הזמנת רכש: מבנה ותבנית

הזמנת רכש (באנגלית PO) היא מסמך שהקונה שולח לספק ואומר בו: אנחנו רוצים את הפריטים האלה, במחירים האלה, שיסופקו לכאן, עד התאריך הזה. ברגע שהספק מקבל אותה, היא הבסיס המוסכם לעסקה. כל מה שבא אחריה, תעודת המשלוח, תעודת קבלת הסחורה והחשבונית, נבדק מולה.

הזמנת רכש, הצעת מחיר או חשבונית?

שלושת המסמכים עוסקים באותה סחורה בשלבים שונים, והם מגיעים מצדדים שונים.

• הצעת מחיר מגיעה מהספק. היא הצעה: זה מה שאנחנו יכולים לספק וזה כמה זה יעלה.
• הזמנת רכש מגיעה מהקונה. היא מקבלת את ההצעה, או מזמינה ישירות, וקובעת את הכמויות, המחירים ותנאי האספקה.
• חשבונית מגיעה מהספק אחרי האספקה. היא מבקשת תשלום על מה שסופק בפועל.

הזמנת רכש לא מבקשת כסף מאף אחד, ולכן אין בה פרטי בנק. אם מסמך שכותרתו ״הזמנת רכש״ כולל פרטי בנק, מישהו השתמש בתבנית הלא נכונה.

מה צריך להופיע בהזמנת רכש

• המילים ״הזמנת רכש״, מספר הזמנה ותאריך
• שם העסק והכתובת שלכם כקונה (אזור ״מאת״), עם מספר הרישום למס או למע״מ אם הספקים שלכם מבקשים אותו
• שם הספק, הכתובת ואיש הקשר
• כתובת למשלוח, אם הסחורה נשלחת למחסן, למפעל או לאתר ולא למשרד שלכם
• תאריך אספקה אחרון
• כל פריט עם תיאור ברור, כמות, יחידה ומחיר ליחידה שסוכם
• סכומי השורות, סכום ביניים, מס אם יש, וסכום כולל
• התנאים שחשובים לכם: תנאי תשלום, מספר הצעת המחיר של הספק, דרישות אריזה או איכות
• שם וחתימה של מי שמאשר את הרכישה

כתבו תיאורים שהספק לא יכול לפרש לא נכון. ״קרטונים״ מזמין ויכוח; ״קרטונים מגלי 5 שכבות, 18 על 12 על 10 אינץ׳, הדפסה בצבע אחד״ לא. אם אתם מזמינים לפי הצעת מחיר, ציינו את המספר שלה, כדי ששני הצדדים יידעו אילו מחירים חלים.

מס בהזמנת רכש

הצגת מס בהזמנת רכש היא אופציונלית. את המס גובה הספק בחשבונית שלו, לא ההזמנה שלכם. קונים רבים בכל זאת מציגים אותו כדי שסכום ההזמנה יתאים לסכום שהם מצפים לשלם. ב-Invoicora קובעים את שם המס והשיעור פעם אחת, או בוחרים הגדרת מדינה אם יש כזו, ואפשר לכבות את שורת המס אם אתם מעדיפים להזמין במחירים לפני מס.

כדוגמה, שיעור מס המכירה הרגיל על סחורות בפקיסטן הוא 18 אחוז מערך האספקה, לפי סעיף 3 לחוק מס המכירה משנת 1990. חוק מס המכירה 1990, נוסח ה-FBR מעודכן עד 30.06.2026

שירותים, וחלק מהסחורות, ממוסים לעיתים קרובות בשיעור אחר או פטורים. אם אינכם בטוחים מה חל על מה שאתם קונים, שאלו את הספק מה החשבונית שלו תחייב והתאימו את ההזמנה לזה.

דוגמה מעשית

מספור וההתאמה המשולשת

מספרו הזמנות רכש ברצף אחד, למשל KF-PO-0142, KF-PO-0143, ולעולם אל תשתמשו במספר פעמיים. אם הזמנה בוטלה, סמנו אותה כמבוטלת ושמרו אותה. אם כמויות או מחירים משתנים אחרי ההפקה, הפיקו הזמנה מעודכנת עם אותו מספר וסימון גרסה (KF-PO-0142 Rev 1) או בטלו והפיקו מחדש, אבל אל תערכו בשקט הזמנה שכבר נמצאת אצל הספק.

הזמנת הרכש היא הרגל הראשונה של ההתאמה המשולשת. כשהחשבונית של הספק מגיעה, מחלקת הכספים משווה אותה להזמנה (מה הזמנתם ובאיזה מחיר) ולתעודת המשלוח החתומה או לתעודת קבלת הסחורה (מה הגיע בפועל). אם שלושתם מסכימים, החשבונית מאושרת לתשלום. אם הספק סיפק 1,800 קרטונים מול הזמנה של 2,000, משלמים על 1,800, ו-200 הנותרים נשארים פתוחים בהזמנה עד שיגיעו או עד שתבטלו אותם.

מי חותם, וכמה עותקים

הזמנת רכש צריכה להיחתם על ידי מי שמוסמך לחייב את העסק בהוצאה: הבעלים בעסק קטן, מנהל רכש או מנהל כספים בעסק גדול יותר. הזמנות גדולות דורשות לעיתים קרובות חתימה שנייה. הנוהג המקובל הוא לשלוח את המקור לספק ולשמור עותקים לרכש, למחסן (כדי שיידעו למה לצפות בשער) ולהנהלת החשבונות. העותק של הספק הוא היום בדרך כלל PDF שנשלח באימייל או ב-WhatsApp.

Invoicora מכין את הזמנת הרכש בדפדפן, שומר אותה במכשיר שלכם ומוריד אותה כ-PDF, Word או Excel. בלי הרשמה, בלי סימן מים, ושום דבר שאתם מקלידים לא מועלה. הוא מפיק את המסמך בלבד: הוא לא עוקב אחרי משלוחים, לא מתחבר למערכות של הספקים ולא מגיש דוחות מס.