Offerte maken

Een offerte is een prijs waaraan je je wilt laten houden. In die ene zin zit het hele verschil tussen een offerte en een prijsindicatie, en wie dat verkeerd doet, ziet een winstgevende klus halverwege omslaan in verlies.

Offerte, prijsindicatie, pro-forma

• Een offerte is een vaste prijs voor een afgebakende opdracht, geldig tot een vermelde datum
• Een prijsindicatie (of begroting) is een onderbouwde schatting die naar verwachting verandert naarmate het werk duidelijker wordt
• Een pro-formafactuur is een offerte in de vorm van een factuur, meestal zodat de koper een inkooporder kan aanmaken of een vooruitbetaling kan regelen

Zet het juiste woord op het document. Een klant die je prijsindicatie als offerte behandelt, is niet lastig; hij leest gewoon de kop die jij hebt afgedrukt.

Wat erop staat

• Het woord Offerte, een offertenummer en de datum
• Jouw gegevens en die van de klant
• De werkzaamheden opgesplitst in regels, elk met aantal, prijs en bedrag
• Btw, als je daarvoor geregistreerd bent, op een eigen regel
• Het totaal, en of dat inclusief btw is
• Een geldigheidsdatum: hoe lang deze prijs staat
• Wat er daarna gebeurt: hoe de klant akkoord geeft en wat je nodig hebt voordat je begint

De omschrijving is de prijs

Twee regels met Webdesign en Webdesign, 12 pagina's inclusief twee correctierondes hebben dezelfde prijs en zijn totaal verschillende toezeggingen. Schrijf het aantal in de regel. Ronde getallen in de omschrijving zijn waar je in maand drie naar wijst als er een dertiende pagina opduikt.

Noem ook wat er niet bij zit, in de opmerkingen: teksten schrijven, fotografie, hosting, licenties van derden. Een kort lijstje van wat niet inbegrepen is, voorkomt de meest voorkomende oorzaak van een onbetaalde eindfactuur.

Geldigheid

Zet er een datum op. Dertig dagen is de gebruikelijke termijn en die beschermt je twee keer: je kosten kunnen veranderen, en een offerte zonder einddatum nodigt een klant uit om acht maanden later akkoord te gaan tegen een prijs die je niet meer wilt waarmaken. Invoicora drukt de geldigheidsdatum af op de offertesjablonen en zet hem naast het offertenummer, waar hij gelezen wordt.

Een uitgewerkt voorbeeld

Er een factuur van maken

Zodra de klant akkoord geeft, is de snelste en veiligste weg de offerte te dupliceren en het soort document te wijzigen. De bedragen en de omschrijving gaan ongewijzigd mee, dus de factuur kan niet afwijken van de offerte die de klant heeft goedgekeurd, en je krijgt een nieuw factuurnummer in je eigen reeks.

Dupliceer via de werkbalk, zet het soort document op Factuur, en het nummer loopt automatisch op terwijl de regels precies blijven zoals ze geoffreerd zijn.