발주서(구매 주문서) 양식

발주서, 흔히 PO라고 부르는 문서는 구매자가 공급업체에 보내는 문서로, 이 품목을 이 가격에 이곳으로 이 날짜까지 보내 달라고 말합니다. 공급업체가 받아들이면 거래의 합의된 기준이 됩니다. 그 뒤에 오는 모든 것, 즉 납품서, 입고 확인서, 인보이스는 발주서와 대조됩니다.

발주서, 견적서, 인보이스?

세 문서는 같은 물품을 서로 다른 단계에서 다루며, 서로 다른 쪽에서 나옵니다.

• 견적서는 공급업체가 냅니다. 이것을 공급할 수 있고 비용은 이만큼이라는 제안입니다.
• 발주서는 구매자가 냅니다. 제안을 받아들이거나 바로 주문하며, 수량, 가격, 인도 조건을 확정합니다.
• 인보이스는 납품 후 공급업체가 냅니다. 실제로 공급한 것에 대한 대금을 청구합니다.

발주서는 누구에게도 돈을 요청하지 않으므로 은행 정보가 들어가지 않습니다. 발주서라는 제목의 문서에 은행 정보가 있다면 누군가 템플릿을 잘못 쓴 것입니다.

발주서에 들어갈 내용

• 발주서라는 제목, 발주 번호, 날짜
• 구매자인 내 상호와 주소(발주처 영역), 공급업체가 요청하면 세금 또는 VAT 등록 번호
• 공급업체의 상호, 주소, 담당자
• 물품이 사무실이 아니라 창고, 공장, 현장으로 간다면 배송지 주소
• 납기일
• 품목마다 명확한 설명, 수량, 단위, 합의된 단가
• 품목별 금액, 소계, 세금(있는 경우), 합계
• 내게 중요한 조건: 결제 조건, 공급업체 견적 번호, 포장 또는 품질 요구 사항
• 구매를 승인하는 사람의 이름과 서명

공급업체가 잘못 읽을 수 없게 설명을 쓰세요. "박스"는 다툼을 부르고, "5겹 골판지 박스, 18 x 12 x 10인치, 1도 인쇄"는 그렇지 않습니다. 견적서를 근거로 주문한다면 견적 번호를 적어 양쪽이 어떤 가격이 적용되는지 알게 하세요.

발주서와 세금

발주서에 세금을 표시하는 것은 선택 사항입니다. 세금은 내 발주서가 아니라 공급업체의 인보이스에서 부과됩니다. 그래도 많은 구매자가 발주 합계가 실제로 낼 금액과 같도록 세금을 표시합니다. Invoicora에서는 세금 명칭과 세율을 한 번 정하거나, 프리셋이 있는 나라라면 국가 프리셋을 고르면 되고, 세전 가격으로 주문하고 싶다면 세금 행을 끌 수 있습니다.

한 예로, 파키스탄의 재화에 대한 표준 판매세율은 1990년 판매세법 제3조에 따라 공급가액의 18%입니다. 1990년 판매세법, 2026년 6월 30일까지 개정된 FBR 법령문

서비스와 일부 재화는 다른 세율이 적용되거나 면세인 경우가 많습니다. 구매하는 것에 어떤 세율이 적용되는지 모르겠다면, 공급업체에 인보이스에서 무엇을 부과할지 묻고 발주서를 그에 맞추세요.

작성 예시

번호 매기기와 3자 대조

발주서는 KF-PO-0142, KF-PO-0143처럼 하나의 번호 체계로 매기고, 번호를 다시 쓰지 마세요. 주문이 취소되면 발주서에 취소 표시를 하고 보관하세요. 발행 후 수량이나 가격이 바뀌면 같은 번호에 개정 표시를 붙인 수정 발주서(KF-PO-0142 Rev 1)를 내거나, 취소 후 다시 발행하세요. 공급업체가 이미 가진 발주서를 몰래 고치지는 마세요.

발주서는 3자 대조(three-way match)의 첫 번째 축입니다. 공급업체의 인보이스가 도착하면 회계팀은 이를 발주서(무엇을 얼마에 주문했는지), 그리고 서명된 납품서나 입고 확인서(실제로 무엇이 도착했는지)와 비교합니다. 셋이 일치하면 인보이스가 지급 승인됩니다. 발주 수량이 2,000개인데 공급업체가 1,800개를 납품했다면 1,800개 값만 지급하고, 나머지 200개는 도착하거나 취소할 때까지 발주서에 미결로 남습니다.

누가 서명하고, 몇 부를 두나

발주서에는 그 지출을 회사 차원에서 약속할 권한이 있는 사람이 서명해야 합니다. 작은 회사라면 대표, 큰 회사라면 구매 담당 관리자나 재무 책임자입니다. 큰 주문에는 두 번째 서명이 필요한 경우가 많습니다. 원본은 공급업체에 보내고, 구매 부서, 자재 창고(입구에서 무엇을 받을지 알 수 있도록), 회계 부서가 사본을 갖는 것이 일반적입니다. 요즘 공급업체용 사본은 대개 이메일이나 WhatsApp으로 보내는 PDF입니다.

Invoicora는 브라우저에서 발주서를 만들어 내 기기에 저장하고, PDF, Word, Excel로 내려받게 해 줍니다. 회원가입도 워터마크도 없고, 입력한 내용은 업로드되지 않습니다. 문서만 만들 뿐이며, 배송을 추적하거나 공급업체 시스템과 연동하거나 세금을 신고하지는 않습니다.