Bestellung schreiben: Bestellschein als Vorlage

Eine Bestellung (englisch Purchase Order, kurz PO) ist ein Dokument, das der Käufer an einen Lieferanten schickt und das sagt: Wir möchten diese Artikel, zu diesen Preisen, geliefert hierhin, bis zu diesem Datum. Nimmt der Lieferant sie an, ist sie die vereinbarte Grundlage des Geschäfts. Alles, was folgt, der Lieferschein, der Wareneingangsschein und die Rechnung, wird an ihr gemessen.

Bestellung, Angebot oder Rechnung?

Die drei Dokumente betreffen dieselbe Ware in verschiedenen Phasen, und sie kommen von verschiedenen Seiten.

• Ein Angebot kommt vom Lieferanten. Es ist eine Offerte: Das können wir liefern, und das kostet es.
• Eine Bestellung kommt vom Käufer. Sie nimmt das Angebot an oder bestellt direkt und legt Mengen, Preise und Lieferbedingungen fest.
• Eine Rechnung kommt vom Lieferanten nach der Lieferung. Sie fordert die Bezahlung dessen, was tatsächlich geliefert wurde.

Eine Bestellung fordert von niemandem Geld und enthält deshalb keine Bankverbindung. Steht auf einem Dokument mit der Überschrift Bestellung eine Bankverbindung, hat jemand die falsche Vorlage verwendet.

Was in eine Bestellung gehört

• Das Wort Bestellung, eine Bestellnummer und das Datum
• Ihr Firmenname und Ihre Adresse als Käufer (der Block Besteller), mit Ihrer Steuer- oder USt-Registrierungsnummer, falls Ihre Lieferanten danach fragen
• Name, Adresse und Ansprechpartner des Lieferanten
• Eine Lieferadresse, wenn die Ware an ein Lager, ein Werk oder eine Baustelle geht statt in Ihr Büro
• Ein Liefertermin
• Jeder Artikel mit klarer Beschreibung, Menge, Einheit und vereinbartem Einzelpreis
• Die Positionssummen, die Zwischensumme, eine etwaige Steuer und der Gesamtbetrag
• Bedingungen, die Ihnen wichtig sind: Zahlungsbedingungen, die Angebotsnummer des Lieferanten, Anforderungen an Verpackung oder Qualität
• Name und Unterschrift der Person, die den Einkauf freigibt

Schreiben Sie Beschreibungen, die der Lieferant nicht missverstehen kann. „Kartons“ lädt zum Streit ein; „5-lagige Wellpappkartons, 18 x 12 x 10 Zoll, einfarbig bedruckt“ nicht. Bestellen Sie auf Grundlage eines Angebots, nennen Sie dessen Nummer, damit beide Seiten wissen, welche Preise gelten.

Steuer auf einer Bestellung

Die Steuer auf einer Bestellung auszuweisen ist freiwillig. Die Steuer berechnet der Lieferant auf seiner Rechnung, nicht Ihre Bestellung. Viele Käufer zeigen sie trotzdem, damit die Bestellsumme dem Betrag entspricht, den sie zu zahlen erwarten. In Invoicora legen Sie Steuerbezeichnung und Satz einmal fest oder wählen eine Ländervoreinstellung, wo es eine gibt, und Sie können die Steuerzeile ausschalten, wenn Sie lieber zu Nettopreisen bestellen.

Ein Beispiel: In Pakistan beträgt der Regelsatz der Umsatzsteuer auf Waren 18 Prozent des Werts der Lieferung, nach Section 3 des Sales Tax Act 1990. Sales Tax Act 1990, Text des FBR, Stand 30.06.2026

Dienstleistungen und manche Waren werden oft zu einem anderen Satz besteuert oder sind steuerbefreit. Wenn Sie unsicher sind, was für Ihren Einkauf gilt, fragen Sie den Lieferanten, was seine Rechnung berechnen wird, und passen Sie die Bestellung daran an.

Ein Rechenbeispiel

Nummerierung und Drei-Wege-Abgleich

Nummerieren Sie Bestellungen fortlaufend, zum Beispiel KF-PO-0142, KF-PO-0143, und verwenden Sie keine Nummer zweimal. Wird eine Bestellung storniert, markieren Sie sie als storniert und bewahren Sie sie auf. Ändern sich Mengen oder Preise nach der Ausstellung, stellen Sie entweder eine überarbeitete Bestellung mit derselben Nummer und einem Revisionsvermerk aus (KF-PO-0142 Rev. 1) oder stornieren Sie und stellen neu aus, ändern Sie aber nie stillschweigend eine Bestellung, die der Lieferant bereits hat.

Die Bestellung ist das erste Glied des Drei-Wege-Abgleichs. Kommt die Rechnung des Lieferanten, vergleicht Ihre Buchhaltung sie mit der Bestellung (was Sie zu welchem Preis bestellt haben) und mit dem unterschriebenen Lieferschein oder Wareneingangsschein (was tatsächlich angekommen ist). Stimmen alle drei überein, wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben. Hat der Lieferant 1.800 Kartons auf eine Bestellung über 2.000 geliefert, zahlen Sie 1.800, und die übrigen 200 bleiben in der Bestellung offen, bis sie eintreffen oder Sie sie stornieren.

Wer unterschreibt, und wie viele Exemplare

Eine Bestellung sollte von der Person unterschrieben werden, die befugt ist, das Unternehmen zu der Ausgabe zu verpflichten: in einem kleinen Betrieb der Inhaber, in einem größeren ein Einkaufsleiter oder Finanzleiter. Größere Bestellungen brauchen oft eine zweite Unterschrift. Üblich ist, das Original an den Lieferanten zu senden und Kopien für Einkauf, Lager (damit man dort weiß, was zu erwarten ist) und Buchhaltung zu behalten. Das Exemplar des Lieferanten ist heute meist ein PDF per E-Mail oder WhatsApp.

Invoicora erstellt die Bestellung in Ihrem Browser, speichert sie auf Ihrem Gerät und lädt sie als PDF, Word oder Excel herunter. Keine Anmeldung, kein Wasserzeichen, und nichts, was Sie eingeben, wird hochgeladen. Es erstellt nur das Dokument: Es verfolgt keine Lieferungen, verbindet sich nicht mit den Systemen Ihrer Lieferanten und übermittelt keine Steuerdaten.