Kwitantie maken

Een factuur vraagt om geld. Een kwitantie bevestigt dat het is aangekomen. Ze worden vaak door elkaar gehaald omdat ze dezelfde posten vermelden, maar ze doen het tegenovergestelde, en een klant die een kwitantie nodig heeft, neemt van een accountant die het verschil kent geen factuur met een stempel Betaald aan.

Wat er op een kwitantie moet staan

• Het woord Kwitantie
• Een kwitantienummer
• De datum waarop de betaling is ontvangen, niet de datum waarop het werk is gedaan
• Wie heeft betaald, en wie heeft ontvangen
• Waarvoor de betaling was, met genoeg details om het later te herkennen
• Het ontvangen bedrag en de valuta
• Hoe er betaald is: contant, met de kaart, per bankoverschrijving, per cheque
• Het nummer van de factuur die ermee voldaan is, als die er was

Die laatste regel is het detail dat op de meeste kwitanties ontbreekt, en juist die bespaart een uur aan afletteren. Zonder die regel heeft de boekhouder van je klant een betaling en een factuur, maar geen bewijs dat het om dezelfde transactie gaat.

Deelbetalingen

Is de betaling een aanbetaling of een termijn, zeg dat dan en vermeld wat er nog openstaat. Een kwitantie voor 20.000 op een factuur van 50.000 moet lezen als een kwitantie voor 20.000 met 30.000 nog open, niet als een kwitantie die toevallig lager is dan de factuur. Zet het saldo in de opmerkingen.

Btw op kwitanties

Een kwitantie is een bewijs van betaling en is op zichzelf dus geen belastingdocument. In sommige landen is het document voor consumenten echter allebei tegelijk, en dan moet het aan de regels voor btw-facturen voldoen. Saoedi-Arabië is het duidelijkste voorbeeld: de vereenvoudigde btw-factuur die een consument krijgt, moet een QR-code bevatten.

ZATCA verplicht de QR-code van fase 1 op vereenvoudigde btw-facturen, het document dat aan consumenten wordt uitgereikt. ZATCA, Guide to Developed FATOORA Compliant QR Code

Indonesië kent hetzelfde patroon onder andere namen: een nota is het kassabonnetje aan de balie en een kwitansi is het betalingsbewijs, en van allebei wordt verwacht dat ze eruitzien als wat ze zijn, en niet als een factuur.

Een uitgewerkt voorbeeld

Je eigen exemplaar bewaren

Reik kwitanties uit in een genummerde reeks, net als facturen, en bewaar ze allemaal. Beweert een klant dat hij betaald heeft, dan is het kwitantienummer de snelste manier om vast te stellen of dat klopt, en een kwitantie die alleen in de mailbox van de klant bestaat, is geen administratie die jij in de hand hebt.

Invoicora bewaart elk document in je browser op je eigen apparaat. Er wordt niets geüpload, dus je kwitantiegeschiedenis is van jou en je hebt geen account nodig om hem te bewaren.