付款憑單格式

付款憑單（也稱支出憑證）是公司在錢流出去時所做的紀錄。辦公室付錢給水電師傅、零用金付了快遞費、一張支票開給供應商，每一次都有人寫下付了多少、付給誰、為什麼，以及誰同意的。那張單子就是付款憑單。當銀行對帳單上出現一筆沒人說得清的支出時，你的會計師第一個要找的就是它。

付款憑單與收據

它們互為鏡像。收據是由收到錢的人開給付錢的人。付款憑單則是由付款的公司自己製作，記在自己的帳上。憑單上的錢是流出，收據上的錢是流入。

• 付款憑單：由付款方製作、付款方保存，記錄流出的款項
• 收據：由收款方開立、交給付款方，確認流入的款項
• 請款單：由賣方在付款前開立，要求付款

實務上兩者常常同時出現。付款給供應商時，你製作一張憑單，把對方的請款單或收據釘在後面。付款給無法開收據的人，例如日薪工人時，由對方在「簽收人」處簽名的憑單，就成了這筆付款唯一的證明。

付款憑單上要寫什麼

• 「付款憑單」字樣，以及連續不中斷的憑單編號
• 付款日期
• 你的公司名稱（付款方）
• 受款人：收到這筆錢的個人或公司名稱
• 付款用途，每個項目一行，寫得夠詳細，一年後還認得出來
• 總額，以數字與文字（大寫）書寫
• 付款方式：現金、支票或銀行轉帳
• 支票號碼或交易序號（如果有的話）
• 核准人：授權這筆付款的人
• 簽收人：領取款項者的簽名

大寫金額在憑單上比在其他地方都重要。憑單常常是手寫，或匆忙印出來就簽名，460 很容易被改成 960，但「肆佰陸拾元整」就改不了。

核准與附件

憑單既是紀錄，也是一種控管：付錢的人不應該是唯一決定付錢的人。即使是小公司，一個簡單的規則也很有效：在錢付出去之前，由出納以外的人在「核准人」處簽名，並把憑單編號寫在每一份附件上。

1. 收集附件：供應商的帳單、報價單、加油收據，或工資的簽到表
2. 製作憑單，填上憑單編號、受款人、用途與金額
3. 交由公司內有此權限的人核准
4. 付款，並填寫付款方式與交易序號
5. 請受款人在「簽收人」處簽名，再把憑單連同附件依編號順序歸檔

沒有附件的憑單不算錯，但應該寫明原因，例如「工地人員茶點，無單據」。查帳人員一定會問，當下寫下的原因，比事後回想的說法有價值得多。

現金、支票或銀行轉帳

付款方式決定參照欄位要填什麼。支票請寫支票號碼與銀行。銀行轉帳請寫交易序號或 IBFT 參考號碼，讓憑單能對到對帳單上的那一筆。現金不會留下銀行紀錄，所以「簽收人」的簽名是你唯一的證據；如果受款人無法簽名，請按指印，並在旁邊寫上他的名字。

如果你的公司會以現金支付大筆款項，請向稅務顧問詢問這些付款在稅務上如何處理。這類規定可能隨每年預算而改變，不要依賴別人幾年前提過的數字。

實際範例

讓憑單井然有序

全公司使用一個憑單序列，如果零用金另外記帳，就每本現金簿各用一個序列，而且絕不重複或跳號。憑單寫壞了，就標上「作廢」並保留。序列中的缺號，是查帳人員第一個會找的地方。

Invoicora 能以英文、阿拉伯文或印尼文寫出大寫金額，並把付款方式、參照號碼、核准人與簽收人設為獨立欄位。加上你的標誌、簽名與印章，再把憑單下載為 PDF、Word 或 Excel，或列印出來簽名。

所有資料都留在你自己裝置的瀏覽器中。不會上傳任何資料，也不需要帳號，你的付款紀錄始終屬於你。