Model de dispoziție de plată

Dispoziția de plată (în engleză payment voucher) este documentul pe care îl întocmește o firmă atunci când ies bani din ea. Biroul plătește electricianul, casieria acoperă un curier, un cec pleacă la un furnizor, și de fiecare dată cineva notează ce s-a plătit, cui, de ce și cine a aprobat. Acea foaie este dispoziția de plată. După ea întinde mâna contabilul când un extras de cont arată o plată pe care nimeni nu o poate explica.

Dispoziție de plată sau chitanță

Sunt imagini în oglindă. Chitanța este emisă de cel care primește banii, către cel care a plătit. Dispoziția de plată este întocmită de firma care plătește, pentru propriile evidențe. Banii ies pe baza unei dispoziții și intră pe baza unei chitanțe.

• Dispoziția de plată: întocmită de plătitor, păstrată de plătitor, înregistrează banii care ies
• Chitanța: emisă de beneficiar, dată plătitorului, confirmă banii care intră
• Factura: emisă de vânzător înainte de plată, cere bani

În practică, cele două se întâlnesc des. Când plătești un furnizor, întocmești o dispoziție și prinzi în spatele ei factura sau chitanța lui. Când plătești pe cineva care nu îți poate da o chitanță, de exemplu un zilier, dispoziția cu semnătura lui la Primit de devine singura dovadă că plata a avut loc.

Ce scrii pe o dispoziție de plată

• Cuvintele Dispoziție de plată și un număr dintr-o serie neîntreruptă
• Data plății
• Denumirea firmei tale (partea De la)
• Plătit către: numele persoanei sau firmei care primește banii
• Pentru ce a fost plata, câte un rând pe element, suficient de detaliat ca să o recunoști peste un an
• Totalul, în cifre și în litere
• Modalitatea de plată: numerar, cec sau transfer bancar
• Numărul cecului sau referința tranzacției, dacă există
• Aprobat de: persoana care a autorizat plata
• Primit de: semnătura persoanei care a ridicat banii

Suma în litere contează mai mult pe o dispoziție de plată decât aproape oriunde altundeva. Dispozițiile sunt adesea scrise de mână sau tipărite și semnate în grabă, iar o cifră de 460 se transformă ușor în 960. Patru sute șaizeci de dolari nu se transformă la fel de ușor.

Aprobări și documente justificative

Dispoziția este atât un instrument de control, cât și o evidență: cel care plătește nu ar trebui să fie singurul care decide să plătească. Chiar și într-o firmă mică funcționează o regulă simplă: altcineva decât casierul semnează la Aprobat de înainte să iasă banii, iar numărul dispoziției se scrie pe fiecare document justificativ atașat.

1. Strânge documentul justificativ: factura furnizorului, o ofertă, un bon de carburant, o foaie de prezență semnată pentru salarii
2. Întocmește dispoziția cu numărul ei, beneficiarul, scopul și suma
3. Obține aprobarea persoanei care are această autoritate în firma ta
4. Fă plata și completează modalitatea și referința
5. Cere beneficiarului să semneze la Primit de, apoi arhivează dispoziția cu atașamentele în ordinea numerelor

O dispoziție fără document justificativ nu este greșită, dar ar trebui să spună de ce, de exemplu Ceai și gustări pentru personalul de pe șantier, fără bon. Un auditor va întreba, iar un motiv scris pe loc valorează mult mai mult decât unul amintit mai târziu.

Numerar, cec sau transfer bancar

Modalitatea decide ce scrii în câmpul de referință. Pentru un cec, scrie numărul filei și banca. Pentru un transfer bancar, scrie ID-ul tranzacției sau referința IBFT, care leagă dispoziția de rândul din extrasul de cont. Numerarul nu lasă urme bancare, așa că semnătura de la Primit de este singura ta dovadă; dacă beneficiarul nu poate semna, ia-i amprenta degetului mare și scrie-i numele alături.

Dacă firma ta plătește sume mari în numerar, întreabă-ți consultantul fiscal cum sunt tratate fiscal aceste plăți. Astfel de reguli se pot schimba cu fiecare buget, așa că nu te baza pe o cifră pe care cineva ți-a spus-o acum câțiva ani.

Un exemplu concret

Păstrarea dispozițiilor în ordine

Numerotează dispozițiile într-o singură serie pentru toată firma sau câte o serie pentru fiecare registru de casă, dacă ții separat casa pentru cheltuieli mărunte, și nu refolosi și nu sări niciodată un număr. Dacă o dispoziție se strică, marcheaz-o Anulat și păstreaz-o. Un gol în serie este primul lucru pe care îl caută un auditor.

Invoicora scrie suma în litere în engleză, arabă sau indoneziană și păstrează modalitatea de plată, referința, persoana care aprobă și cea care primește în câmpuri separate. Adaugă sigla, semnătura și ștampila, apoi descarcă dispoziția în PDF, Word sau Excel ori tipărește-o pentru semnare.

Totul rămâne în browser, pe propriul dispozitiv. Nimic nu se încarcă și nu ai nevoie de cont, așa că evidențele plăților rămân ale tale.