Per ordinare per iscritto a un fornitore: cosa serve, a quale prezzo, dove e entro quando. Si scarica l'ordine in PDF, Word o Excel, oppure lo si condivide su WhatsApp.
Gratis, senza registrazione. Nulla di ciò che viene inserito lascia il browser.
Un esempio compilato. I propri dati sostituiranno questi.
Un esempio compilato da modificare in Word, Excel, Google Documenti o Fogli. Il file Excel ricalcola i totali quando cambi una quantità o un prezzo.
L'ordine d'acquisto (in inglese purchase order, o PO) è il documento con cui l'acquirente dice al fornitore: vogliamo questi articoli, a questi prezzi, consegnati qui, entro questa data. Una volta accettato dal fornitore, diventa la base concordata dell'operazione. Tutto ciò che segue, la bolla di consegna, il documento di ricevimento merci e la fattura, viene confrontato con l'ordine.
I tre documenti riguardano la stessa merce in momenti diversi, e provengono da parti diverse.
L'ordine d'acquisto non chiede denaro a nessuno, quindi non riporta coordinate bancarie. Se un documento intitolato Ordine d'acquisto riporta coordinate bancarie, qualcuno ha usato il modello sbagliato.
Le descrizioni vanno scritte in modo che il fornitore non possa fraintenderle. "Scatole" apre una discussione; "scatole in cartone ondulato a 5 strati, 18 x 12 x 10 pollici, stampa a un colore" no. Se si ordina sulla base di un preventivo, va citato il suo numero, così entrambe le parti sanno quali prezzi valgono.
Indicare l'imposta sull'ordine è facoltativo. L'imposta viene addebitata dal fornitore in fattura, non dall'ordine. Molti acquirenti la mostrano comunque, così il totale dell'ordine corrisponde all'importo che si aspettano di pagare. In Invoicora si impostano una volta il nome e l'aliquota dell'imposta, oppure si sceglie l'impostazione di un paese dove esiste, e la riga dell'imposta si può disattivare se si preferisce ordinare a prezzi senza imposta.
Per fare un esempio, in Pakistan l'aliquota ordinaria dell'imposta sulle vendite di beni è il 18% del valore della fornitura, ai sensi della sezione 3 del Sales Tax Act 1990. Sales Tax Act 1990, testo FBR aggiornato al 30.06.2026
I servizi, e alcuni beni, sono spesso tassati con un'aliquota diversa o esenti. Se non è chiaro quale si applica a ciò che si acquista, conviene chiedere al fornitore cosa addebiterà in fattura e allineare l'ordine.
Il numero d'ordine deve arrivare al fornitore prima della spedizione. Deve comparire sulla sua bolla di consegna e sulla sua fattura, ed è questo che rende rapido il controllo finale.
Gli ordini vanno numerati in un'unica sequenza, per esempio KF-PO-0142, KF-PO-0143, senza mai riutilizzare un numero. Se un ordine viene annullato, lo si segna come annullato e lo si conserva. Se quantità o prezzi cambiano dopo l'emissione, si emette un ordine rivisto con lo stesso numero e un'indicazione di revisione (KF-PO-0142 Rev 1), oppure si annulla e si riemette, ma non si modifica di nascosto un ordine che il fornitore ha già in mano.
L'ordine è il primo elemento del controllo a tre vie. Quando arriva la fattura del fornitore, l'amministrazione la confronta con l'ordine (cosa è stato ordinato e a quale prezzo) e con la bolla di consegna firmata o il documento di ricevimento merci (cosa è arrivato davvero). Se i tre documenti coincidono, la fattura viene approvata per il pagamento. Se il fornitore ha consegnato 1.800 scatole su un ordine di 2.000, se ne pagano 1.800, e le altre 200 restano aperte sull'ordine finché non arrivano o vengono annullate.
L'ordine deve essere firmato da chi è autorizzato a impegnare l'attività nella spesa: il titolare in una piccola impresa, il responsabile acquisti o il direttore amministrativo in una più grande. Gli ordini più consistenti richiedono spesso una seconda firma. Di solito l'originale va al fornitore e le copie restano all'ufficio acquisti, al magazzino (che così sa cosa aspettarsi all'arrivo) e all'amministrazione. Oggi la copia del fornitore è quasi sempre un PDF inviato via email o WhatsApp.
Invoicora crea l'ordine nel browser, lo salva sul dispositivo e lo scarica in PDF, Word o Excel. Nessuna registrazione, nessuna filigrana, e nulla di ciò che si scrive viene caricato. Produce solo il documento: non traccia le consegne, non si collega ai sistemi dei fornitori e non presenta dichiarazioni fiscali.
Fonti verificate il 2026-10-31