Uitbetalingsbewijs (kasbon) maken

Een uitbetalingsbewijs (bij contante betalingen vaak kasbon genoemd) is het stuk dat een bedrijf opmaakt als er geld de deur uit gaat. Het kantoor betaalt de elektricien, uit de kleine kas gaat geld naar een koerier, een cheque gaat naar een leverancier, en elke keer schrijft iemand op wat er betaald is, aan wie, waarom, en wie er toestemming voor gaf. Dat blad is het uitbetalingsbewijs. Het is waar je accountant naar grijpt als het bankafschrift een afschrijving toont die niemand kan verklaren.

Uitbetalingsbewijs of kwitantie

Ze zijn elkaars spiegelbeeld. Een kwitantie wordt uitgereikt door degene die het geld ontvangt, aan degene die betaalde. Een uitbetalingsbewijs wordt opgesteld door het bedrijf dat betaalt, voor de eigen administratie. Met een uitbetalingsbewijs gaat geld eruit, met een kwitantie komt het binnen.

• Uitbetalingsbewijs: opgesteld door de betaler, bewaard door de betaler, legt uitgaand geld vast
• Kwitantie: uitgereikt door de ontvanger, gegeven aan de betaler, bevestigt binnenkomend geld
• Factuur: uitgereikt door de verkoper vóór de betaling, vraagt om geld

In de praktijk komen de twee vaak samen. Betaal je een leverancier, dan stel je een uitbetalingsbewijs op en niet je zijn factuur of kwitantie erachter. Betaal je iemand die je geen kwitantie kan geven, zoals een dagloner, dan wordt het uitbetalingsbewijs met zijn handtekening bij Ontvangen door het enige bewijs dat de betaling heeft plaatsgevonden.

Wat er op een uitbetalingsbewijs staat

• Het woord Uitbetalingsbewijs, en een nummer in een ononderbroken reeks
• De datum van betaling
• Je bedrijfsnaam (de partij Van)
• Betaald aan: de naam van de persoon of het bedrijf dat het geld ontvangt
• Waarvoor de betaling was, één regel per post, met genoeg details om het een jaar later te herkennen
• Het totaal, in cijfers en in woorden
• Betaalwijze: contant, cheque of bankoverschrijving
• Het chequenummer of de transactiereferentie, als die er is
• Goedgekeurd door: de persoon die de betaling heeft goedgekeurd
• Ontvangen door: de handtekening van de persoon die het geld in ontvangst nam

Het bedrag in woorden is op een uitbetalingsbewijs belangrijker dan bijna waar ook. Uitbetalingsbewijzen worden vaak met de hand geschreven of geprint en in haast getekend, en een bedrag van 460 is makkelijk te veranderen in 960. Vierhonderdzestig dollar is dat niet.

Goedkeuring en bewijsstukken

Een uitbetalingsbewijs is net zo goed een controlemiddel als een registratie: wie betaalt, hoort niet de enige te zijn die besluit te betalen. Zelfs in een klein bedrijf werkt een eenvoudige regel: iemand anders dan de kassier tekent bij Goedgekeurd door voordat er geld uitgaat, en het nummer van het uitbetalingsbewijs wordt op elk bijgevoegd bewijsstuk geschreven.

1. Verzamel het bewijsstuk: de rekening van de leverancier, een offerte, een tankbon, een getekende urenlijst voor lonen
2. Stel het uitbetalingsbewijs op met nummer, ontvanger, doel en bedrag
3. Laat het goedkeuren door wie daarvoor in je bedrijf bevoegd is
4. Doe de betaling en vul de betaalwijze en referentie in
5. Laat de ontvanger tekenen bij Ontvangen door, en berg het uitbetalingsbewijs met de bijlagen op in volgorde van nummer

Een uitbetalingsbewijs zonder bewijsstuk is niet fout, maar er hoort wel bij te staan waarom, bijvoorbeeld Koffie en thee voor personeel op de bouwplaats, geen bon beschikbaar. Een accountant zal ernaar vragen, en een reden die je op het moment zelf opschrijft, is veel meer waard dan een die je je later herinnert.

Contant, cheque of bankoverschrijving

De betaalwijze bepaalt wat er in het referentieveld komt. Bij een cheque schrijf je het chequenummer en de bank op. Bij een bankoverschrijving schrijf je de transactie-ID of IBFT-referentie op, die het uitbetalingsbewijs koppelt aan de regel op je afschrift. Contant geld laat geen bankspoor na, dus de handtekening bij Ontvangen door is je enige bewijs; kan de ontvanger niet tekenen, neem dan een duimafdruk en schrijf zijn naam ernaast.

Betaalt je bedrijf grote bedragen contant, vraag je belastingadviseur dan hoe die betalingen fiscaal worden behandeld. Zulke regels kunnen bij elke begroting veranderen, dus vertrouw niet op een bedrag dat iemand een paar jaar geleden noemde.

Een uitgewerkt voorbeeld

Uitbetalingsbewijzen op orde houden

Nummer uitbetalingsbewijzen in één reeks voor het hele bedrijf, of één reeks per kasboek als je de kleine kas apart bijhoudt, en sla nooit een nummer over of gebruik het twee keer. Is een uitbetalingsbewijs mislukt, markeer het dan als Geannuleerd en bewaar het. Een gat in de reeks is het eerste waar een accountant naar zoekt.

Invoicora schrijft het bedrag in woorden in het Engels, Arabisch of Indonesisch en houdt de betaalwijze, referentie, goedkeurder en ontvanger als aparte velden bij. Voeg je logo, handtekening en stempel toe en download het uitbetalingsbewijs als pdf, Word of Excel, of print het om te laten tekenen.

Alles blijft in je browser op je eigen apparaat. Er wordt niets geüpload en je hebt geen account nodig, dus je betalingsadministratie blijft van jou.