Zaznamenejte každou platbu, kterou vaše firma provede: komu, za co, jak a kdo ji schválil. Stáhněte, vytiskněte a založte k účtu.
Zdarma, bez registrace. Nic, co napíšete, neopustí váš prohlížeč.
Vyplněná ukázka. Vaše vlastní čísla tato nahradí.
Vyplněná ukázka, kterou můžete upravit ve Wordu, Excelu, Dokumentech nebo Tabulkách Google. Soubor Excel se přepočítá, když změníte množství nebo cenu.
Výdajový pokladní doklad je záznam, který firma vytvoří, když z ní odcházejí peníze. Kancelář platí elektrikáři, z pokladny se hradí kurýr, dodavateli odchází šek, a pokaždé někdo sepíše, co bylo zaplaceno, komu, proč a kdo to povolil. Ten list je výdajový doklad. Po něm sáhne váš účetní, když bankovní výpis ukazuje platbu, kterou nikdo neumí vysvětlit.
Jsou to zrcadlové obrazy. Příjmový doklad vystavuje ten, kdo peníze přijímá, pro toho, kdo platil. Výdajový doklad připravuje firma, která platí, pro vlastní účetnictví. Na výdajovém dokladu peníze odcházejí, na příjmovém přicházejí.
V praxi se oba doklady často potkávají. Když platíte dodavateli, připravíte výdajový doklad a za něj sešijete jeho fakturu nebo příjmový doklad. Když platíte někomu, kdo vám doklad dát nemůže, například nádeníkovi, stane se výdajový doklad s jeho podpisem u kolonky Převzal jediným důkazem, že platba proběhla.
Částka slovy je na výdajovém dokladu důležitější než skoro kdekoli jinde. Doklady se často píší ručně nebo tisknou a podepisují ve spěchu a částku 460 lze snadno přepsat na 960. Slovy čtyři sta šedesát dolarů tak snadno ne.
Výdajový doklad je kontrolou stejně jako záznamem: o platbě by neměl rozhodovat jen ten, kdo platí. I v malé firmě funguje jednoduché pravidlo: než peníze odejdou, podepíše kolonku Schválil někdo jiný než pokladní a číslo dokladu se napíše na každý přiložený podklad.
Výdajový doklad bez podkladu není chybný, ale měl by uvádět proč, například Občerstvení pro pracovníky na stavbě, účet není k dispozici. Auditor se zeptá a důvod zapsaný hned má mnohem větší cenu než ten, na který si vzpomenete později.
Způsob úhrady určuje, co patří do pole reference. U šeku napište číslo šeku a banku. U bankovního převodu napište ID transakce nebo referenci převodu (například IBFT), která doklad spojí s řádkem na výpisu. Hotovost nezanechává bankovní stopu, takže podpis u kolonky Převzal je vaším jediným důkazem; pokud příjemce podepsat nemůže, vezměte otisk palce a napište vedle něj jeho jméno.
Pokud vaše firma vyplácí velké částky v hotovosti, zeptejte se daňového poradce, jak se na tyto platby pohlíží z hlediska daní. Taková pravidla se mohou měnit s každým rozpočtem, takže nespoléhejte na částku, kterou vám někdo řekl před pár lety.
Za doklad přiložte účet od Bilal Electric Works a napište na něj PV-0118, aby vás každý z obou dokladů dovedl k druhému.
Číslujte výdajové doklady v jedné řadě pro celou firmu, nebo v jedné řadě pro každou pokladní knihu, pokud drobnou hotovost vedete zvlášť, a žádné číslo nikdy nepoužívejte znovu ani nepřeskakujte. Pokud se doklad pokazí, označte ho jako Zrušeno a uschovejte ho. Mezera v řadě je první věc, kterou auditor hledá.
Invoicora píše částku slovy v angličtině, arabštině nebo indonéštině a způsob úhrady, referenci, schvalujícího a přebírajícího vede jako samostatná pole. Přidejte logo, podpis a razítko a pak doklad stáhněte jako PDF, Word nebo Excel, nebo ho vytiskněte k podpisu.
Vše zůstává ve vašem prohlížeči ve vašem zařízení. Nic se nenahrává a nepotřebujete účet, takže vaše záznamy o platbách zůstávají vaše.
Zdroje naposledy ověřeny 2026-10-31