Formato y plantilla de orden de compra

Una orden de compra, u OC, es un documento que el comprador envía al proveedor para decirle: queremos estos artículos, a estos precios, entregados aquí, para esta fecha. Una vez que el proveedor la acepta, es la base acordada del trato. Todo lo que sigue, la nota de entrega (o guía de remisión), la nota de recepción de mercancía y la factura, se coteja con ella.

¿Orden de compra, cotización o factura?

Los tres documentos cubren la misma mercancía en etapas distintas, y salen de lados distintos.

• La cotización la emite el proveedor. Es una oferta: esto es lo que podemos suministrar y lo que costará.
• La orden de compra la emite el comprador. Acepta la oferta, o hace un pedido directo, y fija las cantidades, los precios y las condiciones de entrega.
• La factura la emite el proveedor después de la entrega. Pide el pago de lo que realmente se suministró.

Una OC no le pide dinero a nadie, así que no lleva datos bancarios. Si un documento titulado Orden de compra trae datos bancarios, alguien usó la plantilla equivocada.

Qué debe incluir una orden de compra

• Las palabras Orden de compra, un número de OC y la fecha
• El nombre y la dirección de su empresa como comprador (el bloque De), con su número de identificación fiscal o de IVA si sus proveedores lo piden
• El nombre, la dirección y la persona de contacto del proveedor
• Una dirección de Enviar a, si la mercancía va a un almacén, una fábrica o una obra y no a su oficina
• Una fecha de Entregar a más tardar el
• Cada artículo con una descripción clara, cantidad, unidad y precio unitario acordado
• Los importes por concepto, el subtotal, los impuestos que correspondan y el total
• Las condiciones que le importan: condiciones de pago, el número de cotización del proveedor, requisitos de empaque o de calidad
• El nombre y la firma de la persona que autoriza la compra

Escriba descripciones que el proveedor no pueda malinterpretar. "Cajas" invita a una discusión; "Cajas de cartón corrugado de 5 capas, 18 x 12 x 10 pulgadas, impresas a una tinta" no. Si pide con base en una cotización, cite su número, para que ambas partes sepan qué precios aplican.

Impuestos en una orden de compra

Mostrar el impuesto en una OC es opcional. El impuesto lo cobra el proveedor en su factura, no su OC. Aun así, muchos compradores lo muestran para que el total de la OC coincida con lo que esperan pagar. En Invoicora usted define el nombre y la tasa del impuesto una vez, o elige una configuración de país donde exista, y puede desactivar la línea de impuesto si prefiere pedir a precios sin impuestos.

Como ejemplo, la tasa general del impuesto sobre ventas de bienes en Pakistán es del 18% del valor de la operación, según la sección 3 de la Sales Tax Act de 1990. Sales Tax Act 1990, texto de la FBR actualizado al 30.06.2026 (en inglés)

Los servicios, y algunos bienes, suelen gravarse a una tasa distinta o estar exentos. Si no está seguro de cuál se aplica a lo que compra, pregúntele al proveedor qué cobrará en su factura y ajuste la OC a eso.

Un ejemplo práctico

Numeración y conciliación de tres vías

Numere las OC en una sola secuencia, por ejemplo KF-PO-0142, KF-PO-0143, y nunca reutilice un número. Si un pedido se cancela, marque la OC como cancelada y consérvela. Si las cantidades o los precios cambian después de emitirla, emita una OC revisada con el mismo número y una marca de revisión (KF-PO-0142 Rev 1) o cancélela y emita una nueva, pero no modifique en silencio una OC que el proveedor ya tiene.

La OC es la primera pieza de la conciliación de tres vías. Cuando llega la factura del proveedor, su equipo de cuentas por pagar la compara con la OC (lo que usted pidió y a qué precio) y con la nota de entrega firmada o la nota de recepción de mercancía (lo que realmente llegó). Si las tres coinciden, la factura se aprueba para pago. Si el proveedor entregó 1,800 cajas contra una OC de 2,000, usted paga 1,800, y las 200 restantes quedan abiertas en la OC hasta que lleguen o usted las cancele.

Quién firma y cuántas copias

Una OC debe firmarla quien esté autorizado para comprometer a la empresa con el gasto: el dueño en un negocio pequeño, un gerente de compras o el responsable de finanzas en uno más grande. Los pedidos más grandes suelen requerir una segunda firma. La práctica común es enviar el original al proveedor y conservar copias para compras, almacén (para que sepan qué esperar en la entrada) y contabilidad. Hoy la copia del proveedor suele ser un PDF enviado por correo o por WhatsApp.

Invoicora crea la OC en su navegador, la guarda en su dispositivo y la descarga en PDF, Word o Excel. Sin registro, sin marca de agua, y nada de lo que escribe se sube. Solo genera el documento: no da seguimiento a las entregas, no se conecta con los sistemas de sus proveedores ni presenta declaraciones de impuestos.