Format dan templat pesanan belian

Pesanan belian, atau PO, ialah dokumen yang dihantar oleh pembeli kepada pembekal yang menyatakan: kami mahu item ini, pada harga ini, dihantar ke sini, sebelum tarikh ini. Setelah pembekal menerimanya, ia menjadi asas persetujuan urus niaga. Semua yang menyusul, iaitu nota penghantaran (delivery order), nota penerimaan barang dan invois, disemak berdasarkannya.

PO, sebut harga atau invois?

Ketiga-tiga dokumen meliputi barang yang sama pada peringkat berbeza, dan ia datang daripada pihak yang berbeza.

• Sebut harga datang daripada pembekal. Ia ialah tawaran: inilah yang boleh kami bekalkan dan inilah kosnya.
• Pesanan belian datang daripada pembeli. Ia menerima tawaran itu, atau membuat pesanan terus, dan menetapkan kuantiti, harga dan terma penghantaran.
• Invois datang daripada pembekal selepas penghantaran. Ia meminta bayaran bagi apa yang benar-benar dibekalkan.

PO tidak meminta wang daripada sesiapa, jadi ia tidak memaparkan butiran bank. Jika dokumen bertajuk Pesanan Belian memaparkan butiran bank, seseorang telah menggunakan templat yang salah.

Apa yang perlu ada dalam pesanan belian

• Perkataan Pesanan Belian, nombor PO dan tarikh
• Nama dan alamat perniagaan anda sebagai pembeli (blok Daripada), dengan nombor pendaftaran cukai atau VAT anda jika pembekal memintanya
• Nama, alamat dan orang hubungan pembekal
• Alamat Hantar ke, jika barang dihantar ke gudang, kilang atau tapak dan bukan ke pejabat anda
• Tarikh Hantar sebelum
• Setiap item dengan keterangan yang jelas, kuantiti, unit dan harga seunit yang dipersetujui
• Jumlah baris, jumlah kecil, cukai jika ada, dan jumlah keseluruhan
• Terma yang penting bagi anda: terma pembayaran, nombor sebut harga pembekal, keperluan pembungkusan atau kualiti
• Nama dan tandatangan orang yang meluluskan pembelian

Tulis keterangan yang tidak boleh disalah baca oleh pembekal. "Kotak" mengundang pertikaian; "Kotak beralun 5 lapis, 18 x 12 x 10 inci, cetakan satu warna" tidak. Jika anda membuat pesanan berdasarkan sebut harga, nyatakan nombornya, supaya kedua-dua pihak tahu harga mana yang terpakai.

Cukai pada pesanan belian

Menunjukkan cukai pada PO adalah pilihan. Cukai dicaj oleh pembekal pada invois mereka, bukan oleh PO anda. Ramai pembeli masih menunjukkannya supaya jumlah PO sepadan dengan amaun yang dijangka dibayar. Dalam Invoicora anda menetapkan nama dan kadar cukai sekali, atau memilih pratetap negara jika ada, dan anda boleh mematikan baris cukai jika lebih suka membuat pesanan pada harga sebelum cukai.

Sebagai satu contoh, kadar standard cukai jualan Pakistan ke atas barangan ialah 18 peratus daripada nilai pembekalan, di bawah seksyen 3 Sales Tax Act 1990. Sales Tax Act 1990, teks FBR dikemas kini sehingga 30.06.2026

Perkhidmatan, dan sesetengah barangan, sering dicukai pada kadar berbeza atau dikecualikan. Jika anda tidak pasti kadar mana yang terpakai untuk apa yang anda beli, tanya pembekal apa yang akan dicaj dalam invois mereka dan padankan PO dengannya.

Contoh pengiraan

Penomboran dan padanan tiga hala

Nomborkan PO dalam satu siri, contohnya KF-PO-0142, KF-PO-0143, dan jangan sekali-kali guna semula nombor. Jika pesanan dibatalkan, tandakan PO itu sebagai dibatalkan dan simpan. Jika kuantiti atau harga berubah selepas dikeluarkan, sama ada keluarkan PO yang disemak semula dengan nombor yang sama dan tanda semakan (KF-PO-0142 Rev 1) atau batalkan dan keluarkan semula, tetapi jangan diam-diam menyunting PO yang sudah dipegang oleh pembekal.

PO ialah bahagian pertama padanan tiga hala. Apabila invois pembekal tiba, pasukan akaun anda membandingkannya dengan PO (apa yang anda pesan dan pada harga berapa) dan dengan nota penghantaran atau nota penerimaan barang yang ditandatangani (apa yang benar-benar tiba). Jika ketiga-tiganya sepadan, invois diluluskan untuk dibayar. Jika pembekal menghantar 1,800 kotak bagi PO untuk 2,000, anda membayar untuk 1,800, dan baki 200 kekal terbuka pada PO sehingga ia tiba atau anda membatalkannya.

Siapa menandatangani, dan berapa salinan

PO patut ditandatangani oleh orang yang diberi kuasa untuk mengikat perniagaan kepada perbelanjaan itu: pemilik dalam firma kecil, pengurus pembelian atau ketua kewangan dalam firma lebih besar. Pesanan yang lebih besar sering memerlukan tandatangan kedua. Amalan biasa ialah menghantar salinan asal kepada pembekal dan menyimpan salinan untuk bahagian pembelian, stor (supaya mereka tahu apa yang akan tiba di pintu pagar) dan akaun. Salinan pembekal kini biasanya PDF yang dihantar melalui e-mel atau WhatsApp.

Invoicora membuat PO dalam pelayar anda, menyimpannya pada peranti anda dan memuat turunnya sebagai PDF, Word atau Excel. Tanpa daftar, tanpa tera air, dan apa yang anda taip tidak dimuat naik. Ia hanya menghasilkan dokumen: ia tidak menjejak penghantaran, tidak bersambung dengan sistem pembekal anda dan tidak memfailkan cukai.