Dokumentieren Sie jede Zahlung Ihres Unternehmens: wer bezahlt wurde, wofür, wie und wer sie genehmigt hat. Herunterladen, drucken und mit der Rechnung ablegen.
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Ein ausgefülltes Beispiel. Ihre eigenen Zahlen ersetzen diese.
Ein ausgefülltes Muster, das Sie in Word, Excel, Google Docs oder Sheets bearbeiten können. Die Excel-Datei rechnet neu, wenn Sie eine Menge oder einen Preis ändern.
Ein Auszahlungsbeleg ist der Nachweis, den ein Unternehmen erstellt, wenn Geld es verlässt. Das Büro bezahlt den Elektriker, die Handkasse übernimmt einen Kurier, ein Scheck geht an einen Lieferanten, und jedes Mal schreibt jemand auf, was gezahlt wurde, an wen, warum und wer es erlaubt hat. Dieses Blatt ist der Beleg. Nach ihm greift Ihr Steuerberater, wenn auf dem Kontoauszug eine Abbuchung steht, die niemand erklären kann.
Die beiden sind Spiegelbilder. Eine Quittung stellt die Person aus, die das Geld erhält, für die Person, die gezahlt hat. Einen Auszahlungsbeleg erstellt das zahlende Unternehmen für seine eigenen Bücher. Mit dem Auszahlungsbeleg fließt Geld hinaus, mit der Quittung herein.
In der Praxis treffen sich die beiden oft. Wenn Sie einen Lieferanten bezahlen, erstellen Sie einen Auszahlungsbeleg und heften dessen Rechnung oder Quittung dahinter. Bezahlen Sie jemanden, der Ihnen keine Quittung geben kann, etwa einen Tagelöhner, wird der Beleg mit seiner Unterschrift unter Empfangen von zum einzigen Nachweis, dass die Zahlung stattfand.
Der Betrag in Worten ist auf einem Auszahlungsbeleg wichtiger als fast überall sonst. Belege werden oft von Hand geschrieben oder gedruckt und in Eile unterschrieben, und aus 460 wird leicht 960. Aus „vierhundertsechzig Dollar“ nicht.
Ein Auszahlungsbeleg ist ebenso Kontrolle wie Nachweis: Wer zahlt, sollte nicht allein entscheiden, dass gezahlt wird. Auch in einem kleinen Unternehmen funktioniert eine einfache Regel: Jemand anderes als der Kassierer unterschreibt unter Genehmigt von, bevor Geld hinausgeht, und die Belegnummer wird auf jedes beigefügte Papier geschrieben.
Ein Auszahlungsbeleg ohne zugrunde liegenden Beleg ist nicht falsch, er sollte aber sagen, warum, zum Beispiel „Tee und Erfrischungen für Baustellenpersonal, keine Rechnung vorhanden“. Ein Prüfer wird fragen, und eine zum Zeitpunkt notierte Begründung ist weit mehr wert als eine, an die man sich später erinnert.
Die Zahlungsart bestimmt, was ins Referenzfeld kommt. Bei einem Scheck notieren Sie Schecknummer und Bank. Bei einer Überweisung notieren Sie die Transaktions-ID oder Überweisungsreferenz, die den Beleg mit der Zeile auf Ihrem Kontoauszug verbindet. Bargeld hinterlässt keine Bankspur, die Unterschrift unter Empfangen von ist also Ihr einziger Nachweis; kann der Empfänger nicht unterschreiben, nehmen Sie einen Daumenabdruck und schreiben Sie seinen Namen daneben.
Zahlt Ihr Unternehmen größere Beträge bar, fragen Sie Ihren Steuerberater, wie diese Zahlungen steuerlich behandelt werden. Solche Regeln können sich mit jedem Haushalt ändern, verlassen Sie sich also nicht auf eine Zahl, die jemand vor ein paar Jahren genannt hat.
Heften Sie die Rechnung von Bright Spark Electrical hinter den Beleg und schreiben Sie PV-0118 darauf, damit jedes Dokument zum anderen führt.
Nummerieren Sie Auszahlungsbelege in einer Folge für das ganze Unternehmen oder in einer Folge pro Kassenbuch, wenn Sie die Handkasse getrennt führen, und verwenden oder überspringen Sie nie eine Nummer. Ist ein Beleg verschrieben, markieren Sie ihn als ungültig und bewahren Sie ihn auf. Eine Lücke in der Folge ist das Erste, wonach ein Prüfer sucht.
Invoicora schreibt den Betrag in Worten auf Englisch, Arabisch oder Indonesisch und führt Zahlungsart, Referenz, Genehmigenden und Empfänger als eigene Felder. Fügen Sie Logo, Unterschrift und Stempel hinzu und laden Sie den Beleg als PDF, Word oder Excel herunter oder drucken Sie ihn zum Unterschreiben aus.
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Quellen zuletzt geprüft am 2026-10-31