Buat surat jalan pengiriman barang

Surat jalan adalah dokumen yang ikut bersama barang ketika barang dikirim. Sopir membawanya, gudang penerima mencocokkan isinya dengan barang yang turun dari mobil, lalu penerima menandatanganinya. Lembar yang sudah ditandatangani itu kembali ke pengirim sebagai bukti bahwa barang sudah sampai, dalam jumlah yang tertulis, pada tanggal itu.

Surat jalan tidak menagih uang. Ia hanya menjawab pertanyaan: barang apa, berapa banyak, dikirim dari siapa, untuk siapa, dan siapa yang menerimanya.

Bedanya dengan nota, invoice, kwitansi dan faktur

• Surat jalan: bukti pengiriman dan penerimaan barang, biasanya tanpa harga
• Nota: bukti transaksi di tempat, biasanya sudah dibayar saat diberikan
• Invoice: tagihan dengan harga, total dan tanggal jatuh tempo
• Kwitansi: bukti bahwa uang sudah diterima
• Faktur pajak: dokumen PPN milik pengusaha kena pajak, dibuat terpisah dan tidak dibuat dengan alat ini

Dalam satu penjualan grosir, surat jalan, invoice dan kwitansi sering berjalan berurutan. Barang dikirim dengan surat jalan, invoice menyusul dengan nomor surat jalan sebagai rujukan, dan kwitansi terbit ketika pembeli membayar. Ketika pembeli bertanya kenapa ditagih 120 karton padahal merasa menerima 100, surat jalan bertanda tangan itulah yang menjawab.

Isi surat jalan

• Judul Surat Jalan dan nomor urut
• Tanggal pengiriman
• Nama dan alamat pengirim
• Nama dan alamat tujuan pengiriman
• Nomor PO atau nomor pesanan pembeli, jika ada
• Daftar barang dengan jumlah dan satuannya (karton, sak, pcs, kg, roll)
• Nomor kendaraan, serta nama sopir atau ekspedisi (di catatan)
• Nama, tanda tangan dan tanggal dari pihak yang menerima barang

Satuan sama pentingnya dengan angka. Tulisan 50 tanpa satuan bisa berarti 50 pcs atau 50 karton isi 24, dan selisihnya baru ketahuan saat stok dihitung. Tulis satuan di setiap baris, dan jika satu karton berisi beberapa pcs, sebutkan isinya di nama barang.

Kenapa harga tidak dicantumkan

Surat jalan dipegang banyak orang: sopir, kenek, petugas gudang, satpam di gerbang penerima. Mereka perlu tahu jumlah barang, bukan harganya. Karena itu di alat ini harga otomatis disembunyikan. Jika pembeli Anda memang meminta harga ikut tercetak, misalnya untuk pengiriman eceran yang langsung dibayar di tempat, nyalakan sakelar untuk menampilkan harga dan totalnya muncul di dokumen.

Rangkap dan siapa memegangnya

Kebiasaan yang lazim adalah tiga rangkap: satu untuk penerima, satu dibawa kembali ke pengirim setelah ditandatangani, dan satu untuk sopir atau ekspedisi. Usaha kecil yang mengantar sendiri sering cukup dengan dua. Yang penting, lembar yang kembali ke Anda harus memuat tanda tangan penerima, karena lembar tanpa tanda tangan tidak membuktikan apa pun.

Cetak beberapa salinan dari PDF yang sama, atau tulis keterangan seperti Lembar 1: Penerima dan Lembar 2: Arsip Pengirim di bagian catatan supaya setiap lembar jelas tujuannya.

Tanda tangan penerima

1. Penerima menghitung barang sebelum menandatangani, bukan sesudah sopir pergi.
2. Jika ada kekurangan atau barang rusak, tulis di surat jalan saat itu juga, misalnya kurang 2 karton atau 1 sak sobek.
3. Penerima menulis nama jelas, tanda tangan, tanggal, dan cap toko jika ada.
4. Sopir membawa kembali lembar arsip pengirim yang sudah ditandatangani.

Catatan selisih yang ditulis di tempat jauh lebih kuat daripada keluhan lewat telepon dua hari kemudian. Bagi pengirim, catatan itu juga memberi tahu apa yang harus dikirim ulang atau dikurangi dari invoice.

Apakah surat jalan perlu meterai?

Tidak. Bukti untuk pengiriman dan penerimaan barang, surat angkutan barang, dan surat sejenis termasuk dokumen yang bukan objek bea meterai, jadi surat jalan tidak perlu ditempeli meterai.

DJP mencantumkan bukti untuk pengiriman dan penerimaan barang serta surat angkutan penumpang dan barang sebagai dokumen yang bukan objek bea meterai. Direktorat Jenderal Pajak, Bea Meterai (UU No. 10 Tahun 2020)

Nomor urut dan arsip

Beri nomor surat jalan secara berurutan dan jangan pakai ulang nomor yang batal. Tandai saja sebagai batal dan simpan. Simpan lembar bertanda tangan bersama invoice yang merujuknya, karena pada saat penagihan, dua dokumen itu selalu dibaca bersama.

Pilih jenis dokumen Surat jalan. Harga tersembunyi secara bawaan, ada kolom nomor PO, nomor kendaraan dan nama penerima, dan dokumen bisa diunduh sebagai PDF, Word atau Excel, dicetak, atau dikirim lewat WhatsApp. Semuanya tersimpan di browser pada perangkat Anda tanpa diunggah ke mana pun.