采购订单格式与模板

采购订单（Purchase Order，简称 PO）是买方发给供应商的单据，意思是：我们要这些货物，按这些价格，送到这里，在这个日期之前。供应商接受后，它就是这笔交易的约定依据。之后的一切，包括送货单、收货单和发票，都要拿来与它核对。

采购订单、报价单还是发票？

这三种单据涉及同一批货物，但处于不同阶段，并且来自不同的一方。

• 报价单来自供应商。它是一份要约：这是我们能供应的东西，以及价格。
• 采购订单来自买方。它接受要约，或直接下单，并确定数量、价格和交货条件。
• 发票在交货后由供应商开出。它要求为实际供应的货物付款。

采购订单不向任何人要钱，所以上面没有银行信息。如果一份标题为“采购订单”的单据上有银行信息，那一定是有人用错了模板。

采购订单上要写什么

• “采购订单”字样、PO 编号和日期
• 作为买方的你的公司名称和地址（采购方栏），如果供应商要求，加上你的税号或增值税登记号
• 供应商的名称、地址和联系人
• 收货地址，如果货物送往仓库、工厂或工地而不是你的办公室
• 交货期限
• 每个项目的清晰描述、数量、单位和约定单价
• 各行金额、小计、税费（如有）和合计
• 对你重要的条款：付款条件、供应商的报价单编号、包装或质量要求
• 批准这笔采购的人的姓名和签名

把描述写得让供应商无法误读。“纸箱”会引发争执；“五层瓦楞纸箱，18 x 12 x 10 英寸，单色印刷”则不会。如果你是按某份报价单下单，请写上报价单编号，让双方都清楚适用哪套价格。

采购订单上的税

在采购订单上显示税额是可选的。税款由供应商在其发票上收取，而不是由你的采购订单收取。不过许多买方仍会列出税额，让采购订单合计与他们预计要付的金额一致。在 Invoicora 中，你只需设置一次税种名称和税率，或在有国家预设时直接选用；如果你习惯按税前价格下单，也可以关闭税额行。

举例来说，根据巴基斯坦《1990 年销售税法》第 3 条，货物的标准销售税税率为供货价值的 18%。 《1990 年销售税法》，FBR 文本，更新至 2026年6月30日

服务和部分货物往往适用不同税率或免税。如果你不确定所购项目适用哪种税率，请问供应商他们的发票会收多少税，并让采购订单与之一致。

实例

编号与三单匹配

采购订单按同一个序列编号，例如 KF-PO-0142、KF-PO-0143，绝不重复使用。如果订单取消，把采购订单标记为已取消并保留。如果发出后数量或价格有变，要么发出一份编号相同、带修订标记的采购订单（KF-PO-0142 Rev 1），要么取消后重新开具，但不要悄悄修改供应商已经持有的采购订单。

采购订单是三单匹配的第一环。供应商的发票到达时，你的财务团队会把它与采购订单（订了什么、什么价格）以及已签收的送货单或收货单（实际到了什么）进行比对。三者一致，发票就获准付款。如果采购订单订了 2,000 个纸箱，供应商只送来 1,800 个，你就付 1,800 个的钱，剩下的 200 个在采购订单上保持未结，直到到货或你取消为止。

谁来签字，需要几份

采购订单应由有权让公司承担这笔支出的人签字：小公司是老板，大一些的公司是采购经理或财务负责人。较大的订单通常需要第二个签字。常见做法是把原件发给供应商，复印件分别留给采购、仓库（让他们知道门口会到什么货）和财务。如今供应商那一份通常是通过电子邮件或 WhatsApp 发送的 PDF。

Invoicora 在你的浏览器中制作采购订单，保存在你的设备上，并可下载为 PDF、Word 或 Excel。无需注册，无水印，你输入的内容不会上传。它只负责生成单据：不跟踪交货，不连接供应商的系统，也不报税。