Modèle de bon de décaissement

Un bon de décaissement, appelé aussi pièce de caisse lorsqu'il s'agit d'espèces, est la pièce qu'une entreprise établit quand de l'argent sort de ses comptes. Le bureau paie l'électricien, la petite caisse règle un coursier, un chèque part chez un fournisseur, et à chaque fois quelqu'un note ce qui a été payé, à qui, pourquoi, et qui l'a autorisé. Cette feuille, c'est le bon de décaissement. C'est elle que votre comptable cherche quand un relevé bancaire montre un débit que personne ne sait expliquer.

Bon de décaissement ou reçu

Ce sont deux documents symétriques. Le reçu est émis par la personne qui reçoit l'argent, à l'intention de celle qui a payé. Le bon de décaissement est préparé par l'entreprise qui paie, pour sa propre comptabilité. L'argent sort avec un bon de décaissement et entre avec un reçu.

• Bon de décaissement : préparé par le payeur, conservé par le payeur, enregistre une sortie d'argent
• Reçu : émis par le bénéficiaire, remis au payeur, confirme une entrée d'argent
• Facture : émise par le vendeur avant le paiement, demande de l'argent

En pratique, les deux se rejoignent souvent. Quand vous payez un fournisseur, vous préparez un bon de décaissement et vous agrafez sa facture ou son reçu derrière. Quand vous payez quelqu'un qui ne peut pas vous donner de reçu, comme un journalier, le bon portant sa signature sous Reçu par devient la seule preuve que le paiement a eu lieu.

Ce que doit contenir un bon de décaissement

• Les mots Bon de décaissement, et un numéro de bon dans une séquence continue
• La date du paiement
• Le nom de votre entreprise (le payeur)
• Payé à : le nom de la personne ou de la société qui reçoit l'argent
• L'objet du paiement, une ligne par élément, avec assez de détails pour le reconnaître un an plus tard
• Le total, en chiffres et en lettres
• Le mode de paiement : espèces, chèque ou virement bancaire
• Le numéro de chèque ou la référence de transaction, s'il y en a une
• Approuvé par : la personne qui a autorisé le paiement
• Reçu par : la signature de la personne qui a reçu l'argent

Le montant en lettres compte davantage sur un bon de décaissement que presque partout ailleurs. Les bons sont souvent manuscrits, ou imprimés et signés à la hâte, et un 460 se transforme facilement en 960. Quatre cent soixante dollars, non.

Approbations et pièces justificatives

Un bon de décaissement est un outil de contrôle autant qu'un enregistrement : la personne qui paie ne doit pas être la seule à décider de payer. Même dans une petite entreprise, une règle simple fonctionne : une autre personne que le caissier signe Approuvé par avant que l'argent ne sorte, et le numéro du bon est inscrit sur chaque pièce justificative jointe.

1. Rassemblez la pièce justificative : la facture du fournisseur, un devis, un ticket de carburant, une feuille de présence signée pour les salaires
2. Préparez le bon avec le numéro, le bénéficiaire, l'objet et le montant
3. Faites-le approuver par la personne qui détient cette autorité dans votre entreprise
4. Effectuez le paiement et complétez le mode de paiement et la référence
5. Faites signer le bénéficiaire sous Reçu par, puis classez le bon avec ses pièces jointes dans l'ordre des numéros

Un bon sans pièce justificative n'est pas une erreur, mais il doit en donner la raison, par exemple Thé et rafraîchissements pour l'équipe du chantier, pas de facture disponible. Un auditeur posera la question, et une explication écrite sur le moment vaut bien plus qu'un souvenir reconstitué plus tard.

Espèces, chèque ou virement

Le mode de paiement détermine ce qui figure dans le champ de référence. Pour un chèque, notez le numéro du chèque et la banque. Pour un virement, notez l'identifiant de transaction ou la référence IBFT, qui relie le bon à la ligne de votre relevé. Les espèces ne laissent aucune trace bancaire : la signature sous Reçu par est votre seule preuve ; si le bénéficiaire ne peut pas signer, prenez son empreinte digitale et écrivez son nom à côté.

Si votre entreprise paie de gros montants en espèces, demandez à votre conseiller fiscal comment ces paiements sont traités fiscalement. Ce type de règle peut changer à chaque loi de finances : ne vous fiez pas à un chiffre que quelqu'un a cité il y a quelques années.

Un exemple chiffré

Tenir ses bons en ordre

Numérotez les bons dans une seule séquence pour toute l'entreprise, ou une séquence par livre de caisse si vous tenez la petite caisse à part, et ne réutilisez ni ne sautez jamais un numéro. Si un bon est gâché, marquez-le Annulé et conservez-le. Un trou dans la séquence est la première chose que cherche un auditeur.

Invoicora écrit le montant en lettres en anglais, en arabe ou en indonésien, et garde le mode de paiement, la référence, l'approbateur et le bénéficiaire dans des champs distincts. Ajoutez votre logo, votre signature et votre cachet, puis téléchargez le bon en PDF, Word ou Excel, ou imprimez-le pour signature.

Tout reste dans votre navigateur, sur votre propre appareil. Rien n'est envoyé et aucun compte n'est nécessaire : vos justificatifs de paiement restent à vous.