Generador de facturas proforma

Una factura proforma parece una factura y no lo es. Es un documento que indica lo que usted va a cobrar, con el formato de una factura, para que los sistemas del comprador puedan procesarlo antes de que la venta ocurra. Nadie debe nada por una proforma.

Para qué se usa en la práctica

• Lograr que se emita una orden de compra, porque muchos sistemas de compras necesitan un documento con forma de factura
• Solicitar un pago por adelantado o un anticipo antes de empezar el trabajo
• Darle al comprador las cifras para una licencia de importación o una carta de crédito
• Declarar un valor en aduana para mercancía que todavía no se ha vendido, por ejemplo muestras

En qué se diferencia de una factura con impuestos

Esta es la parte que importa, y la que más a menudo se hace mal. Una factura con impuestos genera el hecho imponible. Al emitirla, le comunica a su autoridad fiscal, y a la de su comprador, que se realizó una operación gravada: usted debe el impuesto trasladado y el comprador puede acreditar o deducir el impuesto soportado. Una proforma no hace nada de eso, y precisamente por eso existe.

Así que una proforma no debe titularse Factura con impuestos, no debe llevar un número de su secuencia de facturas y debe decir con claridad que no es una factura fiscal. Si el comprador necesita una factura con impuestos, emítala cuando se realice la operación, con su propio número.

Invoicora mantiene las proformas en su propia numeración, así que una proforma nunca consume un número de su secuencia de facturas y sus números de factura no tienen saltos.

Qué debe incluir

• Las palabras Factura proforma, claramente, en la parte superior
• Un número de proforma y la fecha
• Sus datos y los del comprador, con la razón social del comprador
• Conceptos con cantidad, precio unitario e importe
• El impuesto que se aplicará, en una línea aparte y descrito como aplicable, no como cobrado
• El total a pagar si el comprador sigue adelante
• Las condiciones de pago y de entrega, y cuánto tiempo se mantienen las cifras

Un ejemplo práctico

Qué hacer cuando llega el pedido

1. Duplique la proforma
2. Cambie el tipo de documento a Factura o Factura con impuestos
3. Revise el número: ahora debe venir de su secuencia de facturas
4. Ajuste las cantidades a lo que realmente se entregó, si cambiaron
5. Mencione el número de la proforma en las notas, para que el comprador pueda relacionar ambos documentos

Conservar la referencia vale esos diez segundos. Los compradores archivan la proforma con la orden de compra y la factura con el pago, y lo único que las conecta es el número que usted se acordó de anotar.