프로포마 인보이스(견적송장) 만들기

프로포마 인보이스는 인보이스처럼 생겼지만 인보이스가 아닙니다. 청구할 금액을 인보이스 형식으로 적은 문서로, 거래가 일어나기 전에 구매자 쪽 시스템이 처리할 수 있게 해 줍니다. 프로포마로는 누구도 돈을 빚지지 않습니다.

실제로 쓰이는 곳

• 발주서를 받기 위해: 많은 구매 시스템이 인보이스 형태의 입력을 요구하기 때문입니다
• 작업 시작 전에 선금이나 계약금을 요청하기 위해
• 수입 허가나 신용장(L/C)에 필요한 금액을 구매자에게 알려 주기 위해
• 견본처럼 아직 판매되지 않은 물품의 세관 신고 가격을 보여 주기 위해

세금 인보이스와 다른 점

가장 중요하고, 가장 자주 틀리는 부분입니다. 세금 인보이스는 과세 시점을 만듭니다. 세금 인보이스를 발행하면 나와 구매자의 세무 당국에 과세 거래가 일어났다고 알리는 것이며, 나는 매출세액을 내야 하고 구매자는 매입세액을 공제받을 수 있습니다. 프로포마는 그중 어느 것도 하지 않으며, 바로 그 때문에 존재합니다.

그러므로 프로포마에는 세금 인보이스라는 제목을 붙이면 안 되고, 세금 인보이스 번호 체계의 번호를 써서도 안 되며, 세금 인보이스가 아니라고 분명히 적어야 합니다. 구매자에게 세금 인보이스가 필요하다면, 실제 공급이 이루어질 때 고유 번호로 따로 발행하세요.

Invoicora는 프로포마 문서에 별도 번호 체계를 쓰므로, 프로포마가 인보이스 번호를 잡아먹지 않고 인보이스 번호가 끊기지 않습니다.

들어가야 할 내용

• 맨 위에 분명하게 프로포마 인보이스라는 제목
• 프로포마 번호와 날짜
• 내 정보와 구매자 정보, 구매자는 법적 명칭으로
• 수량, 단가, 금액이 있는 품목
• 적용될 세금을 별도 행으로, 부과가 아니라 적용 예정으로 표시
• 구매자가 진행할 경우 지급할 합계
• 결제 및 인도 조건, 금액의 유효기간

작성 예시

주문이 들어오면 할 일

1. 프로포마를 복제합니다
2. 문서 종류를 인보이스 또는 세금 인보이스로 바꿉니다
3. 번호를 확인합니다: 이제 인보이스 번호 체계에서 나와야 합니다
4. 수량이 바뀌었다면 실제 공급한 만큼으로 고칩니다
5. 구매자가 두 문서를 맞춰 볼 수 있도록 비고에 프로포마 번호를 적습니다

참조 번호를 남기는 10초는 그만한 가치가 있습니다. 구매자는 프로포마를 발주서와 함께, 인보이스를 지급 내역과 함께 철하는데, 둘을 잇는 것은 내가 잊지 않고 적은 번호 하나뿐입니다.