Format baucar bayaran

Baucar bayaran ialah rekod yang dibuat oleh perniagaan apabila wang keluar daripadanya. Pejabat membayar juruelektrik, peti tunai runcit menampung kos kurier, cek dihantar kepada pembekal, dan setiap kali itu seseorang mencatat apa yang dibayar, kepada siapa, mengapa, dan siapa yang membenarkannya. Helaian itulah baucar. Itulah yang dicari oleh akauntan anda apabila penyata bank menunjukkan debit yang tiada siapa dapat terangkan.

Baucar bayaran berbanding resit

Kedua-duanya ibarat cermin. Resit dikeluarkan oleh orang yang menerima wang, kepada orang yang membayar. Baucar bayaran disediakan oleh perniagaan yang membayar, untuk buku akaunnya sendiri. Wang mengalir keluar melalui baucar dan masuk melalui resit.

• Baucar bayaran: disediakan oleh pembayar, disimpan oleh pembayar, merekodkan wang keluar
• Resit: dikeluarkan oleh penerima bayaran, diberikan kepada pembayar, mengesahkan wang masuk
• Invois: dikeluarkan oleh penjual sebelum bayaran, meminta wang

Dalam amalan, kedua-duanya sering bertemu. Apabila anda membayar pembekal, anda menyediakan baucar dan mengepilkan invois atau resit mereka di belakangnya. Apabila anda membayar seseorang yang tidak dapat memberi resit, seperti buruh harian, baucar dengan tandatangan mereka di bawah Diterima oleh menjadi satu-satunya bukti bayaran itu berlaku.

Apa yang perlu ada dalam baucar bayaran

• Perkataan Baucar Bayaran, dan nombor baucar dalam siri yang tidak terputus
• Tarikh bayaran
• Nama perniagaan anda (pihak Daripada)
• Dibayar kepada: nama orang atau syarikat yang menerima wang
• Untuk apa bayaran itu, satu baris bagi setiap item, dengan butiran yang cukup untuk dikenali setahun kemudian
• Jumlah, dalam angka dan dalam perkataan
• Kaedah pembayaran: tunai, cek atau pindahan bank
• Nombor cek atau rujukan transaksi, jika ada
• Diluluskan oleh: orang yang membenarkan bayaran
• Diterima oleh: tandatangan orang yang mengambil wang

Amaun dalam perkataan lebih penting pada baucar berbanding hampir mana-mana dokumen lain. Baucar sering ditulis tangan atau dicetak dan ditandatangani dengan tergesa-gesa, dan angka 460 mudah diubah menjadi 960. Empat ratus enam puluh dolar sahaja tidak semudah itu.

Kelulusan dan dokumen sokongan

Baucar ialah kawalan sama seperti rekod: orang yang membayar tidak patut menjadi satu-satunya orang yang memutuskan untuk membayar. Walaupun dalam perniagaan kecil, satu peraturan mudah berkesan: seseorang selain juruwang menandatangani Diluluskan oleh sebelum wang keluar, dan nombor baucar ditulis pada setiap kertas sokongan yang dilampirkan.

1. Kumpulkan dokumen sokongan: bil pembekal, sebut harga, slip minyak, helaian kehadiran bertandatangan untuk upah
2. Sediakan baucar dengan nombor baucar, penerima bayaran, tujuan dan amaun
3. Dapatkan kelulusan daripada orang yang memegang kuasa itu dalam perniagaan anda
4. Buat bayaran dan isikan kaedah serta rujukan
5. Minta penerima bayaran menandatangani Diterima oleh, kemudian failkan baucar bersama lampirannya mengikut urutan nombor

Baucar tanpa dokumen sokongan tidak salah, tetapi ia patut menyatakan sebabnya, contohnya Teh dan minuman untuk pekerja tapak, tiada bil. Juruaudit akan bertanya, dan sebab yang ditulis pada masa itu jauh lebih bernilai daripada sebab yang diingat kemudian.

Tunai, cek atau pindahan bank

Kaedah pembayaran menentukan apa yang ditulis dalam medan rujukan. Untuk cek, tulis nombor cek dan nama bank. Untuk pindahan bank, tulis ID transaksi atau rujukan IBFT, yang menghubungkan baucar dengan baris pada penyata anda. Tunai tidak meninggalkan jejak bank, jadi tandatangan Diterima oleh ialah satu-satunya bukti anda; jika penerima tidak dapat menandatangan, ambil cap ibu jari dan tulis nama mereka di sebelahnya.

Jika perniagaan anda membayar amaun besar secara tunai, tanya penasihat cukai anda bagaimana bayaran itu dilayan dari segi cukai. Peraturan seperti ini boleh berubah setiap kali bajet dibentangkan, jadi jangan bergantung pada angka yang disebut seseorang beberapa tahun lalu.

Contoh pengiraan

Menyusun baucar dengan teratur

Nomborkan baucar dalam satu siri untuk seluruh perniagaan, atau satu siri bagi setiap buku tunai jika anda menyimpan tunai runcit secara berasingan, dan jangan sekali-kali guna semula atau langkau nombor. Jika baucar rosak, tandakan Dibatalkan dan simpan. Jurang dalam siri ialah perkara pertama yang dicari oleh juruaudit.

Invoicora menulis amaun dalam perkataan dalam bahasa Inggeris, Arab atau Indonesia dan menyimpan kaedah pembayaran, rujukan, pelulus dan penerima sebagai medan berasingan. Tambah logo, tandatangan dan cop anda, kemudian muat turun baucar sebagai PDF, Word atau Excel, atau cetak untuk ditandatangani.

Semuanya kekal dalam pelayar pada peranti anda sendiri. Tiada apa yang dimuat naik dan tiada akaun diperlukan, jadi rekod bayaran anda kekal milik anda.