Ένταλμα πληρωμής: υπόδειγμα

Το ένταλμα πληρωμής είναι το αρχείο που φτιάχνει μια επιχείρηση όταν φεύγουν χρήματα από αυτήν. Το γραφείο πληρώνει τον ηλεκτρολόγο, το ταμείο μικροεξόδων καλύπτει ένα courier, μια επιταγή πηγαίνει σε έναν προμηθευτή, και κάθε φορά κάποιος καταγράφει τι πληρώθηκε, σε ποιον, γιατί και ποιος το επέτρεψε. Αυτό το φύλλο είναι το ένταλμα. Είναι αυτό που αναζητά ο λογιστής σας όταν ένα αντίγραφο κίνησης λογαριασμού δείχνει μια χρέωση που κανείς δεν μπορεί να εξηγήσει.

Ένταλμα πληρωμής ή απόδειξη

Είναι κατοπτρικά. Την απόδειξη την εκδίδει αυτός που εισπράττει τα χρήματα, προς αυτόν που πλήρωσε. Το ένταλμα πληρωμής το συντάσσει η επιχείρηση που πληρώνει, για τα δικά της βιβλία. Τα χρήματα βγαίνουν με ένταλμα και μπαίνουν με απόδειξη.

• Ένταλμα πληρωμής: το συντάσσει και το κρατά ο πληρωτής, καταγράφει χρήματα που βγαίνουν
• Απόδειξη: την εκδίδει ο δικαιούχος, τη δίνει στον πληρωτή, επιβεβαιώνει χρήματα που μπαίνουν
• Τιμολόγιο: το εκδίδει ο πωλητής πριν από την πληρωμή, ζητά χρήματα

Στην πράξη τα δύο συχνά συναντιούνται. Όταν πληρώνετε έναν προμηθευτή, συντάσσετε ένταλμα και συρράπτετε πίσω του το τιμολόγιο ή την απόδειξή του. Όταν πληρώνετε κάποιον που δεν μπορεί να σας δώσει απόδειξη, όπως έναν εργάτη με ημερομίσθιο, το ένταλμα με την υπογραφή του στο «Παρέλαβε» γίνεται η μόνη απόδειξη ότι έγινε η πληρωμή.

Τι γράφει ένα ένταλμα πληρωμής

• Τις λέξεις «Ένταλμα πληρωμής» και αριθμό εντάλματος σε αδιάσπαστη σειρά
• Την ημερομηνία πληρωμής
• Την επωνυμία της επιχείρησής σας (το πεδίο Από)
• Δικαιούχος: το όνομα του προσώπου ή της εταιρείας που εισπράττει
• Για τι ήταν η πληρωμή, μία γραμμή ανά είδος, με αρκετή λεπτομέρεια ώστε να αναγνωρίζεται έναν χρόνο αργότερα
• Το σύνολο, αριθμητικά και ολογράφως
• Τρόπος πληρωμής: μετρητά, επιταγή ή τραπεζική μεταφορά
• Τον αριθμό επιταγής ή το αναγνωριστικό συναλλαγής, αν υπάρχει
• Εγκρίθηκε από: το πρόσωπο που ενέκρινε την πληρωμή
• Παρέλαβε: την υπογραφή του προσώπου που πήρε τα χρήματα

Το ποσό ολογράφως μετράει περισσότερο σε ένα ένταλμα απ' ό,τι σχεδόν οπουδήποτε αλλού. Τα εντάλματα συχνά γράφονται με το χέρι ή τυπώνονται και υπογράφονται βιαστικά, και ένα 460 αλλάζει εύκολα σε 960. Το «τετρακόσια εξήντα δολάρια ακριβώς» όχι.

Εγκρίσεις και δικαιολογητικά

Το ένταλμα είναι μηχανισμός ελέγχου όσο και αρχείο: αυτός που πληρώνει δεν πρέπει να είναι ο μόνος που αποφασίζει να πληρώσει. Ακόμη και σε μια μικρή επιχείρηση λειτουργεί ένας απλός κανόνας: κάποιος άλλος εκτός από τον ταμία υπογράφει στο «Εγκρίθηκε από» πριν φύγουν χρήματα, και ο αριθμός του εντάλματος γράφεται σε κάθε δικαιολογητικό που επισυνάπτεται.

1. Συγκεντρώστε το δικαιολογητικό: τον λογαριασμό του προμηθευτή, μια προσφορά, μια απόδειξη καυσίμων, ένα υπογεγραμμένο παρουσιολόγιο για ημερομίσθια
2. Συντάξτε το ένταλμα με αριθμό εντάλματος, δικαιούχο, αιτιολογία και ποσό
3. Ζητήστε έγκριση από όποιον έχει αυτή την αρμοδιότητα στην επιχείρησή σας
4. Κάντε την πληρωμή και συμπληρώστε τρόπο και αναγνωριστικό
5. Ζητήστε από τον δικαιούχο να υπογράψει στο «Παρέλαβε» και αρχειοθετήστε το ένταλμα με τα συνημμένα του κατά σειρά αριθμού

Ένα ένταλμα χωρίς δικαιολογητικό δεν είναι λάθος, αλλά πρέπει να γράφει γιατί, για παράδειγμα «Καφές και αναψυκτικά για το προσωπικό του εργοταξίου, δεν υπάρχει απόδειξη». Ο ελεγκτής θα ρωτήσει, και μια αιτιολογία γραμμένη εκείνη τη στιγμή αξίζει πολύ περισσότερο από μια που θυμάται κανείς αργότερα.

Μετρητά, επιταγή ή τραπεζική μεταφορά

Ο τρόπος πληρωμής καθορίζει τι μπαίνει στο πεδίο αναφοράς. Για επιταγή, γράψτε τον αριθμό της επιταγής και την τράπεζα. Για τραπεζική μεταφορά, γράψτε το αναγνωριστικό της συναλλαγής ή την αναφορά IBFT, που συνδέει το ένταλμα με τη γραμμή στο αντίγραφο κίνησης. Τα μετρητά δεν αφήνουν ίχνος στην τράπεζα, οπότε η υπογραφή στο «Παρέλαβε» είναι η μόνη σας απόδειξη· αν ο δικαιούχος δεν μπορεί να υπογράψει, πάρτε αποτύπωμα αντίχειρα και γράψτε το όνομά του δίπλα.

Αν η επιχείρησή σας πληρώνει μεγάλα ποσά σε μετρητά, ρωτήστε τον φοροτεχνικό σας πώς αντιμετωπίζονται φορολογικά αυτές οι πληρωμές. Τέτοιοι κανόνες μπορεί να αλλάζουν με κάθε προϋπολογισμό, οπότε μη βασίζεστε σε ένα ποσό που σας είπε κάποιος πριν από μερικά χρόνια.

Ένα παράδειγμα

Τάξη στα εντάλματα

Αριθμήστε τα εντάλματα σε μία σειρά για όλη την επιχείρηση, ή μία σειρά ανά βιβλίο ταμείου αν κρατάτε χωριστά τα μικροέξοδα, και μην ξαναχρησιμοποιείτε ούτε να παραλείπετε ποτέ αριθμό. Αν ένα ένταλμα χαλάσει, σημειώστε το ως «Ακυρωμένο» και κρατήστε το. Ένα κενό στη σειρά είναι το πρώτο πράγμα που ψάχνει ένας ελεγκτής.

Το Invoicora γράφει το ποσό ολογράφως στα αγγλικά, στα αραβικά ή στα ινδονησιακά και κρατά τον τρόπο πληρωμής, το αναγνωριστικό, τον εγκρίνοντα και τον παραλήπτη σε ξεχωριστά πεδία. Προσθέστε λογότυπο, υπογραφή και σφραγίδα και κατεβάστε το ένταλμα σε PDF, Word ή Excel ή τυπώστε το για υπογραφή.

Όλα μένουν στον browser, στη δική σας συσκευή. Τίποτα δεν ανεβαίνει και δεν χρειάζεται λογαριασμός, οπότε τα αρχεία πληρωμών σας μένουν δικά σας.