Generador de notas de crédito

Usted facturó 50,000 y la cifra correcta era 45,000. La tentación es abrir la factura, cambiar el número y enviarla de nuevo. No lo haga. Una factura que ya salió de sus manos es un registro, y la manera de corregir un registro es emitir otro que explique el cambio.

Qué hace una nota de crédito

Una nota de crédito reduce un importe facturado previamente. Es un documento en negativo que acompaña al original en lugar de reemplazarlo, así que el rastro se lee: esto se cobró, luego se acreditó esta cantidad, por lo tanto se debe esto. Cualquiera que revise la cuenta un año después puede seguirlo sin preguntarle a usted.

• Un artículo devuelto o una parte cancelada de un pedido
• Un cobro de más: cantidad equivocada, precio equivocado, un descuento que olvidó aplicar
• Una bonificación de cortesía después de una queja
• Una factura duplicada, acreditada en su totalidad

Qué debe llevar

Una nota de crédito que no menciona la factura que corrige es casi inútil, y en las jurisdicciones con IVA no es aceptable. Las configuraciones de los EAU y de Arabia Saudita de esta herramienta exigen el número de la factura original en una nota de crédito precisamente por eso.

• Las palabras Nota de crédito, nunca Factura
• Su propio número, de su secuencia de notas de crédito
• La fecha de emisión
• El número de la factura original y su fecha
• Sus datos y los del cliente, incluidos los números de registro fiscal si la factura original los llevaba
• Los conceptos que se acreditan, con cantidad y precio unitario
• El impuesto que se acredita, a la tasa usada en la factura original
• El total acreditado
• El motivo, en una frase

El Reglamento Ejecutivo de los EAU establece lo que debe contener una nota de crédito fiscal, incluida una referencia a la factura fiscal original. Decisión del Gabinete n.º 52 de 2017, Reglamento Ejecutivo (en inglés)

El impuesto que ya declaró

Si la factura original cobró impuestos, la nota de crédito revierte ese impuesto a la misma tasa. Si acredita 5,000 de una operación gravada al 15%, acredita también 750 de IVA, y su declaración del periodo refleja ambos. Usar la tasa vigente hoy para corregir una factura del año pasado es un error común y evitable: la tasa sigue a la operación original, no al calendario.

Un ejemplo práctico

Reembolso o compensación

Una nota de crédito no decide a dónde va el dinero. Indique en las notas si el importe se reembolsa o se aplica a la siguiente factura, porque de lo contrario el equipo de finanzas del cliente supondrá lo que más le convenga, y así es como un crédito se reclama dos veces.

Elija Nota de crédito como tipo de documento y aparecerá con él el campo de referencia a la factura original. Invoicora lleva las notas de crédito en su propia secuencia de numeración.