付款凭证格式

付款凭证是公司在钱付出去时所做的记录。办公室付钱给电工，备用金支付一笔快递费，一张支票开给供应商，每一次都要有人写下付了什么、付给谁、为什么付、谁批准的。这张单子就是付款凭证。当银行对账单上出现一笔谁也说不清的支出时，会计首先要找的就是它。

付款凭证与收据

两者互为镜像。收据由收款的一方开给付款的一方。付款凭证由付款的公司为自己的账目编制。付款凭证记录钱流出，收据记录钱流入。

• 付款凭证：由付款方编制，付款方保存，记录钱流出
• 收据：由收款方开具，交给付款方，确认钱流入
• 发票：由卖方在付款前开具，用于请款

实际上两者经常碰在一起。你付钱给供应商时，编制一张付款凭证，把对方的发票或收据钉在后面。你付钱给无法开收据的人，例如日结工人时，签收人一栏有其签名的付款凭证，就成了这笔付款发生过的唯一证明。

付款凭证上要写什么

• “付款凭证”字样，以及连续不间断的凭证编号
• 付款日期
• 你的公司名称（付款方）
• 收款方：收到这笔钱的个人或公司的名称
• 付款事由，每个项目一行，写得足够具体，一年后还能认出来
• 合计，包括小写数字和大写金额
• 付款方式：现金、支票或银行转账
• 支票号或交易流水号（如有）
• 审批人：批准这笔付款的人
• 签收人：领取这笔钱的人的签名

在付款凭证上，金额大写比几乎任何地方都重要。凭证常常是手写的，或在匆忙中打印和签字，数字 460 很容易被改成 960，而“肆佰陆拾元整”就改不了。

审批和附件

付款凭证既是记录，也是一种内部控制：负责付钱的人不应是唯一决定付钱的人。即使在小公司，一条简单的规则也很管用：在钱付出去之前，由出纳以外的人在审批人一栏签字，并在附带的每张单据上都写上凭证编号。

1. 收集附件：供应商的账单、报价单、加油小票、工资签到表
2. 填写付款凭证，包括凭证编号、收款方、事由和金额
3. 交给公司内有相应权限的人审批
4. 付款，并填写付款方式和流水号
5. 请收款方在签收人一栏签字，然后把凭证连同附件按编号顺序归档

没有附件的付款凭证并不算错，但应写明原因，例如“工地人员茶水点心，无票据”。审计人员一定会问，而当时写下的理由远比事后回忆的有分量。

现金、支票还是银行转账

付款方式决定流水号一栏填什么。支票就写支票号和开户银行。银行转账就写交易编号或 IBFT 流水号，它能把凭证和对账单上的那一行对应起来。现金不留银行记录，所以签收人的签名是你唯一的证据；如果收款人不会签字，请按手印并在旁边写上其姓名。

如果你的公司用现金支付大额款项，请咨询你的税务顾问，了解这类付款在税务上如何处理。这类规则可能随每次预算调整而变化，不要依赖几年前别人告诉你的数字。

实例

让付款凭证井然有序

整个公司的付款凭证使用一个编号序列；如果备用金单独记账，可以每本现金账各用一个序列。绝不重复使用或跳过编号。如果某张凭证写坏了，标上“作废”并保留。编号序列中的空缺，是审计人员首先要找的东西。

Invoicora 可以用英语、阿拉伯语或印尼语写出金额大写（目前不支持中文大写），并把付款方式、流水号、审批人和签收人作为独立字段保存。加上你的徽标、签名和印章，然后把凭证下载为 PDF、Word 或 Excel，或打印出来签字。

一切都留在你自己设备上的浏览器中。不会上传任何内容，也无需账户，你的付款记录始终归你所有。