کوٹیشن بنانے کا ٹول

کوٹیشن وہ قیمت ہے جس کی پابندی کے لیے آپ تیار ہیں۔ یہی ایک جملہ کوٹیشن اور تخمینے کا پورا فرق ہے، اور اس میں غلطی ہی وہ وجہ ہے جس سے منافع والا کام آدھے راستے میں نقصان کا سودا بن جاتا ہے۔

کوٹیشن، تخمینہ، پروفارما

• کوٹیشن ایک طے شدہ کام کے لیے مقررہ قیمت ہے، جو ایک بتائی گئی تاریخ تک قائم رہتی ہے
• تخمینہ (estimate) ایک سوچا سمجھا اندازہ ہے، جس کے بدلنے کی توقع ہوتی ہے جیسے جیسے کام واضح ہوتا ہے
• پروفارما انوائس انوائس کی شکل میں لکھی گئی کوٹیشن ہے، عموماً اس لیے کہ خریدار پرچیز آرڈر جاری کر سکے یا ایڈوانس ادائیگی کا انتظام کر سکے

دستاویز پر درست لفظ لکھیں۔ جو کلائنٹ آپ کے تخمینے کو کوٹیشن سمجھتا ہے وہ مشکل پیدا نہیں کر رہا؛ اس نے وہی سرخی پڑھی ہے جو آپ نے چھاپی تھی۔

اس میں کیا لکھیں

• لفظ کوٹیشن، کوٹیشن نمبر اور تاریخ
• آپ کی اور کلائنٹ کی تفصیلات
• کام کی تفصیل آئٹمز میں تقسیم، ہر ایک کی تعداد، ریٹ اور رقم کے ساتھ
• ٹیکس، اگر آپ رجسٹرڈ ہیں، الگ لائن میں
• کل رقم، اور یہ کہ اس میں ٹیکس شامل ہے یا نہیں
• مدتِ قبولیت کی تاریخ: یہ قیمت کب تک قائم ہے
• آگے کیا ہوگا: کلائنٹ منظوری کیسے دے، اور کام شروع کرنے سے پہلے آپ کو کیا چاہیے

کام کی تفصیل ہی قیمت ہے

"ویب سائٹ ڈیزائن" اور "ویب سائٹ ڈیزائن، 12 صفحات، دو بار ترامیم سمیت" والی دو لائنوں کی قیمت ایک ہی ہو سکتی ہے مگر وعدے بالکل مختلف ہیں۔ تعداد آئٹم کی لائن میں لکھیں۔ تفصیل میں لکھے واضح اعداد ہی وہ چیز ہیں جن کی طرف آپ تیسرے مہینے میں اشارہ کریں گے جب تیرھواں صفحہ سامنے آ جائے۔

جو چیزیں شامل نہیں، وہ بھی نوٹس میں لکھیں: مواد کی تحریر، فوٹوگرافی، ہوسٹنگ، تھرڈ پارٹی لائسنس۔ "شامل نہیں" کی ایک مختصر فہرست اس سب سے عام وجہ کو روکتی ہے جس سے آخری انوائس کی ادائیگی رک جاتی ہے۔

مدتِ قبولیت

اس پر تاریخ ضرور لکھیں۔ تیس دن عام مدت ہے اور یہ آپ کو دو طرح بچاتی ہے: آپ کی لاگت بدل سکتی ہے، اور جس کوٹیشن کی کوئی آخری تاریخ نہ ہو اسے کلائنٹ آٹھ مہینے بعد ایسی قیمت پر قبول کر سکتا ہے جس پر آپ اب کام نہیں کرنا چاہتے۔ Invoicora کوٹیشن ٹیمپلیٹس پر مدتِ قبولیت کی تاریخ چھاپتا ہے اور اسے کوٹیشن نمبر کے ساتھ رکھتا ہے، جہاں اسے پڑھا جاتا ہے۔

ایک عملی مثال

اسے انوائس میں بدلنا

کلائنٹ کی منظوری کے بعد تیز ترین اور محفوظ ترین طریقہ یہ ہے کہ کوٹیشن کی کاپی بنائیں اور دستاویز کی قسم بدل دیں۔ اعداد اور کام کی تفصیل بغیر تبدیلی کے منتقل ہو جاتے ہیں، یعنی انوائس منظور شدہ کوٹیشن سے مختلف نہیں ہو سکتی، اور آپ کو اپنی ترتیب میں ایک نیا انوائس نمبر مل جاتا ہے۔

ٹول بار سے کاپی بنائیں، دستاویز کی قسم انوائس کر دیں، نمبر خود بخود آگے بڑھ جائے گا اور آئٹمز بالکل کوٹیشن کے مطابق رہیں گے۔