সরবরাহকারীর নাম, ঠিকানা ও যোগাযোগের ব্যক্তি
• পণ্য পাঠানোর ঠিকানা, যদি তা আপনার অফিসে না গিয়ে গুদাম, কারখানা বা সাইটে যায়
• ডেলিভারির শেষ তারিখ
• প্রতিটি আইটেম স্পষ্ট বিবরণ, পরিমাণ, একক ও সম্মত একক দামসহ
• লাইনের মোট, উপমোট, ট্যাক্স থাকলে তা, এবং মোট
• আপনার কাছে গুরুত্বপূর্ণ শর্ত: পেমেন্টের শর্ত, সরবরাহকারীর কোটেশন নম্বর, প্যাকিং বা মানের শর্ত
• যিনি ক্রয়ের অনুমোদন দিচ্ছেন তার নাম ও স্বাক্ষর

এমন বিবরণ লিখুন যা সরবরাহকারী ভুল পড়তে পারবেন না। শুধু কার্টন লিখলে তর্ক বাধে; 5-প্লাই ঢেউতোলা কার্টন, 18 x 12 x 10 ইঞ্চি, এক রঙে ছাপা লিখলে বাধে না। কোনো কোটেশনের বিপরীতে অর্ডার দিলে তার নম্বর উল্লেখ করুন, যাতে দুই পক্ষই জানে কোন দাম প্রযোজ্য।

ক্রয় আদেশে ট্যাক্স

PO-তে ট্যাক্স দেখানো ঐচ্ছিক। ট্যাক্স ধার্য করে সরবরাহকারী তাদের ইনভয়েসে, আপনার PO নয়। তবু অনেক ক্রেতা তা দেখান, যাতে PO-র মোট তাদের প্রত্যাশিত পরিশোধের অঙ্কের সঙ্গে মেলে। Invoicora-য় আপনি ট্যাক্সের নাম ও হার একবার ঠিক করে দেন, বা যেখানে দেশের প্রিসেট আছে তা বেছে নেন, আর ট্যাক্সের আগের দামে অর্ডার দিতে চাইলে ট্যাক্সের লাইন বন্ধ করে দিতে পারেন।

একটি উদাহরণ হিসেবে, পাকিস্তানে Sales Tax Act 1990-এর ধারা 3 অনুযায়ী পণ্যের ওপর স্ট্যান্ডার্ড বিক্রয় কর সরবরাহ মূল্যের 18 শতাংশ। Sales Tax Act 1990, FBR-এর পাঠ, 30.06.2026 পর্যন্ত হালনাগাদ

সেবা, এবং কিছু পণ্য, প্রায়ই ভিন্ন হারে করযোগ্য বা করমুক্ত। আপনি যা কিনছেন তাতে কোনটি প্রযোজ্য নিশ্চিত না হলে সরবরাহকারীকে জিজ্ঞেস করুন তাদের ইনভয়েসে কত ধার্য হবে, আর PO সেই অনুযায়ী মেলান।

একটি উদাহরণ

নম্বর এবং থ্রি-ওয়ে ম্যাচ

PO একটি ক্রমে নম্বর দিন, যেমন KF-PO-0142, KF-PO-0143, আর কখনো কোনো নম্বর পুনরায় ব্যবহার করবেন না। অর্ডার বাতিল হলে PO-তে বাতিল লিখে রেখে দিন। ইস্যুর পরে পরিমাণ বা দাম বদলালে হয় একই নম্বরে সংশোধন চিহ্নসহ নতুন PO দিন (KF-PO-0142 Rev 1), নয়তো বাতিল করে নতুন করে ইস্যু করুন, কিন্তু সরবরাহকারীর হাতে থাকা PO চুপচাপ সম্পাদনা করবেন না।

PO হলো থ্রি-ওয়ে ম্যাচের প্রথম ধাপ। সরবরাহকারীর ইনভয়েস এলে আপনার হিসাব বিভাগ তা PO (কী অর্ডার করেছিলেন আর কত দামে) এবং স্বাক্ষরিত ডেলিভারি নোট বা গুডস রিসিভড নোটের (আসলে কী এসেছে) সঙ্গে মিলিয়ে দেখে। তিনটি মিললে ইনভয়েস পরিশোধের জন্য অনুমোদিত হয়। 2,000 কার্টনের PO-র বিপরীতে সরবরাহকারী 1,800টি দিলে আপনি 1,800-র টাকা দেবেন, আর বাকি 200টি পৌঁছানো বা আপনি বাতিল না করা পর্যন্ত PO-তে খোলা থাকবে।

কে স্বাক্ষর করবেন, আর কয়টি কপি

PO-তে স্বাক্ষর করবেন তিনি, যিনি ব্যবসাকে এই খরচে দায়বদ্ধ করার অধিকার রাখেন: ছোট প্রতিষ্ঠানে মালিক, বড় প্রতিষ্ঠানে ক্রয় ব্যবস্থাপক বা ফাইন্যান্স প্রধান। বড় অর্ডারে প্রায়ই দ্বিতীয় স্বাক্ষর লাগে। প্রচলিত রীতি হলো মূল কপি সরবরাহকারীকে পাঠানো আর ক্রয় বিভাগ, স্টোর (যাতে তারা জানে গেটে কী আসছে) ও হিসাব বিভাগের জন্য কপি রাখা। সরবরাহকারীর কপি এখন সাধারণত ইমেইল বা WhatsApp-এ পাঠানো একটি PDF।

Invoicora আপনার ব্রাউজারেই PO তৈরি করে, আপনার ডিভাইসে সেভ করে এবং PDF, Word বা Excel হিসেবে ডাউনলোড করে। সাইনআপ বা ওয়াটারমার্ক নেই, আর আপনি যা টাইপ করেন কিছুই আপলোড হয় না। এটি শুধু ডকুমেন্টটি তৈরি করে: ডেলিভারি ট্র্যাক করে না, সরবরাহকারীর সিস্টেমের সঙ্গে যুক্ত হয় না, ট্যাক্সও দাখিল করে না।