Creditnota maken

Je hebt 50.000 gefactureerd en het juiste bedrag was 45.000. De verleiding is groot om de factuur te openen, het bedrag te wijzigen en hem opnieuw te sturen. Doe dat niet. Een factuur die de deur uit is, is een stuk uit je administratie, en zo'n stuk corrigeer je door een nieuw stuk uit te reiken dat de wijziging verklaart.

Wat een creditnota doet

Een creditnota verlaagt een eerder gefactureerd bedrag. Het is een negatief document dat naast het origineel staat in plaats van het te vervangen, zodat het spoor zo leest: dit is gerekend, daarna is dit bedrag gecrediteerd, dus dit is verschuldigd. Iedereen die de rekening een jaar later bekijkt, kan het volgen zonder het jou te vragen.

• Een geretourneerd artikel of een geannuleerd deel van een bestelling
• Te veel in rekening gebracht: verkeerd aantal, verkeerde prijs, een vergeten korting
• Een tegemoetkoming na een klacht
• Een dubbele factuur, volledig gecrediteerd

Wat erop moet staan

Een creditnota die de factuur die hij corrigeert niet noemt, is vrijwel nutteloos, en in landen met btw is hij niet acceptabel. De instellingen voor de VAE en Saoedi-Arabië in deze tool vereisen om precies die reden het oorspronkelijke factuurnummer op een creditnota.

• Het woord Creditnota, nooit Factuur
• Een eigen nummer, uit je reeks creditnota's
• De datum van uitreiking
• Het oorspronkelijke factuurnummer en de datum daarvan
• Jouw gegevens en die van de klant, met btw-nummers waar het origineel die vermeldde
• De regels die worden gecrediteerd, met aantal en prijs
• De btw die wordt gecrediteerd, tegen het tarief van het origineel
• Het totaal gecrediteerde bedrag
• De reden, in één zin

De uitvoeringsregeling van de VAE legt vast wat een creditnota voor de btw moet bevatten, waaronder een verwijzing naar de oorspronkelijke btw-factuur. Cabinet Decision No. 52 of 2017, Executive Regulation

De btw die je al hebt aangegeven

Werd er op de oorspronkelijke factuur btw gerekend, dan draait de creditnota die btw terug tegen hetzelfde tarief. Crediteer je 5.000 van een levering tegen 15 procent, dan crediteer je daarmee 750 aan btw, en je aangifte over het tijdvak laat allebei zien. Het tarief van vandaag gebruiken voor een correctie op een factuur van vorig jaar is een veelgemaakte en vermijdbare fout: het tarief volgt de oorspronkelijke levering, niet de kalender.

Een uitgewerkt voorbeeld

Terugbetalen of verrekenen

Een creditnota bepaalt niet waar het geld naartoe gaat. Vermeld in de opmerkingen of het bedrag wordt terugbetaald of verrekend met de volgende factuur, want anders gaat de financiële afdeling van de klant uit van wat haar het best uitkomt, en zo wordt een creditering twee keer geclaimd.

Kies Creditnota als soort document en het veld voor de verwijzing naar de oorspronkelijke factuur verschijnt erbij. Invoicora geeft creditnota's een eigen nummerreeks.