رسید بنانے کا ٹول

انوائس رقم مانگتی ہے۔ رسید تصدیق کرتی ہے کہ رقم مل گئی۔ دونوں میں ایک جیسے آئٹمز ہوتے ہیں اس لیے انہیں اکثر ایک سمجھ لیا جاتا ہے، مگر ان کا کام الٹ ہے، اور جس کلائنٹ کو رسید چاہیے اس کا فرق جاننے والا اکاؤنٹنٹ "ادا شدہ" کی مہر لگی انوائس قبول نہیں کرے گا۔

رسید میں کیا لکھنا ضروری ہے

• لفظ رسید
• رسید نمبر
• ادائیگی وصول ہونے کی تاریخ، کام ہونے کی تاریخ نہیں
• کس نے ادا کیا، اور کس نے وصول کیا
• ادائیگی کس چیز کی تھی، اتنی تفصیل کے ساتھ کہ بعد میں پہچانی جا سکے
• وصول شدہ رقم، اور کرنسی
• ادائیگی کیسے ہوئی: نقد، کارڈ، بینک ٹرانسفر، چیک
• وہ انوائس نمبر جس کی ادائیگی ہوئی، اگر کوئی تھی

آخری لائن ہی وہ تفصیل ہے جو زیادہ تر رسیدوں میں رہ جاتی ہے، اور یہی حساب ملانے کا ایک گھنٹہ بچاتی ہے۔ اس کے بغیر آپ کے کلائنٹ کے بُک کیپر کے پاس ایک ادائیگی اور ایک انوائس ہوتی ہے، مگر یہ ثبوت نہیں کہ دونوں ایک ہی لین دین ہیں۔

جزوی ادائیگیاں

اگر ادائیگی ڈپازٹ یا قسط ہے تو یہ لکھیں اور بتائیں کہ کتنا باقی ہے۔ 50,000 کی انوائس کے بدلے 20,000 کی رسید یوں پڑھی جانی چاہیے کہ 20,000 وصول ہوئے اور 30,000 باقی ہیں، نہ کہ ایسی رسید جو اتفاق سے انوائس سے کم کی ہے۔ باقی رقم نوٹس میں لکھیں۔

رسیدوں پر ٹیکس

رسید ادائیگی کا ریکارڈ ہے، اس لیے بذاتِ خود یہ ٹیکس دستاویز نہیں۔ البتہ کچھ ممالک میں صارف کو دی جانے والی دستاویز بیک وقت دونوں ہوتی ہے، اور تب اسے ٹیکس انوائس کے قواعد پورے کرنے ہوتے ہیں۔ سعودی عرب اس کی واضح مثال ہے: صارف کو دی جانے والی سادہ ٹیکس انوائس پر QR کوڈ ہونا لازمی ہے۔

ZATCA سادہ ٹیکس انوائسز، یعنی صارفین کو جاری ہونے والی دستاویز، پر فیز 1 QR کوڈ لازمی قرار دیتا ہے۔ ZATCA، FATOORA کے مطابق QR کوڈ بنانے کی گائیڈ

انڈونیشیا میں یہی طریقہ دوسرے ناموں سے ہے: nota کاؤنٹر کی رسید ہے اور kwitansi ادائیگی کے ثبوت کی پرچی، اور دونوں سے توقع ہے کہ وہ انوائس جیسی نہیں بلکہ اپنی اصل شکل میں نظر آئیں۔

ایک عملی مثال

اپنی کاپی رکھنا

رسیدیں انوائسز کی طرح نمبروں کی ترتیب میں جاری کریں، اور ہر ایک سنبھال کر رکھیں۔ جب کلائنٹ کہے کہ اس نے ادائیگی کر دی ہے تو رسید نمبر یہ جاننے کا تیز ترین طریقہ ہے کہ واقعی ایسا ہوا یا نہیں، اور جو رسید صرف کلائنٹ کے ان باکس میں ہو وہ آپ کے اختیار کا ریکارڈ نہیں۔

Invoicora ہر دستاویز آپ کی اپنی ڈیوائس کے براؤزر میں محفوظ کرتا ہے۔ کچھ اپ لوڈ نہیں ہوتا، اس لیے آپ کی رسیدوں کی تاریخ آپ کی ہے اور اسے رکھنے کے لیے کسی اکاؤنٹ کی ضرورت نہیں۔