Crea una fattura proforma

Una fattura proforma sembra una fattura ma non lo è. È un documento che indica cosa verrà addebitato, impaginato come una fattura, così che i sistemi dell'acquirente possano usarlo prima che la vendita avvenga. Sulla base di una proforma nessuno deve nulla.

A cosa serve davvero

• Ottenere l'emissione di un ordine d'acquisto, perché molti sistemi di approvvigionamento richiedono un documento con forma di fattura
• Chiedere un pagamento anticipato o un acconto prima di iniziare il lavoro
• Fornire all'acquirente le cifre per una licenza d'importazione o una lettera di credito
• Indicare un valore doganale per merci non ancora vendute, per esempio campioni

In cosa differisce da una fattura fiscale

Questo è il punto che conta, e quello su cui si sbaglia più spesso. Una fattura fiscale fa sorgere il momento impositivo. Emetterla comunica alla propria autorità fiscale, e a quella dell'acquirente, che è avvenuta un'operazione imponibile: si deve l'imposta a debito e l'acquirente può detrarre l'imposta a credito. Una proforma non fa nulla di tutto questo, ed è proprio per questo che esiste.

Quindi una proforma non deve essere intitolata Fattura, non deve avere un numero della sequenza delle fatture e dovrebbe dire chiaramente che non è una fattura fiscale. Se l'acquirente ha bisogno di una fattura, la si emette quando l'operazione avviene, con il suo numero.

Invoicora tiene le proforma su una numerazione separata, così una proforma non consuma mai un numero della sequenza delle fatture e la numerazione delle fatture resta senza buchi.

Cosa deve contenere

• Le parole Fattura proforma, ben visibili in alto
• Un numero di proforma e la data
• I propri dati e quelli dell'acquirente, con la sua ragione sociale
• Le righe con quantità, prezzo unitario e importo
• L'imposta che verrà applicata, su una riga a parte e descritta come applicabile, non come addebitata
• Il totale da pagare se l'acquirente procede
• Condizioni di pagamento e di consegna, e per quanto tempo valgono le cifre

Un esempio pratico

Cosa fare quando arriva l'ordine

1. Duplicare la proforma
2. Impostare il tipo di documento su Fattura o Fattura con imposta
3. Controllare il numero: ora deve provenire dalla sequenza delle fatture
4. Adeguare le quantità a quanto effettivamente fornito, se sono cambiate
5. Citare il numero della proforma nelle note, così l'acquirente può abbinare i due documenti

Mantenere il riferimento vale quei dieci secondi. L'acquirente archivia la proforma insieme all'ordine d'acquisto e la fattura insieme al pagamento, e l'unica cosa che li collega è il numero che ci si è ricordati di scrivere.