सप्लायर को लिखित ऑर्डर दें: क्या चाहिए, किस कीमत पर, कहाँ और कब तक। PO को PDF, Word या Excel में डाउनलोड करें, या WhatsApp पर शेयर करें।
मुफ़्त, बिना साइनअप। आप जो टाइप करते हैं, वह आपके ब्राउज़र से बाहर नहीं जाता।
भरा हुआ एक उदाहरण। इनकी जगह आपके अपने आँकड़े आएँगे।
भरा हुआ एक सैंपल, जिसे आप Word, Excel, Google Docs या Sheets में बदल सकते हैं। मात्रा या रेट बदलने पर Excel फ़ाइल अपने-आप दोबारा गणना करती है।
परचेज़ ऑर्डर, या PO, वह दस्तावेज़ है जो ख़रीदार सप्लायर को भेजकर कहता है: हमें ये आइटम चाहिए, इन कीमतों पर, इस जगह, इस तारीख तक। सप्लायर के स्वीकार करने के बाद यही सौदे का तय आधार बन जाता है। इसके बाद आने वाली हर चीज़, डिलीवरी नोट (या चालान), गुड्स रिसीव्ड नोट और इनवॉइस, इसी से मिलाकर जाँची जाती है।
तीनों दस्तावेज़ एक ही माल के अलग-अलग चरणों के हैं, और अलग-अलग पक्षों से आते हैं।
PO किसी से पैसा नहीं माँगता, इसलिए इस पर बैंक की जानकारी नहीं होती। अगर "परचेज़ ऑर्डर" हेडिंग वाले दस्तावेज़ पर बैंक की जानकारी है, तो किसी ने ग़लत टेम्पलेट इस्तेमाल किया है।
ऐसा विवरण लिखें जिसे सप्लायर ग़लत न पढ़ सके। "कार्टन" लिखने से बहस होती है; "5-प्लाई कोरुगेटेड कार्टन, 18 x 12 x 10 इंच, एक रंग में प्रिंटेड" लिखने से नहीं। अगर आप किसी कोटेशन के आधार पर ऑर्डर दे रहे हैं, तो उसका नंबर लिखें, ताकि दोनों पक्षों को पता रहे कि कौन-सी कीमतें लागू हैं।
PO पर टैक्स दिखाना ज़रूरी नहीं है। टैक्स सप्लायर अपने इनवॉइस पर लगाता है, आपका PO नहीं। फिर भी कई ख़रीदार इसे दिखाते हैं, ताकि PO का कुल उस राशि से मेल खाए जो उन्हें चुकानी है। Invoicora में आप टैक्स का नाम और रेट एक बार डालते हैं, या जहाँ देश का प्रीसेट है वहाँ उसे चुनते हैं, और अगर आप टैक्स से पहले की कीमतों पर ऑर्डर देना चाहें, तो टैक्स की लाइन बंद कर सकते हैं।
एक उदाहरण के तौर पर, पाकिस्तान में माल पर सेल्स टैक्स की स्टैंडर्ड दर सप्लाई की वैल्यू का 18 प्रतिशत है, Sales Tax Act 1990 के सेक्शन 3 के तहत। Sales Tax Act 1990, FBR text updated up to 30.06.2026
सर्विस और कुछ माल पर अक्सर अलग दर लगती है या छूट होती है। अगर आपको पक्का नहीं पता कि आप जो ख़रीद रहे हैं उस पर क्या लागू है, तो सप्लायर से पूछें कि उनके इनवॉइस पर क्या लगेगा, और PO उसी के हिसाब से बनाएँ।
माल भेजने से पहले PO नंबर सप्लायर तक पहुँचा दें। यह उनके डिलीवरी नोट और इनवॉइस पर होना चाहिए, इसी से आख़िर में मिलान जल्दी होता है।
PO एक ही क्रम में नंबर करें, जैसे KF-PO-0142, KF-PO-0143, और कोई नंबर दोबारा इस्तेमाल न करें। अगर ऑर्डर रद्द हो, तो PO पर "रद्द" लिखें और उसे रखें। अगर जारी करने के बाद मात्रा या कीमत बदले, तो या तो उसी नंबर और रिवीज़न मार्क (KF-PO-0142 Rev 1) के साथ संशोधित PO जारी करें, या रद्द करके नया जारी करें, पर सप्लायर के पास पहुँच चुके PO को चुपचाप न बदलें।
PO थ्री-वे मैच का पहला हिस्सा है। सप्लायर का इनवॉइस आने पर आपकी अकाउंट्स टीम उसे PO (आपने क्या और किस कीमत पर ऑर्डर किया) और हस्ताक्षरित डिलीवरी नोट या गुड्स रिसीव्ड नोट (असल में क्या आया) से मिलाती है। तीनों मेल खाएँ, तो इनवॉइस भुगतान के लिए मंज़ूर होता है। अगर 2,000 के PO पर सप्लायर ने 1,800 कार्टन दिए, तो आप 1,800 का भुगतान करते हैं, और बाकी 200 PO पर तब तक खुले रहते हैं जब तक वे आ न जाएँ या आप उन्हें रद्द न कर दें।
PO पर उस व्यक्ति के हस्ताक्षर होने चाहिए जिसे बिज़नेस की ओर से ख़र्च तय करने का अधिकार है: छोटी फ़र्म में मालिक, बड़ी में परचेज़ मैनेजर या फ़ाइनेंस हेड। बड़े ऑर्डर पर अक्सर दूसरे हस्ताक्षर भी चाहिए होते हैं। आम तरीका यह है कि मूल कॉपी सप्लायर को भेजें और कॉपी परचेज़, स्टोर (ताकि उन्हें पता हो कि गेट पर क्या आने वाला है) और अकाउंट्स के लिए रखें। सप्लायर की कॉपी अब आमतौर पर ईमेल या WhatsApp पर भेजी गई PDF होती है।
Invoicora आपके ब्राउज़र में PO बनाता है, उसे आपके डिवाइस पर सेव करता है और PDF, Word या Excel में डाउनलोड करता है। न साइनअप, न वॉटरमार्क, और आप जो टाइप करते हैं, कुछ भी अपलोड नहीं होता। यह सिर्फ़ दस्तावेज़ बनाता है: यह डिलीवरी ट्रैक नहीं करता, सप्लायर के सिस्टम से नहीं जुड़ता और टैक्स फ़ाइल नहीं करता।
स्रोत आख़िरी बार 2026-10-31 को जाँचे गए