תעדו כל תשלום שהעסק מבצע: למי שולם, עבור מה, איך ומי אישר. הורידו, הדפיסו ותייקו יחד עם החשבון.
חינם, בלי הרשמה. שום דבר שאתם מקלידים לא יוצא מהדפדפן.
דוגמה ממולאת. הנתונים שלכם יחליפו את אלה.
דוגמה ממולאת שאפשר לערוך ב-Word, ב-Excel, ב-Google Docs או ב-Sheets. קובץ ה-Excel מחושב מחדש כשמשנים כמות או מחיר.
פקודת תשלום (Payment voucher) היא התיעוד שעסק מכין כשכסף יוצא ממנו. המשרד משלם לחשמלאי, קופה קטנה מכסה שליח, צ׳ק יוצא לספק, ובכל פעם מישהו רושם מה שולם, למי, למה ומי אישר. הדף הזה הוא הפקודה. אליו פונה רואה החשבון שלכם כשבדף הבנק מופיע חיוב שאף אחד לא יודע להסביר.
הן תמונת ראי זו של זו. קבלה מונפקת על ידי מי שמקבל את הכסף, למי ששילם. פקודת תשלום מוכנה על ידי העסק המשלם, עבור הספרים שלו. בפקודה הכסף יוצא, ובקבלה הוא נכנס.
בפועל השתיים נפגשות לעיתים קרובות. כשמשלמים לספק, מכינים פקודה ומצמידים מאחוריה את החשבונית או הקבלה שלו. כשמשלמים למישהו שלא יכול לתת קבלה, כמו פועל יומי, הפקודה עם החתימה שלו תחת ״התקבל על ידי״ הופכת להוכחה היחידה שהתשלום התבצע.
הסכום במילים חשוב בפקודת תשלום יותר כמעט מבכל מסמך אחר. פקודות נכתבות לעיתים קרובות ביד, או מודפסות ונחתמות בחיפזון, וקל לשנות 460 ל-960. ״ארבע מאות ושישים דולר בלבד״ קשה לשנות.
פקודה היא כלי בקרה לא פחות משהיא תיעוד: מי שמשלם לא אמור להיות היחיד שמחליט לשלם. גם בעסק קטן עובד כלל פשוט: מישהו שאינו הקופאי חותם על ״אושר על ידי״ לפני שהכסף יוצא, ומספר הפקודה נכתב על כל מסמך תומך שמצורף אליה.
פקודה בלי מסמך תומך אינה שגויה, אבל היא צריכה לומר למה, למשל ״תה וכיבוד לעובדי האתר, אין חשבונית״. מבקר ישאל, וסיבה שנכתבה באותו רגע שווה הרבה יותר מסיבה שנזכרים בה מאוחר יותר.
אמצעי התשלום קובע מה נכתב בשדה האסמכתה. בצ׳ק, כתבו את מספר הצ׳ק ואת הבנק. בהעברה בנקאית, כתבו את מזהה העסקה או את אסמכתת ההעברה (למשל IBFT), שמקשרת את הפקודה לשורה בדף הבנק. מזומן לא משאיר עקבות בבנק, ולכן החתימה תחת ״התקבל על ידי״ היא הראיה היחידה שלכם; אם המוטב לא יכול לחתום, קחו טביעת אגודל וכתבו את שמו לידה.
אם העסק שלכם משלם סכומים גדולים במזומן, שאלו את יועץ המס שלכם איך התשלומים האלה מטופלים לצורכי מס. כללים כאלה יכולים להשתנות עם כל תקציב, אז אל תסתמכו על מספר שמישהו ציטט לפני כמה שנים.
הצמידו את החשבון של Bright Spark Electrical מאחורי הפקודה וכתבו עליו PV-0118, כך שכל אחד מהמסמכים יוביל אתכם לשני.
מספרו פקודות ברצף אחד לכל העסק, או ברצף אחד לכל קופה אם אתם מנהלים קופה קטנה בנפרד, ולעולם אל תשתמשו במספר פעמיים ואל תדלגו על מספר. אם פקודה התקלקלה, סמנו אותה כ״מבוטלת״ ושמרו אותה. פער ברצף הוא הדבר הראשון שמבקר מחפש.
Invoicora כותב את הסכום במילים באנגלית, בערבית או באינדונזית, ושומר את אמצעי התשלום, האסמכתה, המאשר והמקבל כשדות נפרדים. הוסיפו לוגו, חתימה וחותמת, ואז הורידו את הפקודה כ-PDF, Word או Excel, או הדפיסו אותה לחתימה.
הכול נשאר בדפדפן, במכשיר שלכם. שום דבר לא מועלה ואין צורך בחשבון, כך שרשומות התשלום שלכם נשארות שלכם.
המקורות נבדקו לאחרונה ב-2026-10-31