מחולל קבלות

חשבונית מבקשת כסף. קבלה מאשרת שהוא הגיע. מבלבלים ביניהן לעיתים קרובות כי הן מפרטות את אותם פריטים, אבל הן עושות עבודות הפוכות, ולקוח שצריך קבלה לא יקבל חשבונית עם חותמת ״שולם״ מרואה חשבון שמכיר את ההבדל.

מה קבלה חייבת לכלול

• המילה ״קבלה״
• מספר קבלה
• התאריך שבו התקבל התשלום, לא התאריך שבו בוצעה העבודה
• מי שילם, ומי קיבל
• עבור מה התשלום, עם מספיק פרטים כדי לזהות אותו בהמשך
• הסכום שהתקבל, והמטבע
• איך שולם: מזומן, כרטיס, העברה בנקאית, צ׳ק
• מספר החשבונית שהתשלום סוגר, אם הייתה כזו

השורה האחרונה היא הפרט שרוב הקבלות משמיטות, והיא זו שחוסכת שעה של התאמות. בלעדיה, למנהל החשבונות של הלקוח יש תשלום וחשבונית ואין הוכחה שמדובר באותה עסקה.

תשלומים חלקיים

אם התשלום הוא מקדמה או תשלום אחד מתוך כמה, כתבו זאת וציינו מה נשאר. קבלה על 20,000 מול חשבונית של 50,000 צריכה להיקרא כקבלה על 20,000 עם יתרה של 30,000, ולא כקבלה שבמקרה נמוכה מהחשבונית. כתבו את היתרה בהערות.

מס בקבלות

קבלה היא תיעוד של תשלום, ולכן כשלעצמה היא לא מסמך מס. עם זאת, בחלק מהמדינות המסמך שניתן לצרכן הוא שניהם בבת אחת, ואז הוא חייב לעמוד בכללים של חשבונית מס. ערב הסעודית היא הדוגמה הברורה ביותר: חשבונית המס המפושטת שניתנת לצרכן חייבת לשאת קוד QR.

ZATCA מחייבת קוד QR של שלב 1 בחשבוניות מס מפושטות, המסמך שמונפק לצרכנים. ZATCA, מדריך ליצירת קוד QR תואם FATOORA

באינדונזיה יש אותו דפוס בשמות אחרים: nota היא קבלת הדלפק ו-kwitansi היא אישור התשלום, ומצופה משתיהן להיראות כמו מה שהן ולא כמו חשבונית.

דוגמה מעשית

לשמור עותק משלכם

הפיקו קבלות ברצף ממוספר כמו חשבוניות, ושמרו כל אחת. כשלקוח טוען ששילם, מספר הקבלה הוא הדרך המהירה ביותר לברר אם זה נכון, וקבלה שקיימת רק בתיבת הדואר של הלקוח היא לא רשומה שנמצאת בשליטתכם.

Invoicora שומר כל מסמך בדפדפן, במכשיר שלכם. שום דבר לא מועלה, כך שהיסטוריית הקבלות שלכם שייכת לכם ואין צורך בחשבון כדי לשמור אותה.