Inkooporder: voorbeeld en sjabloon

Een inkooporder (in het Engels purchase order of PO, in Vlaanderen vaak bestelbon) is een document dat de koper aan een leverancier stuurt en waarin staat: we willen deze artikelen, tegen deze prijzen, geleverd op dit adres, voor deze datum. Zodra de leverancier hem aanvaardt, is het de afgesproken basis van de deal. Alles wat volgt, de pakbon, de ontvangstbon en de factuur, wordt ermee vergeleken.

Inkooporder, offerte of factuur?

De drie documenten gaan over dezelfde goederen in verschillende fasen, en ze komen van verschillende kanten.

• Een offerte komt van de leverancier. Het is een aanbod: dit kunnen we leveren en dit kost het.
• Een inkooporder komt van de koper. Die aanvaardt het aanbod, of plaatst direct een bestelling, en legt de aantallen, prijzen en leveringsvoorwaarden vast.
• Een factuur komt van de leverancier na de levering. Die vraagt om betaling voor wat er werkelijk geleverd is.

Een inkooporder vraagt niemand om geld, dus er staan geen bankgegevens op. Staan er bankgegevens op een document met de kop Inkooporder, dan heeft iemand het verkeerde sjabloon gebruikt.

Wat er op een inkooporder staat

• Het woord Inkooporder, een ordernummer en de datum
• Je bedrijfsnaam en adres als koper (het blok Van), met je btw-nummer als je leveranciers daarom vragen
• De naam, het adres en de contactpersoon van de leverancier
• Een afleveradres, als de goederen naar een magazijn, fabriek of bouwplaats gaan in plaats van naar je kantoor
• Een uiterste leverdatum
• Elk artikel met een duidelijke omschrijving, aantal, eenheid en afgesproken stukprijs
• De regeltotalen, het subtotaal, eventuele btw en het totaal
• Voorwaarden die voor jou belangrijk zijn: betalingstermijn, het offertenummer van de leverancier, eisen aan verpakking of kwaliteit
• De naam en handtekening van de persoon die de aankoop goedkeurt

Schrijf omschrijvingen die de leverancier niet verkeerd kan lezen. "Dozen" vraagt om discussie; "5-laags golfkartonnen dozen, 18 x 12 x 10 inch, eenkleurig bedrukt" niet. Bestel je op basis van een offerte, vermeld dan het nummer ervan, zodat beide partijen weten welke prijzen gelden.

Btw op een inkooporder

Btw op een inkooporder vermelden is optioneel. De btw wordt door de leverancier op zijn factuur gerekend, niet door jouw inkooporder. Toch zetten veel kopers hem erop, zodat het totaal van de order overeenkomt met het bedrag dat ze verwachten te betalen. In Invoicora stel je de naam en het tarief van de belasting één keer in, of je kiest een landinstelling als die er is, en je kunt de btw-regel uitzetten als je liever bestelt tegen prijzen exclusief btw.

Een voorbeeld: in Pakistan is het standaardtarief van de sales tax op goederen 18 procent van de waarde van de levering, volgens section 3 van de Sales Tax Act 1990. Sales Tax Act 1990, tekst van de FBR bijgewerkt tot 30.06.2026

Diensten, en sommige goederen, worden vaak tegen een ander tarief belast of zijn vrijgesteld. Weet je niet zeker wat geldt voor wat je koopt, vraag de leverancier dan wat hij op zijn factuur gaat rekenen en stem de inkooporder daarop af.

Een uitgewerkt voorbeeld

Nummering en de three-way match

Nummer inkooporders in één reeks, bijvoorbeeld KF-PO-0142, KF-PO-0143, en gebruik een nummer nooit twee keer. Wordt een bestelling geannuleerd, markeer de order dan als geannuleerd en bewaar hem. Veranderen aantallen of prijzen na uitgifte, reik dan een herziene order uit met hetzelfde nummer en een revisieteken (KF-PO-0142 Rev 1) of annuleer en reik opnieuw uit, maar bewerk niet stilletjes een order die de leverancier al heeft.

De inkooporder is het eerste been van de three-way match. Als de factuur van de leverancier binnenkomt, vergelijkt je administratie die met de inkooporder (wat je bestelde en tegen welke prijs) en met de getekende pakbon of ontvangstbon (wat er werkelijk binnenkwam). Komen alle drie overeen, dan wordt de factuur goedgekeurd voor betaling. Heeft de leverancier 1.800 dozen geleverd op een order voor 2.000, dan betaal je voor 1.800, en de overige 200 blijven openstaan op de order tot ze binnenkomen of je ze annuleert.

Wie tekent, en hoeveel exemplaren

Een inkooporder hoort getekend te worden door wie bevoegd is het bedrijf aan de uitgave te binden: de eigenaar in een klein bedrijf, een inkoopmanager of financieel directeur in een groter bedrijf. Grotere orders hebben vaak een tweede handtekening nodig. Gebruikelijk is het origineel naar de leverancier te sturen en kopieën te bewaren voor inkoop, het magazijn (zodat ze weten wat er aan de poort komt) en de administratie. Het exemplaar van de leverancier is tegenwoordig meestal een pdf per e-mail of WhatsApp.

Invoicora maakt de inkooporder in je browser, bewaart hem op je apparaat en downloadt hem als pdf, Word of Excel. Geen account, geen watermerk, en niets van wat je typt wordt geüpload. Het maakt alleen het document: het volgt geen leveringen, koppelt niet met de systemen van je leveranciers en doet geen belastingaangifte.