Alacak dekontu (credit note) oluşturma

50.000 fatura ettiniz ama doğru rakam 45.000'di. Faturayı açıp rakamı değiştirmek ve yeniden göndermek cazip gelir. Bunu yapmayın. Elinizden çıkmış bir fatura bir kayıttır ve bir kaydı düzeltmenin yolu, değişikliği açıklayan başka bir kayıt düzenlemektir.

Alacak dekontu ne işe yarar

Alacak dekontu, daha önce fatura edilmiş bir tutarı azaltır. Asıl faturanın yerine geçmez, onun yanında duran eksi yönlü bir belgedir; böylece iz şöyle okunur: bu tutar fatura edildi, sonra bu kadarı alacaklandırıldı, dolayısıyla borç budur. Hesabı bir yıl sonra inceleyen biri size sormadan bunu takip edebilir.

• İade edilen bir ürün veya siparişin iptal edilen bir kısmı
• Fazla fatura: yanlış miktar, yanlış birim fiyat, uygulamayı unuttuğunuz bir indirim
• Bir şikâyetten sonra yapılan iyi niyet indirimi
• Tamamı alacaklandırılan mükerrer bir fatura

Neleri içermeli

Düzelttiği faturanın adını vermeyen bir alacak dekontu neredeyse işe yaramaz ve KDV uygulanan ülkelerde kabul edilmez. Bu araçtaki BAE ve Suudi Arabistan ayarlarının ikisi de tam bu nedenle alacak dekontunda asıl fatura numarasını zorunlu tutar.

• Alacak dekontu ibaresi, asla Fatura değil
• Alacak dekontu sıranızdan gelen kendi numarası
• Düzenleme tarihi
• Asıl fatura numarası ve tarihi
• Sizin ve müşterinin bilgileri, asıl faturada varsa vergi kayıt numaralarıyla birlikte
• Alacaklandırılan satırlar, miktar ve birim fiyatla
• Asıl faturadaki oranla alacaklandırılan vergi
• Alacaklandırılan toplam
• Tek cümleyle nedeni

BAE Uygulama Yönetmeliği, vergi alacak dekontunun asıl vergi faturasına atıf dahil neleri içermesi gerektiğini belirler. 2017 tarihli ve 52 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı, Uygulama Yönetmeliği

Daha önce beyan ettiğiniz vergi

Asıl faturada vergi tahsil edildiyse, alacak dekontu o vergiyi aynı oranla geri alır. Yüzde 15'lik bir teslimin 5.000'lik kısmını alacaklandırırsanız onunla birlikte 750 KDV'yi de alacaklandırırsınız ve dönemin beyannamesi ikisini de yansıtır. Geçen yılın faturasına yapılan düzeltmede bugünün oranını kullanmak yaygın ve önlenebilir bir hatadır: oran takvimi değil, asıl teslimi izler.

Örnek bir hesaplama

İade mi, mahsup mu

Alacak dekontu paranın nereye gideceğine karar vermez. Tutarın iade mi edileceğini yoksa bir sonraki faturaya mahsup mu edileceğini notlarda belirtin; aksi hâlde müşterinin finans ekibi kendisine uygun olanı varsayar ve bir alacak böyle iki kez kullanılır.

Belge türü olarak Alacak dekontu'nu seçin, asıl fatura için atıf alanı onunla birlikte görünür. Invoicora alacak dekontlarını kendi numara sırasında tutar.