الفرق بين المرحلة الأولى والثانية في الفوترة

المرحلة الأولى، مرحلة الإصدار والحفظ، بدأت في ٤ ديسمبر ٢٠٢١ وتلزم كل منشأة خاضعة للائحة الفوترة الإلكترونية بأن تُصدر فواتيرها وتحفظها من نظام إلكتروني متوافق. المرحلة الثانية، مرحلة الربط والتكامل، بدأت في ١ يناير ٢٠٢٣ وتُطبق على دفعات (موجات): تربط المنشأة نظامها بمنصة فاتورة لدى الهيئة، فتمر الفاتورة الضريبية على الهيئة قبل أن تصل إلى المشتري، وتُبلَّغ الهيئة بالفاتورة المبسطة بعد إصدارها.

بعبارة أقصر: في المرحلة الأولى يتغير شكل الفاتورة وطريقة إصدارها. وفي المرحلة الثانية يتغير مسارها، فلا تبقى بين البائع والمشتري وحدهما.

تعرّف الهيئة الفاتورة الإلكترونية بأنها فاتورة تُصدر وتُحفظ بصيغة إلكترونية منظمة عبر نظام إلكتروني وتحتوي متطلبات الفاتورة الضريبية، وتذكر أن المرحلة الأولى بدأت في ٤ ديسمبر ٢٠٢١ والثانية في ١ يناير ٢٠٢٣ بشكل مرحلي. هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ما هي الفوترة الإلكترونية

المرحلة الأولى: الإصدار والحفظ

المطلوب في المرحلة الأولى أن يخرج كل مستند ضريبي من نظام فوترة إلكتروني، لا من دفتر ولا من قالب يُملأ يدويًا. فالفاتورة المكتوبة بخط اليد ليست فاتورة إلكترونية، والفاتورة المطبوعة ثم الممسوحة ضوئيًا كذلك، ولو بدت مرتبة. ولا يكفي أن يكون النظام إلكترونيًا، بل يجب أن يمنع التلاعب: ألا يسمح بالدخول دون هوية، وألا يعيد ترقيم الفواتير من الصفر، وألا يسمح بتعديل فاتورة صدرت أو حذفها.

• تُصدر الفاتورة الضريبية والفاتورة المبسطة كلتاهما إلكترونيًا
• تحمل الفاتورة المبسطة رمز الاستجابة السريعة بحقوله الخمسة الأساسية
• لا يُشترط الرمز على الفاتورة الضريبية الموجهة إلى منشأة في هذه المرحلة
• تُحفظ الفواتير لدى المنشأة بحيث تستطيع الهيئة الاطلاع عليها
• لا يُرسل شيء إلى الهيئة عند الإصدار، فالفاتورة تذهب من البائع إلى المشتري مباشرة

يفصّل الدليل متطلبات مرحلة الإصدار، ومنها أن رمز الاستجابة السريعة غير مطلوب على الفاتورة الضريبية في هذه المرحلة ومطلوب على المبسطة، ويسرد الوظائف المحظورة في أنظمة الفوترة مثل الدخول المجهول وإعادة ضبط عداد الفواتير وتعديل الفواتير أو حذفها. هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، الدليل التفصيلي للفوترة الإلكترونية

المرحلة الثانية: الربط والتكامل

في المرحلة الثانية يتصل نظام الفوترة لدى المنشأة بمنصة فاتورة، ويتعامل مع نوعي الفاتورة بطريقتين مختلفتين. وهذا الفرق هو أكثر ما يغيب عن الشروح المختصرة.

• الفاتورة الضريبية (بين منشأتين) تخضع للاعتماد: يرسلها النظام إلى المنصة بصيغة XML، فتتحقق منها الهيئة وتضع ختمها التشفيري، ولا تُسلَّم للمشتري إلا بعد اعتمادها
• الفاتورة المبسطة (للمستهلك) تخضع للإبلاغ: يختمها نظام المنشأة نفسه بشهادة تصدرها الهيئة، وتُسلَّم للعميل فورًا، ثم تُرفع إلى المنصة خلال ٢٤ ساعة من إصدارها
• تُنشأ الفاتورة بصيغة XML، أو بصيغة PDF/A-3 مضمّن فيها ملف XML، ويُرسل إلى الاعتماد ملف XML وحده
• تحمل كل فاتورة معرّفًا فريدًا (UUID) وبصمة رقمية للفاتورة
• يصبح رمز الاستجابة السريعة على المبسطة أغنى بالبيانات، وتحدّثه المنصة على الفاتورة الضريبية أثناء الاعتماد

ينص الدليل على اعتماد كل فاتورة ضريبية من الهيئة شرطًا لمشاركتها مع المشتري، وعلى رفع الفواتير المبسطة وإشعاراتها إلى منصة فاتورة خلال ٢٤ ساعة من إصدارها، وعلى صيغة XML أو PDF/A-3 مع XML مضمّن. هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، الدليل التفصيلي للفوترة الإلكترونية

المرحلتان جنبًا إلى جنب

فاتورة واحدة في المرحلتين

خذ مكتب تصميم في جدة أنجز عملًا لشركة مسجلة في ضريبة القيمة المضافة بقيمة ٢٬٠٠٠ ريال قبل الضريبة. النسبة الأساسية ١٥٪، فالضريبة ٣٠٠ ريال والإجمالي ٢٬٣٠٠ ريال. المبالغ لا تتغير بين المرحلتين، الذي يتغير هو طريق الفاتورة.

ولو باع المكتب نفسه مطبوعات لعميل فرد عند الكاونتر، لأصدر فاتورة مبسطة عليها رمز الاستجابة السريعة وسلّمها في الحال في المرحلتين كلتيهما. الفرق أن نظامه في المرحلة الثانية يرفعها إلى المنصة خلال ٢٤ ساعة دون أن ينتظر العميل شيئًا.

كيف تعرف موعد المرحلة الثانية لمنشأتك

لا تُلزم المنشأة بالمرحلة الثانية بمجرد صدور إعلان عام. تحدد الهيئة كل موجة بحد للإيرادات الخاضعة للضريبة في سنوات محددة، ثم تبلّغ المنشآت المستهدفة مباشرة قبل موعد ربطها بستة أشهر على الأقل، عبر البريد الإلكتروني والرسائل النصية المسجلة لديها. فإن لم يصلك إشعار، فراجع بيانات التواصل في حسابك لدى الهيئة قبل أن تفترض أنك غير معني.

أحدث موجة اطلعنا على إعلانها هي الموجة الخامسة والعشرون، المعلنة في ٢٤ يوليو ٢٠٢٦. وهي تشمل المنشآت التي تجاوزت إيراداتها الخاضعة لضريبة القيمة المضافة ١٨٧٬٥٠٠ ريال في أي من الأعوام ٢٠٢٢ أو ٢٠٢٣ أو ٢٠٢٤ أو ٢٠٢٥، ويُطلب منها الربط مع منصة فاتورة في موعد أقصاه ١ فبراير ٢٠٢٧.

معايير الموجة الخامسة والعشرين: إيرادات خاضعة للضريبة تتجاوز ١٨٧٬٥٠٠ ريال في ٢٠٢٢ أو ٢٠٢٣ أو ٢٠٢٤ أو ٢٠٢٥، والربط في موعد أقصاه ١ فبراير ٢٠٢٧. هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، معايير الموجة الخامسة والعشرين من مرحلة الربط والتكامل

يذكر الدليل أن إشعار المنشآت بموعد الربط يبدأ قبل ستة أشهر على الأقل، عبر البريد الإلكتروني والرسائل النصية الرسمية المسجلة لدى الهيئة. هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، الدليل التفصيلي للفوترة الإلكترونية

ماذا تفعل الآن في كل حالة

1. تأكد أن كل فاتورة تصدرها اليوم تخرج من نظام إلكتروني يرقّم الفواتير تلقائيًا ولا يسمح بحذفها أو تعديلها بعد الإصدار. هذا شرط المرحلة الأولى، وهو قائم الآن على كل منشأة خاضعة
2. افصل بين نوعي الفاتورة: ضريبية لكل منشأة مسجلة تريد خصم ضريبة المدخلات، ومبسطة للمستهلك الفرد. في المرحلة الثانية يحدد هذا الاختيار هل تمر الفاتورة على الاعتماد أم الإبلاغ
3. حدّث بريدك الإلكتروني ورقم جوالك في حسابك لدى الهيئة، فعليهما يصل إشعار الموجة
4. إذا وصلك الإشعار، فاسأل مزوّد نظامك عن خطة الربط والاختبار مع منصة فاتورة قبل الموعد بوقت كافٍ، لا في الأسبوع الأخير
5. احتفظ بفواتيرك في كل الأحوال، فالمرحلة الثانية لا تعفيك من الحفظ

أخطاء شائعة في فهم المرحلتين

• الظن أن رمز الاستجابة السريعة وحده يجعل الفاتورة متوافقة. الرمز جزء من المرحلة الأولى على المبسطة، ولا يعني الربط بالهيئة
• الظن أن ملف PDF المرسل بالبريد يكفي في المرحلة الثانية. الاعتماد يكون لملف XML، ولا تُسلَّم الفاتورة الضريبية للمشتري قبل اعتمادها
• الظن أن المرحلة الثانية بدأت للجميع في ٢٠٢٣. بدأت في ٢٠٢٣ للموجة الأولى، ولكل موجة بعدها موعدها
• الظن أن الفاتورة المبسطة تنتظر موافقة الهيئة قبل تسليمها. هي تُسلَّم فورًا ثم يُبلَّغ بها
• الاكتفاء بقالب جدول بيانات أو معالج نصوص بعد ٤ ديسمبر ٢٠٢١. هذا لم يعد مقبولًا من المنشآت الخاضعة

مولّدات Invoicora تصدر فواتير ضريبية ومبسطة تستوفي متطلبات المرحلة الأولى، ومنها رمز الاستجابة السريعة على المبسطة. وهي لا ترتبط بمنصة فاتورة ولا ترسل إليها شيئًا، فلا تُغني عن نظام متكامل إذا كانت منشأتك قد أُبلغت بموجتها في المرحلة الثانية.

إذا كنت تحتاج فاتورة ضريبية لعميل من المنشآت، فابدأ بمولّد الفاتورة الضريبية السعودية. وإذا كنت تبيع لأفراد، فمولّد الفاتورة برمز الاستجابة السريعة يصدر المبسطة برمزها. وإذا استلمت فاتورة وأردت أن تعرف هل رمزها من المرحلة الأولى أم الثانية، فافتحها في قارئ رمز الفاتورة.