Modelo de pedido de compra

Um pedido de compra, também chamado de ordem de compra (OC ou PO, em inglês), é um documento que o comprador envia ao fornecedor dizendo: queremos estes itens, por estes preços, entregues aqui, até esta data. Depois que o fornecedor o aceita, ele é a base acordada do negócio. Tudo o que vem depois, a nota de entrega (ou challan), o comprovante de recebimento de mercadorias e a fatura, é conferido com ele.

Pedido de compra, orçamento ou fatura?

Os três documentos tratam das mesmas mercadorias em fases diferentes, e vêm de lados diferentes.

• O orçamento vem do fornecedor. É uma oferta: isto é o que podemos fornecer e quanto vai custar.
• O pedido de compra vem do comprador. Ele aceita a oferta, ou faz o pedido diretamente, e fixa as quantidades, os preços e as condições de entrega.
• A fatura vem do fornecedor depois da entrega. Ela cobra o que foi efetivamente fornecido.

O pedido de compra não cobra dinheiro de ninguém, então não traz dados bancários. Se um documento com o título Pedido de compra trouxer dados bancários, alguém usou o modelo errado.

O que entra em um pedido de compra

• As palavras Pedido de compra, um número de pedido e a data
• O nome e o endereço da sua empresa como compradora (o bloco De), com o seu número de registro fiscal ou de IVA se os fornecedores pedirem
• O nome, o endereço e a pessoa de contato do fornecedor
• Um endereço de entrega, se as mercadorias forem para um depósito, uma fábrica ou uma obra em vez do seu escritório
• Uma data limite de entrega
• Cada item com uma descrição clara, quantidade, unidade e preço unitário combinado
• Os totais por item, o subtotal, o imposto, se houver, e o total
• As condições que importam para você: prazo de pagamento, o número do orçamento do fornecedor, exigências de embalagem ou qualidade
• O nome e a assinatura de quem autoriza a compra

Escreva descrições que o fornecedor não possa interpretar mal. "Caixas" abre espaço para discussão; "caixas de papelão ondulado de 5 camadas, 18 x 12 x 10 polegadas, impressão em uma cor" não. Se você está comprando com base em um orçamento, cite o número dele, para que os dois lados saibam quais preços valem.

Impostos no pedido de compra

Mostrar o imposto no pedido de compra é opcional. Quem cobra o imposto é o fornecedor, na fatura dele, e não o seu pedido. Mesmo assim, muitos compradores o mostram para que o total do pedido bata com o valor que esperam pagar. No Invoicora você define o nome e a alíquota do imposto uma vez, ou escolhe uma predefinição de país onde ela existir, e pode desligar a linha de imposto se preferir fazer o pedido com preços sem impostos.

Como exemplo, a alíquota padrão do imposto sobre vendas de mercadorias no Paquistão é de 18% do valor da operação, conforme a seção 3 da Sales Tax Act de 1990. Sales Tax Act 1990, texto do FBR atualizado até 30/06/2026

Serviços, e algumas mercadorias, costumam ter outra alíquota ou ser isentos. Se você não tem certeza de qual se aplica ao que está comprando, pergunte ao fornecedor quanto a fatura dele vai cobrar e ajuste o pedido a isso.

Um exemplo prático

Numeração e conferência em três vias

Numere os pedidos em uma única sequência, por exemplo KF-PO-0142, KF-PO-0143, e nunca reutilize um número. Se um pedido for cancelado, marque-o como cancelado e guarde-o. Se as quantidades ou os preços mudarem depois da emissão, emita um pedido revisado com o mesmo número e uma marca de revisão (KF-PO-0142 Rev 1), ou cancele e emita de novo, mas não edite discretamente um pedido que o fornecedor já tem.

O pedido de compra é a primeira via da conferência em três vias. Quando a fatura do fornecedor chega, a sua equipe financeira a compara com o pedido (o que você pediu e a que preço) e com a nota de entrega assinada ou o comprovante de recebimento (o que realmente chegou). Se os três batem, a fatura é aprovada para pagamento. Se o fornecedor entregou 1.800 caixas de um pedido de 2.000, você paga 1.800, e as 200 restantes ficam em aberto no pedido até chegarem ou até você cancelá-las.

Quem assina, e quantas vias

O pedido deve ser assinado por quem tem autoridade para comprometer a empresa com o gasto: o dono, numa empresa pequena, ou um gerente de compras ou o responsável financeiro, numa maior. Pedidos maiores costumam precisar de uma segunda assinatura. A prática comum é enviar o original ao fornecedor e guardar cópias para compras, para o almoxarifado (para saberem o que esperar na portaria) e para o financeiro. Hoje a via do fornecedor costuma ser um PDF enviado por e-mail ou WhatsApp.

O Invoicora faz o pedido de compra no seu navegador, salva no seu dispositivo e baixa em PDF, Word ou Excel. Sem cadastro, sem marca d'água, e nada do que você digita é enviado. Ele só produz o documento: não acompanha entregas, não se conecta aos sistemas dos fornecedores e não faz declarações fiscais.