Modelo de comprovante de pagamento

O comprovante de pagamento (também chamado de vale ou voucher de pagamento) é o registro que uma empresa faz quando o dinheiro sai dela. O escritório paga o eletricista, o caixa pequeno cobre um motoboy, um cheque vai para um fornecedor, e a cada vez alguém anota o que foi pago, a quem, por quê e quem autorizou. Essa folha é o comprovante. É ele que o seu contador procura quando o extrato bancário mostra um débito que ninguém sabe explicar.

Comprovante de pagamento ou recibo

Um é o espelho do outro. O recibo é emitido por quem recebe o dinheiro e entregue a quem pagou. O comprovante de pagamento é preparado pela empresa que paga, para os seus próprios registros. O dinheiro sai com um comprovante e entra com um recibo.

• Comprovante de pagamento: preparado por quem paga, guardado por quem paga, registra dinheiro saindo
• Recibo: emitido por quem recebe, entregue a quem paga, confirma dinheiro entrando
• Fatura: emitida pelo vendedor antes do pagamento, cobra o dinheiro

Na prática, os dois costumam andar juntos. Quando você paga um fornecedor, prepara um comprovante e grampeia a fatura ou o recibo dele atrás. Quando você paga alguém que não pode lhe dar um recibo, como um diarista, o comprovante com a assinatura dele em Recebido por passa a ser a única prova de que o pagamento aconteceu.

O que entra em um comprovante de pagamento

• As palavras Comprovante de pagamento e um número em sequência sem lacunas
• A data do pagamento
• O nome da sua empresa (a parte De)
• Pago a: o nome da pessoa ou da empresa que recebe o dinheiro
• A que se refere o pagamento, uma linha por item, com detalhes suficientes para reconhecê-lo um ano depois
• O total, em algarismos e por extenso
• A forma de pagamento: dinheiro, cheque ou transferência bancária
• O número do cheque ou a referência da transação, se houver
• Aprovado por: a pessoa que autorizou o pagamento
• Recebido por: a assinatura de quem recebeu o dinheiro

O valor por extenso importa mais num comprovante do que em quase qualquer outro lugar. Os comprovantes muitas vezes são escritos à mão, ou impressos e assinados às pressas, e um valor de 460 é fácil de alterar para 960. Quatrocentos e sessenta dólares, por extenso, não é.

Aprovações e documentos de apoio

O comprovante é tanto um controle quanto um registro: quem paga não deve ser o único a decidir pagar. Mesmo numa empresa pequena, uma regra simples funciona: alguém que não é o caixa assina Aprovado por antes de o dinheiro sair, e o número do comprovante é anotado em todos os papéis anexados a ele.

1. Reúna o documento de apoio: a conta do fornecedor, um orçamento, um cupom de combustível, uma folha de ponto assinada para salários
2. Prepare o comprovante com o número, o favorecido, a finalidade e o valor
3. Faça a aprovação com quem tem essa autoridade na sua empresa
4. Faça o pagamento e preencha a forma de pagamento e a referência
5. Peça ao favorecido que assine Recebido por e arquive o comprovante com os anexos, em ordem numérica

Um comprovante sem documento de apoio não está errado, mas deve dizer o motivo, por exemplo Chá e lanche para a equipe da obra, sem nota disponível. O auditor vai perguntar, e um motivo escrito na hora vale muito mais do que um lembrado depois.

Dinheiro, cheque ou transferência

A forma de pagamento define o que vai no campo de referência. Para um cheque, escreva o número do cheque e o banco. Para uma transferência bancária, escreva o ID da transação ou a referência da transferência (como a IBFT), que liga o comprovante à linha do seu extrato. Dinheiro vivo não deixa rastro bancário, então a assinatura em Recebido por é a sua única prova; se o favorecido não souber assinar, colha a impressão digital e escreva o nome dele ao lado.

Se a sua empresa faz pagamentos altos em dinheiro, pergunte ao seu assessor tributário como esses pagamentos são tratados para fins fiscais. Regras assim podem mudar a cada orçamento público, então não confie num valor que alguém citou há alguns anos.

Um exemplo prático

Mantendo os comprovantes em ordem

Numere os comprovantes em uma única sequência para toda a empresa, ou uma sequência por livro-caixa se você controla o caixa pequeno à parte, e nunca reutilize nem pule um número. Se um comprovante for inutilizado, marque-o como Cancelado e guarde-o. Uma lacuna na sequência é a primeira coisa que um auditor procura.

O Invoicora escreve o valor por extenso em inglês, árabe ou indonésio e mantém a forma de pagamento, a referência, quem aprovou e quem recebeu como campos separados. Adicione o seu logotipo, a assinatura e o carimbo, depois baixe o comprovante em PDF, Word ou Excel, ou imprima para assinar.

Tudo fica no navegador, no seu próprio dispositivo. Nada é enviado e não é preciso conta, então os seus registros de pagamento continuam sendo seus.