Modello di giustificativo di pagamento

Il giustificativo di pagamento (in inglese payment voucher) è la registrazione che un'attività prepara quando il denaro esce. L'ufficio paga l'elettricista, la cassa contanti copre un corriere, un assegno va a un fornitore, e ogni volta qualcuno annota cosa è stato pagato, a chi, perché e chi lo ha autorizzato. Quel foglio è il giustificativo. È ciò che il commercialista cerca quando l'estratto conto mostra un addebito che nessuno sa spiegare.

Giustificativo di pagamento o ricevuta

Sono uno l'immagine speculare dell'altra. La ricevuta è emessa da chi riceve il denaro e consegnata a chi ha pagato. Il giustificativo di pagamento è preparato dall'attività che paga, per la propria contabilità. Con il giustificativo il denaro esce, con la ricevuta entra.

• Giustificativo di pagamento: preparato da chi paga, conservato da chi paga, registra il denaro in uscita
• Ricevuta: emessa da chi riceve, consegnata a chi paga, conferma il denaro in entrata
• Fattura: emessa dal venditore prima del pagamento, chiede il denaro

Nella pratica i due documenti spesso si incontrano. Quando si paga un fornitore, si prepara il giustificativo e vi si pinza dietro la sua fattura o ricevuta. Quando si paga qualcuno che non può rilasciare una ricevuta, come un lavoratore a giornata, il giustificativo con la sua firma alla voce Ricevuto da diventa l'unica prova che il pagamento è avvenuto.

Cosa deve contenere un giustificativo di pagamento

• Le parole Giustificativo di pagamento e un numero in una sequenza senza buchi
• La data del pagamento
• Il nome della propria attività (la parte Da)
• Pagato a: il nome della persona o dell'azienda che riceve il denaro
• La causale del pagamento, una riga per voce, con dettagli sufficienti a riconoscerla un anno dopo
• Il totale, in cifre e in lettere
• Il metodo di pagamento: contanti, assegno o bonifico bancario
• Il numero dell'assegno o il riferimento della transazione, se c'è
• Approvato da: la persona che ha autorizzato il pagamento
• Ricevuto da: la firma della persona che ha ritirato il denaro

L'importo in lettere conta su un giustificativo più che quasi ovunque altrove. I giustificativi sono spesso scritti a mano o stampati e firmati di fretta, e la cifra 460 si trasforma facilmente in 960. Quattrocentosessanta/00 dollari no.

Approvazioni e documenti di supporto

Il giustificativo è uno strumento di controllo oltre che una registrazione: chi paga non dovrebbe essere l'unico a decidere di pagare. Anche in una piccola attività funziona una regola semplice: una persona diversa dal cassiere firma Approvato da prima che il denaro esca, e il numero del giustificativo viene scritto su ogni documento allegato.

1. Raccogliere il documento di supporto: la fattura del fornitore, un preventivo, uno scontrino del carburante, un foglio presenze firmato per i compensi
2. Preparare il giustificativo con numero, beneficiario, causale e importo
3. Farlo approvare da chi ha questa autorità nell'attività
4. Effettuare il pagamento e compilare metodo e riferimento
5. Far firmare al beneficiario la voce Ricevuto da, poi archiviare il giustificativo con gli allegati in ordine di numero

Un giustificativo senza documento di supporto non è sbagliato, ma deve spiegare perché, per esempio Tè e bevande per il personale di cantiere, nessuno scontrino disponibile. Un revisore lo chiederà, e una spiegazione scritta al momento vale molto più di una ricordata dopo.

Contanti, assegno o bonifico

Il metodo decide cosa va nel campo del riferimento. Per un assegno si scrivono il numero dell'assegno e la banca. Per un bonifico si scrive l'ID della transazione o il riferimento IBFT, che collega il giustificativo alla riga dell'estratto conto. I contanti non lasciano traccia bancaria, quindi la firma alla voce Ricevuto da è l'unica prova; se il beneficiario non può firmare, si prende l'impronta del pollice e si scrive accanto il suo nome.

Se l'attività paga somme importanti in contanti, conviene chiedere al proprio consulente fiscale come vengono trattati quei pagamenti ai fini fiscali. Regole di questo tipo possono cambiare a ogni legge di bilancio, quindi non ci si deve affidare a una cifra citata da qualcuno qualche anno fa.

Un esempio pratico

Tenere in ordine i giustificativi

I giustificativi vanno numerati in un'unica sequenza per tutta l'attività, oppure una sequenza per ogni registro di cassa se la piccola cassa è tenuta a parte, senza mai riutilizzare o saltare un numero. Se un giustificativo è da buttare, lo si segna come Annullato e lo si conserva. Un buco nella sequenza è la prima cosa che un revisore cerca.

Invoicora scrive l'importo in lettere in inglese, arabo o indonesiano e tiene metodo di pagamento, riferimento, chi approva e chi riceve come campi separati. Si aggiungono logo, firma e timbro, poi si scarica il giustificativo in PDF, Word o Excel, o lo si stampa per la firma.

Tutto resta nel browser, sul proprio dispositivo. Nulla viene caricato e non serve un account, quindi le registrazioni dei pagamenti restano di chi le crea.