آپ کا کاروبار جو بھی ادائیگی کرے اس کا ریکارڈ رکھیں: کسے دی گئی، کس لیے، کیسے، اور کس نے منظور کی۔ ڈاؤن لوڈ کریں، پرنٹ کریں اور بل کے ساتھ فائل کریں۔
مفت، سائن اپ کے بغیر۔ آپ جو ٹائپ کرتے ہیں وہ آپ کے براؤزر سے باہر نہیں جاتا۔
ایک بھرا ہوا نمونہ۔ آپ کے اپنے اعداد و شمار ان کی جگہ لیں گے۔
ایک بھرا ہوا نمونہ جسے آپ Word، Excel، Google Docs یا Sheets میں ایڈٹ کر سکتے ہیں۔ تعداد یا ریٹ بدلنے پر Excel فائل خود حساب دوبارہ کرتی ہے۔
پیمنٹ واؤچر وہ ریکارڈ ہے جو کاروبار سے رقم نکلنے پر بنایا جاتا ہے۔ دفتر الیکٹریشن کو ادائیگی کرتا ہے، پیٹی کیش سے کوریئر کا خرچ ہوتا ہے، سپلائر کو چیک جاتا ہے، اور ہر بار کوئی لکھتا ہے کہ کیا ادا ہوا، کسے، کیوں، اور کس کی اجازت سے۔ وہی کاغذ واؤچر ہے۔ جب بینک اسٹیٹمنٹ میں کوئی ایسی رقم نکلی ہو جس کی کوئی وضاحت نہ کر سکے تو آپ کا اکاؤنٹنٹ اسی کو ڈھونڈتا ہے۔
دونوں ایک دوسرے کا عکس ہیں۔ رسید رقم وصول کرنے والا، ادا کرنے والے کو جاری کرتا ہے۔ پیمنٹ واؤچر ادائیگی کرنے والا کاروبار اپنے حسابات کے لیے بناتا ہے۔ واؤچر پر رقم باہر جاتی ہے اور رسید پر اندر آتی ہے۔
عملاً دونوں اکثر ساتھ آتے ہیں۔ سپلائر کو ادائیگی کرتے وقت آپ واؤچر بناتے ہیں اور ان کی انوائس یا رسید اس کے پیچھے لگا دیتے ہیں۔ جب کسی ایسے شخص کو ادائیگی ہو جو رسید نہیں دے سکتا، جیسے دیہاڑی دار مزدور، تو "وصول کنندہ" کے نیچے اس کے دستخط والا واؤچر ہی ادائیگی کا واحد ثبوت ہوتا ہے۔
رقم الفاظ میں لکھنا واؤچر پر تقریباً کسی بھی دوسری جگہ سے زیادہ اہم ہے۔ واؤچر اکثر ہاتھ سے لکھے یا جلدی میں پرنٹ کر کے دستخط کیے جاتے ہیں، اور 460 کو 960 بنانا آسان ہے۔ "صرف چار سو ساٹھ ڈالر" کو بدلنا آسان نہیں۔
واؤچر ریکارڈ ہونے کے ساتھ ایک کنٹرول بھی ہے: ادائیگی کرنے والا اکیلا ادائیگی کا فیصلہ کرنے والا نہیں ہونا چاہیے۔ چھوٹے کاروبار میں بھی ایک سادہ اصول کام کرتا ہے: رقم نکلنے سے پہلے کیشیئر کے علاوہ کوئی اور "منظور کنندہ" پر دستخط کرے، اور واؤچر نمبر اس کے ساتھ لگے ہر کاغذ پر لکھا جائے۔
بغیر معاون دستاویز کا واؤچر غلط نہیں، لیکن اس پر وجہ لکھی ہونی چاہیے، مثلاً "سائٹ اسٹاف کے لیے چائے پانی، بل دستیاب نہیں"۔ آڈیٹر ضرور پوچھے گا، اور اسی وقت لکھی گئی وجہ بعد میں یاد کی گئی وجہ سے کہیں زیادہ قیمتی ہے۔
طریقۂ ادائیگی طے کرتا ہے کہ ریفرنس میں کیا لکھا جائے۔ چیک کے لیے چیک نمبر اور بینک لکھیں۔ بینک ٹرانسفر کے لیے ٹرانزیکشن ID یا IBFT ریفرنس لکھیں، جو واؤچر کو آپ کے اسٹیٹمنٹ کی لائن سے جوڑتا ہے۔ نقد کا کوئی بینک ریکارڈ نہیں ہوتا، اس لیے "وصول کنندہ" کے دستخط ہی آپ کا واحد ثبوت ہیں؛ اگر وصول کنندہ دستخط نہ کر سکے تو انگوٹھا لگوائیں اور ساتھ اس کا نام لکھ دیں۔
اگر آپ کا کاروبار بڑی رقوم نقد ادا کرتا ہے تو اپنے ٹیکس مشیر سے پوچھیں کہ ٹیکس کے لیے ان ادائیگیوں کو کیسے دیکھا جاتا ہے۔ ایسے قواعد ہر بجٹ کے ساتھ بدل سکتے ہیں، اس لیے کسی کی چند سال پہلے بتائی گئی رقم پر بھروسہ نہ کریں۔
Bright Spark Electrical کا بل واؤچر کے پیچھے لگائیں اور اس پر PV-0118 لکھیں، تاکہ دونوں میں سے کوئی بھی دستاویز آپ کو دوسری تک لے جائے۔
پورے کاروبار کے لیے واؤچرز ایک ترتیب میں نمبر کریں، یا اگر پیٹی کیش الگ رکھتے ہیں تو ہر کیش بک کی الگ ترتیب، اور کوئی نمبر نہ دہرائیں نہ چھوڑیں۔ اگر کوئی واؤچر خراب ہو جائے تو اس پر منسوخ لکھیں اور سنبھال لیں۔ ترتیب میں خلا وہ پہلی چیز ہے جو آڈیٹر ڈھونڈتا ہے۔
Invoicora رقم الفاظ میں انگریزی، عربی یا انڈونیشی زبان میں لکھتا ہے اور طریقۂ ادائیگی، ریفرنس، منظور کنندہ اور وصول کنندہ کو الگ فیلڈز میں رکھتا ہے۔ اپنا لوگو، دستخط اور مہر لگائیں، پھر واؤچر کو PDF، Word یا Excel میں ڈاؤن لوڈ کریں، یا دستخط کے لیے پرنٹ کریں۔
سب کچھ آپ کی اپنی ڈیوائس کے براؤزر میں رہتا ہے۔ کچھ اپ لوڈ نہیں ہوتا اور کسی اکاؤنٹ کی ضرورت نہیں، اس لیے آپ کے ادائیگی کے ریکارڈ آپ ہی کے رہتے ہیں۔
ذرائع کی آخری جانچ: 2026-10-31