Een pro-formafactuur vermeldt wat je gaat rekenen, zonder dat er al btw verschuldigd wordt. Ze heeft een eigen nummering, zodat je factuurreeks ononderbroken blijft.
Gratis, zonder account. Niets van wat je typt verlaat je browser.
Een ingevuld voorbeeld. Jouw eigen cijfers komen hiervoor in de plaats.
Een ingevuld voorbeeld dat je kunt bewerken in Word, Excel, Google Docs of Sheets. Het Excel-bestand rekent opnieuw als je een aantal of prijs wijzigt.
Een pro-formafactuur ziet eruit als een factuur en is er geen. Het is een document dat vermeldt wat je gaat rekenen, opgemaakt zoals een factuur, zodat de systemen van de koper ermee aan de slag kunnen voordat de verkoop heeft plaatsgevonden. Op een pro-forma is niemand iets verschuldigd.
Dit is het deel dat ertoe doet, en het deel dat het vaakst fout gaat. Een btw-factuur legt het moment vast waarop de belasting verschuldigd wordt. Wie er een uitreikt, vertelt zijn belastingdienst, en die van de koper, dat er een belaste levering heeft plaatsgevonden: jij bent er btw over verschuldigd en de koper mag de voorbelasting mogelijk terugvragen. Een pro-forma doet niets daarvan, en precies daarom bestaat hij.
Een pro-forma mag dus niet Btw-factuur heten, mag geen nummer uit je reeks btw-facturen dragen en moet duidelijk vermelden dat het geen btw-factuur is. Heeft de koper een btw-factuur nodig, reik die dan uit wanneer de levering plaatsvindt, met een eigen nummer.
Invoicora geeft pro-formadocumenten een eigen nummering, zodat een pro-forma nooit een nummer uit je factuurreeks gebruikt en je factuurnummers ononderbroken blijven.
De aanbetaling is een verzoek op basis van deze pro-forma. Voor wat er werkelijk geleverd wordt, volgt een btw-factuur, en daarop staat de btw.
Die verwijzing is de tien seconden waard. Kopers archiveren de pro-forma bij de inkooporder en de factuur bij de betaling, en het enige wat ze verbindt is het nummer dat jij hebt opgeschreven.
Bronnen laatst gecontroleerd op 2026-10-31