採購單格式與範本

採購單（Purchase Order，簡稱 PO）是買方寄給供應商的文件，意思是：我們要這些品項，以這些價格，送到這裡，在這個日期之前。供應商接受後，它就是雙方交易的約定基礎。之後的一切，包括送貨單、驗收單與請款單，都要拿來和它核對。

採購單、報價單還是請款單？

這三份文件涵蓋相同的貨品，只是處於不同階段，而且來自不同的一方。

• 報價單來自供應商。它是一份要約：我們能供應這些，價格是多少。
• 採購單來自買方。它接受報價，或直接下單，並確定數量、價格與交貨條件。
• 請款單在交貨後來自供應商。它針對實際供應的內容要求付款。

採購單不是向任何人要錢，所以不會附銀行資料。如果一份標題寫著「採購單」的文件附了銀行資料，就是有人用錯範本了。

採購單上要寫什麼

• 「採購單」字樣、採購單編號與日期
• 你身為買方的公司名稱與地址（採購方區塊），如果供應商有要求，也附上你的稅籍或加值稅登記號碼
• 供應商的名稱、地址與聯絡人
• 送貨地址，如果貨物要送到倉庫、工廠或工地，而不是你的辦公室
• 交貨期限
• 每個品項的清楚說明、數量、單位與議定單價
• 各項金額、小計、稅額（如有）與總額
• 對你重要的條件：付款條件、供應商的報價單編號、包裝或品質要求
• 核准這筆採購者的姓名與簽名

品名要寫到供應商不可能看錯。「紙箱」會引來爭議；「五層瓦楞紙箱，18 x 12 x 10 英吋，單色印刷」就不會。如果是依報價單下單，請寫上報價單編號，讓雙方都知道適用哪一份價格。

採購單上的稅額

採購單上列不列稅額是自由選擇。稅額是由供應商在請款單上收取，而不是由你的採購單收取。不過許多買方還是會列出，讓採購單總額與預計支付的金額一致。在 Invoicora 中，你只要設定一次稅名與稅率，或在有國家預設時直接選用；如果你偏好以未稅價格下單，也可以關閉稅額列。

舉例來說，依巴基斯坦 1990 年銷售稅法第 3 條，貨物的標準銷售稅率為交易價值的 18%。 1990 年銷售稅法，FBR 版本更新至 2026年6月30日

勞務以及部分貨物，常適用不同稅率或免稅。如果你不確定所購買的項目適用哪一種，請詢問供應商的請款單會收多少稅，再讓採購單與之一致。

實際範例

編號與三方比對

採購單要使用同一個序列編號，例如 KF-PO-0142、KF-PO-0143，而且絕不重複使用。訂單取消時，把採購單標為已取消並保留下來。如果開立後數量或價格有變，可以用相同編號加上修訂標記重新開立（KF-PO-0142 Rev 1），或取消後重開，但不要悄悄修改供應商手上已有的採購單。

採購單是三方比對的第一環。供應商的請款單寄到時，你的會計人員會拿它和採購單（訂了什麼、什麼價格）以及簽收過的送貨單或驗收單（實際到了什麼）比對。三者一致，請款單才核准付款。如果供應商依 2,000 個的採購單只送來 1,800 個紙箱，你就付 1,800 個的錢，剩下的 200 個在採購單上保持未結，直到到貨或你取消為止。

誰簽名，要幾份

採購單應由有權讓公司承擔這筆支出的人簽名：小公司是老闆，規模較大的公司則是採購經理或財務主管。金額較大的訂單常需要第二人簽名。常見做法是把正本寄給供應商，副本留給採購、倉儲（讓他們知道門口會收到什麼）與會計。現在給供應商的那份，通常是以電子郵件或 WhatsApp 寄送的 PDF。

Invoicora 在你的瀏覽器中製作採購單，儲存在你的裝置上，並可下載為 PDF、Word 或 Excel。免註冊、無浮水印，你輸入的內容也不會上傳。它只負責產生文件：不會追蹤交貨、不會連接供應商的系統，也不會報稅。