Beda nota, kwitansi dan invoice

Invoice adalah tagihan: pembeli belum membayar dan invoice memberi tahu berapa yang harus dibayar dan kapan. Nota adalah catatan jual beli di tempat: barang berpindah tangan dan biasanya uangnya juga dibayar saat itu. Kwitansi adalah bukti penerimaan uang: penjual menyatakan sudah menerima sejumlah uang dari seseorang untuk keperluan tertentu.

Cara paling mudah membedakannya adalah bertanya kapan uangnya berpindah. Kalau belum, Anda butuh invoice. Kalau dibayar saat itu juga di toko atau di lapak, nota sudah cukup. Kalau uangnya baru saja masuk, entah tunai atau transfer, yang Anda terbitkan adalah kwitansi.

Tiga dokumen dalam satu tabel

Invoice: tagihan yang menunggu dibayar

Invoice dipakai ketika barang atau jasa diserahkan lebih dulu dan dibayar belakangan. Ini pola yang biasa antara dua usaha: pemasok mengirim barang ke toko, freelancer menyerahkan desain ke klien, kontraktor menyelesaikan satu tahap pekerjaan. Sejak invoice terbit sampai dibayar, nilainya tercatat sebagai piutang di buku Anda dan sebagai utang di buku pembeli.

• Kata Invoice dan nomor yang berurutan, misalnya INV-0215
• Nama dan alamat penjual serta pembeli
• Tanggal terbit dan tanggal jatuh tempo
• Rincian barang atau jasa, jumlah, harga satuan dan subtotal
• PPN pada baris sendiri bila penjual adalah PKP
• Total yang harus dibayar dan cara membayarnya, misalnya nomor rekening

Bila penjual sudah PKP dan memungut PPN, tarif yang tampak pada invoice untuk barang dan jasa biasa adalah 11 persen dari harga. Angka itu berasal dari tarif 12 persen yang dikenakan atas dasar pengenaan sebesar 11/12 dari harga jual.

Tarif PPN 12 persen dengan DPP nilai lain 11/12 dari harga jual untuk barang dan jasa yang bukan barang mewah. Direktorat Jenderal Pajak, penjelasan PMK 131/2024

Nota: catatan jual beli di tempat

Nota diberikan saat transaksi terjadi dan biasanya saat itu juga dibayar. Toko bangunan, bengkel, warung grosir dan percetakan kecil memakainya setiap hari. Isinya ringkas: nama toko, tanggal, barang, jumlah, harga dan total. Nama pembeli sering dikosongkan, dan itu wajar untuk penjualan eceran.

Dalam percakapan sehari-hari orang juga menyebutnya bon atau struk. Di dunia akuntansi ada pula nota debit dan nota kredit, yaitu dokumen untuk mengoreksi nilai tagihan, misalnya ketika barang dikembalikan. Keduanya berbeda fungsi dengan nota penjualan biasa, jadi jangan dicampur dalam satu urutan nomor.

Satu kesalahan yang sering terjadi: memberikan nota untuk barang yang belum dibayar. Pembeli menyimpannya sebagai bukti belanja, dan Anda tidak punya dokumen yang jelas menyatakan masih ada tagihan. Kalau pembayaran ditunda, buat invoice.

Kwitansi: bukti uang sudah diterima

Kwitansi tidak bercerita tentang barang. Ia menyatakan siapa menerima uang, dari siapa, berapa, untuk apa, dan kapan. Karena itu kwitansi cocok untuk uang muka, pelunasan invoice, sewa, honor, atau pembayaran tunai yang tidak meninggalkan jejak di rekening.

• Kata Kwitansi dan nomornya
• Sudah terima dari: nama pembayar
• Jumlah dalam angka dan dalam huruf
• Untuk pembayaran: sebutkan nomor invoice bila ada
• Tempat dan tanggal penerimaan
• Nama dan tanda tangan penerima

Jumlah dengan huruf bukan hiasan. Ia mencegah angka yang salah ketik atau titik yang hilang, karena enam juta rupiah tidak mungkin terbaca sebagai enam ratus juta.

Kapan kwitansi atau nota perlu meterai

Undang-Undang Bea Meterai yang baru menetapkan satu tarif, Rp10.000, dan mengenakannya antara lain pada dokumen yang menyatakan jumlah uang dengan nilai lebih dari Rp5.000.000. Yang dimaksud adalah dokumen yang menyebutkan penerimaan uang, atau yang berisi pengakuan bahwa utang sudah dilunasi atau diperhitungkan, seluruhnya atau sebagian.

Bea meterai Rp10.000 berlaku atas dokumen yang menyatakan jumlah uang dengan nilai nominal lebih dari Rp5.000.000, yaitu dokumen yang menyebutkan penerimaan uang atau pengakuan bahwa utang telah dilunasi atau diperhitungkan. Direktorat Jenderal Pajak, tentang UU Nomor 10 Tahun 2020

Dalam praktik, ketentuan ini paling sering menyentuh kwitansi, karena kwitansi memang dibuat untuk menyatakan penerimaan uang. Invoice yang hanya menagih tidak menyatakan uang sudah diterima. Tetapi invoice yang dicap LUNAS dan diberikan sebagai bukti pembayaran sudah berisi pengakuan pelunasan, jadi perlakukan seperti kwitansi. Kwitansi senilai tepat Rp5.000.000 belum melewati batas, sedangkan Rp5.000.001 sudah.

Satu pekerjaan, tiga dokumen

Sebuah percetakan kecil di Bandung yang belum PKP menerima pesanan brosur dan spanduk dari PT Maju Bersama senilai Rp9.000.000. Pada minggu yang sama ada pembeli eceran yang datang membeli dua roll banner. Berikut dokumen yang terbit, dengan angka yang saling cocok.

Perhatikan bahwa setiap kwitansi menyebut nomor invoice yang dibayarnya. Rantai nomor inilah yang membuat Anda, klien, atau pemeriksa pajak bisa mengikuti uangnya dari tagihan sampai lunas, bertahun-tahun kemudian.

Di mana posisi faktur pajak

Faktur pajak adalah dokumen lain lagi. Ia hanya diterbitkan oleh Pengusaha Kena Pajak melalui saluran resmi DJP, dan nomornya berasal dari sistem DJP. Invoice, nota dan kwitansi yang Anda buat sendiri bukan faktur pajak, sekalipun mencantumkan PPN. PKP yang menjual kepada sesama usaha biasanya menerbitkan invoice untuk menagih dan faktur pajak untuk PPN-nya, dua dokumen untuk satu transaksi.

Faktur pajak saat ini dapat diterbitkan melalui tiga saluran: aplikasi Coretax DJP, aplikasi e-Faktur Client Desktop, dan e-Faktur Host-to-Host melalui PJAP. Direktorat Jenderal Pajak, Keterangan Tertulis KT-06/2025

Berapa lama dokumen harus disimpan

Salinan invoice, nota dan kwitansi Anda adalah dokumen dasar pembukuan. Simpan semuanya dengan nomor yang berurutan, termasuk yang dibatalkan, beserta mutasi rekening yang mencocokkan setiap pembayaran. Untuk keperluan pajak, jangka waktunya diatur dalam UU KUP.

Buku, catatan, dan dokumen yang menjadi dasar pembukuan atau pencatatan wajib disimpan selama 10 tahun di Indonesia, berdasarkan Pasal 28 ayat (11) UU KUP. Direktorat Jenderal Pajak, tentang Pasal 28 ayat (11) UU KUP

Invoicora menyimpan invoice, nota dan kwitansi Anda di browser pada perangkat Anda sendiri. Tidak ada yang diunggah, tidak perlu akun, dan setiap jenis dokumen punya urutan nomornya sendiri.

Jadi, kalau Anda akan menagih, mulailah dari pembuat invoice. Kalau uangnya sudah masuk, buat kwitansi dan sebutkan nomor invoicenya; pembuat terbilang akan menuliskan jumlahnya dengan huruf. Kalau pembeli membayar di tempat, nota sudah cukup.