Megrendelő minta és sablon

A megrendelő (angolul purchase order, röviden PO) olyan bizonylat, amelyet a vevő küld a szállítónak, és azt mondja: ezeket a tételeket kérjük, ezeken az árakon, ide szállítva, eddig a dátumig. Amint a szállító elfogadja, ez az ügylet elfogadott alapja. Minden, ami utána jön, a szállítólevél, az áruátvételi bizonylat és a számla, ehhez van mérve.

Megrendelő, árajánlat vagy számla?

A három bizonylat ugyanazt az árut fedi le különböző szakaszokban, és különböző oldalról érkezik.

• Az árajánlat a szállítótól jön. Ajánlat: ezt tudjuk szállítani, ennyibe kerül.
• A megrendelő a vevőtől jön. Elfogadja az ajánlatot, vagy közvetlenül rendel, és rögzíti a mennyiségeket, árakat és szállítási feltételeket.
• A számla a szállítótól jön a teljesítés után. A ténylegesen leszállított áru ellenértékét kéri.

A megrendelő senkitől nem kér pénzt, ezért nincsenek rajta banki adatok. Ha egy Megrendelő feliratú bizonylaton banki adatok szerepelnek, valaki rossz sablont használt.

Mi kerül a megrendelőre

• A Megrendelő felirat, a megrendelő sorszáma és a dátum
• Az Ön vállalkozásának neve és címe mint vevő (a Megrendelő blokk), adószámmal, ha a szállítói kérik
• A szállító neve, címe és kapcsolattartója
• Szállítási cím, ha az áru raktárba, üzembe vagy telephelyre megy, nem az irodájába
• Szállítási határidő
• Minden tétel egyértelmű megnevezéssel, mennyiséggel, mértékegységgel és egyeztetett egységárral
• A tételösszegek, részösszeg, az esetleges adó és a végösszeg
• Az Önnek fontos feltételek: fizetési feltételek, a szállító árajánlatának száma, csomagolási vagy minőségi előírások
• A beszerzést engedélyező személy neve és aláírása

Olyan megnevezéseket írjon, amelyeket a szállító nem érthet félre. A „Kartondoboz” vitát szül; az „5 rétegű hullámkarton doboz, 18 x 12 x 10 hüvelyk, egyszínű nyomással” nem. Ha árajánlat alapján rendel, adja meg annak számát, hogy mindkét fél tudja, mely árak érvényesek.

Adó a megrendelőn

Az adó feltüntetése a megrendelőn nem kötelező. Az adót a szállító számítja fel a számláján, nem az Ön megrendelője. Sok vevő mégis feltünteti, hogy a megrendelő végösszege megegyezzen azzal, amit fizetni fog. Az Invoicorában egyszer adja meg az adó nevét és kulcsát, vagy választ egy országbeállítást, ahol van ilyen, és ha adó nélküli árakon szeretne rendelni, kikapcsolhatja az adósort.

Egy példa: Pakisztánban az árukra vonatkozó általános forgalmiadó-kulcs az ügylet értékének 18 százaléka, az 1990. évi forgalmiadó-törvény (Sales Tax Act) 3. szakasza szerint. Sales Tax Act 1990, az FBR 2026.06.30-ig frissített szövege

A szolgáltatásokra és egyes árukra gyakran eltérő kulcs vonatkozik, vagy adómentesek. Ha nem biztos benne, mi vonatkozik arra, amit vásárol, kérdezze meg a szállítót, mit fog felszámítani a számláján, és ahhoz igazítsa a megrendelőt.

Egy kidolgozott példa

Sorszámozás és háromutas egyeztetés

A megrendelőket egyetlen sorban számozza, például KF-PO-0142, KF-PO-0143, és soha ne használjon fel újra egy sorszámot. Ha egy rendelést lemondanak, jelölje a megrendelőt töröltnek, és őrizze meg. Ha a kiállítás után változnak a mennyiségek vagy az árak, vagy adjon ki módosított megrendelőt ugyanazzal a sorszámmal és módosítási jelöléssel (KF-PO-0142 Rev 1), vagy vonja vissza és adja ki újra, de ne szerkessze csendben azt a megrendelőt, amely már a szállítónál van.

A megrendelő a háromutas egyeztetés első lába. Amikor megérkezik a szállító számlája, a könyvelés összeveti a megrendelővel (mit rendelt és milyen áron) és az aláírt szállítólevéllel vagy áruátvételi bizonylattal (mi érkezett meg ténylegesen). Ha mindhárom egyezik, a számlát jóváhagyják kifizetésre. Ha a szállító 2000 helyett 1800 dobozt hozott, 1800-at fizet ki, a maradék 200 pedig nyitva marad a megrendelőn, amíg meg nem érkezik, vagy le nem mondja.

Ki írja alá, és hány példányban

A megrendelőt az írja alá, aki jogosult a vállalkozás nevében kötelezettséget vállalni a kiadásra: kis cégnél a tulajdonos, nagyobbnál a beszerzési vezető vagy a pénzügyi vezető. Nagyobb rendelésekhez gyakran második aláírás is kell. Bevett gyakorlat, hogy az eredetit a szállító kapja, a másolatok pedig a beszerzésnél, a raktárnál (hogy tudják, mire számítsanak a kapunál) és a könyvelésnél maradnak. A szállító példánya ma már általában e-mailben vagy WhatsAppon küldött PDF.

Az Invoicora a böngészőjében készíti el a megrendelőt, az Ön eszközén menti, és PDF, Word vagy Excel formátumban tölti le. Regisztráció és vízjel nélkül, és semmi, amit beír, nem kerül feltöltésre. Csak a bizonylatot készíti el: nem követi a szállításokat, nem kapcsolódik a szállítói rendszereihez, és nem nyújt be adóbevallást.