Formato de comprobante de pago

Un comprobante de pago es el registro que hace una empresa cuando sale dinero de ella. La oficina le paga al electricista, la caja chica cubre una mensajería, un cheque va a un proveedor, y cada vez alguien anota qué se pagó, a quién, por qué y quién lo autorizó. Esa hoja es el comprobante. Es lo que busca su contador cuando un estado de cuenta muestra un cargo que nadie sabe explicar.

Comprobante de pago frente a recibo

Son imágenes en espejo. El recibo lo emite quien recibe el dinero y lo entrega a quien pagó. El comprobante de pago lo prepara la empresa que paga, para sus propios registros. El dinero sale con un comprobante y entra con un recibo.

• Comprobante de pago: lo prepara quien paga, lo conserva quien paga, registra dinero que sale
• Recibo: lo emite quien cobra, se entrega a quien paga, confirma dinero que entra
• Factura: la emite el vendedor antes del pago, pide dinero

En la práctica los dos suelen encontrarse. Cuando le paga a un proveedor, usted prepara un comprobante y engrapa detrás su factura o recibo. Cuando le paga a alguien que no puede darle un recibo, como un jornalero, el comprobante con su firma en Recibido por se convierte en la única prueba de que el pago ocurrió.

Qué lleva un comprobante de pago

• Las palabras Comprobante de pago, y un número de comprobante en una secuencia sin saltos
• La fecha del pago
• El nombre de su empresa (la parte De)
• Pagado a: el nombre de la persona o empresa que recibe el dinero
• Por qué concepto fue el pago, una línea por concepto, con suficiente detalle para reconocerlo un año después
• El total, en número y en letras
• Forma de pago: efectivo, cheque o transferencia bancaria
• El número de cheque o la referencia de la transacción, si la hay
• Aprobado por: la persona que autorizó el pago
• Recibido por: la firma de la persona que recibió el dinero

El importe en letras importa más en un comprobante que en casi cualquier otro documento. Los comprobantes a menudo se escriben a mano o se imprimen y firman deprisa, y una cifra de 460 es fácil de alterar a 960. Cuatrocientos sesenta dólares exactos no lo es.

Aprobaciones y documentos de respaldo

Un comprobante es tanto un control como un registro: la persona que paga no debería ser la única que decide pagar. Incluso en un negocio pequeño funciona una regla sencilla: alguien distinto del cajero firma Aprobado por antes de que salga el dinero, y el número de comprobante se escribe en cada documento de respaldo que se le adjunta.

1. Reúna el documento de respaldo: la factura del proveedor, una cotización, un ticket de combustible, una lista de asistencia firmada para los salarios
2. Prepare el comprobante con el número, el beneficiario, el concepto y el importe
3. Haga que lo apruebe quien tenga esa autoridad en su negocio
4. Haga el pago y complete la forma de pago y la referencia
5. Pida al beneficiario que firme Recibido por, y luego archive el comprobante con sus anexos en orden numérico

Un comprobante sin documento de respaldo no está mal, pero debe decir por qué, por ejemplo Café y refrigerios para el personal de obra, sin comprobante disponible. Un auditor lo preguntará, y un motivo escrito en el momento vale mucho más que uno recordado después.

Efectivo, cheque o transferencia bancaria

La forma de pago define lo que va en el campo de referencia. Para un cheque, escriba el número de cheque y el banco. Para una transferencia bancaria, escriba el ID de la transacción o la referencia IBFT, que vincula el comprobante con la línea de su estado de cuenta. El efectivo no deja rastro bancario, así que la firma en Recibido por es su única evidencia; si el beneficiario no puede firmar, tome su huella digital y escriba su nombre al lado.

Si su negocio paga importes grandes en efectivo, pregúntele a su asesor fiscal cómo se tratan esos pagos para efectos de impuestos. Reglas como esta pueden cambiar con cada presupuesto, así que no se fíe de una cifra que alguien mencionó hace unos años.

Un ejemplo práctico

Mantener los comprobantes en orden

Numere los comprobantes en una sola secuencia para toda la empresa, o una secuencia por libro de caja si lleva la caja chica por separado, y nunca reutilice ni salte un número. Si un comprobante se echa a perder, márquelo como Cancelado y consérvelo. Un hueco en la secuencia es lo primero que busca un auditor.

Invoicora escribe el importe en letras en inglés, árabe o indonesio, y mantiene la forma de pago, la referencia, quién aprueba y quién recibe como campos separados. Agregue su logotipo, su firma y su sello, y luego descargue el comprobante en PDF, Word o Excel, o imprímalo para firmarlo.

Todo se queda en su navegador, en su propio dispositivo. No se sube nada y no hace falta una cuenta, así que sus registros de pagos son suyos.