Proformarechnung erstellen

Eine Proformarechnung sieht aus wie eine Rechnung und ist keine. Sie nennt, was Sie berechnen werden, im Format einer Rechnung, damit die Systeme des Käufers damit arbeiten können, bevor der Verkauf stattgefunden hat. Aus einer Proformarechnung schuldet niemand etwas.

Wofür sie tatsächlich verwendet wird

• Um eine Bestellung auszulösen, weil viele Einkaufssysteme Eingaben im Rechnungsformat brauchen
• Um vor Arbeitsbeginn eine Vorauszahlung oder Anzahlung anzufordern
• Um einem Käufer die Zahlen für eine Einfuhrgenehmigung oder ein Akkreditiv zu liefern
• Um einen Zollwert für Waren anzugeben, die noch nicht verkauft sind, zum Beispiel Muster

Der Unterschied zur Steuerrechnung

Das ist der entscheidende Teil, und der, bei dem am häufigsten Fehler passieren. Eine Steuerrechnung begründet einen Steuerzeitpunkt. Mit ihr teilen Sie Ihrer Steuerbehörde und der Ihres Käufers mit, dass eine steuerpflichtige Leistung erbracht wurde: Sie schulden die Umsatzsteuer darauf, und der Käufer kann die Vorsteuer geltend machen. Eine Proformarechnung bewirkt nichts davon, und genau deshalb gibt es sie.

Eine Proformarechnung darf also nicht als Steuerrechnung bezeichnet werden, darf keine Nummer aus Ihrem Rechnungsnummernkreis tragen und sollte klar sagen, dass sie keine Steuerrechnung ist. Braucht der Käufer eine Steuerrechnung, stellen Sie sie aus, wenn die Leistung erbracht wird, mit eigener Nummer.

Invoicora führt Proformarechnungen in einem eigenen Nummernkreis. So verbraucht eine Proformarechnung nie eine Nummer aus Ihrer Rechnungsfolge, und Ihre Rechnungsnummern bleiben lückenlos.

Was hineingehört

• Das Wort Proformarechnung, deutlich, ganz oben
• Eine Proforma-Nummer und das Datum
• Ihre Angaben und die des Käufers, mit dessen vollständigem rechtlichen Namen
• Positionen mit Menge, Einzelpreis und Betrag
• Die Steuer, die anfallen wird, als eigene Zeile und als anfallend statt als berechnet bezeichnet
• Der zu zahlende Gesamtbetrag, falls der Käufer bestellt
• Zahlungs- und Lieferbedingungen und wie lange die Zahlen gelten

Ein Rechenbeispiel

Was Sie tun, wenn die Bestellung eintrifft

1. Duplizieren Sie die Proformarechnung
2. Ändern Sie die Dokumentart auf Rechnung oder Steuerrechnung
3. Prüfen Sie die Nummer: Sie sollte jetzt aus Ihrem Rechnungsnummernkreis stammen
4. Passen Sie die Mengen an das tatsächlich Gelieferte an, falls sie sich geändert haben
5. Nennen Sie die Proforma-Nummer in den Hinweisen, damit der Käufer beide Dokumente zuordnen kann

Der Verweis ist die zehn Sekunden wert. Käufer legen die Proformarechnung zur Bestellung und die Rechnung zur Zahlung ab, und das Einzige, was beide verbindet, ist die Nummer, an die Sie gedacht haben.