Wzór dowodu wypłaty

Dowód wypłaty (w polskiej praktyce kasowej znany jako KW, kasa wypłaci) to zapis, który firma sporządza, gdy wychodzą z niej pieniądze. Biuro płaci elektrykowi, z kasy podręcznej opłacany jest kurier, dostawca dostaje czek, i za każdym razem ktoś zapisuje, ile zapłacono, komu, za co i kto na to pozwolił. Ten dokument to właśnie dowód wypłaty. Po niego sięga księgowy, gdy na wyciągu bankowym jest obciążenie, którego nikt nie potrafi wyjaśnić.

Dowód wypłaty a potwierdzenie zapłaty

To lustrzane odbicia. Potwierdzenie zapłaty wystawia osoba, która otrzymuje pieniądze, dla osoby, która zapłaciła. Dowód wypłaty przygotowuje firma, która płaci, na potrzeby własnych ksiąg. Na dowodzie wypłaty pieniądze wychodzą, na potwierdzeniu zapłaty wpływają.

• Dowód wypłaty: przygotowuje go płacący, zachowuje płacący, dokumentuje wypływ pieniędzy
• Potwierdzenie zapłaty: wystawia je odbiorca, dostaje płacący, potwierdza wpływ pieniędzy
• Faktura: wystawia ją sprzedawca przed zapłatą, prosi o pieniądze

W praktyce te dokumenty często się spotykają. Gdy płacisz dostawcy, przygotowujesz dowód wypłaty i przypinasz za nim jego fakturę lub potwierdzenie. Gdy płacisz komuś, kto nie może wystawić potwierdzenia, na przykład pracownikowi dniówkowemu, dowód wypłaty z jego podpisem w polu Odebrał(a) staje się jedynym dowodem, że płatność nastąpiła.

Co zawiera dowód wypłaty

• Słowa Dowód wypłaty i numer dokumentu w ciągłej numeracji
• Datę płatności
• Nazwę Twojej firmy (strona wypłacająca)
• Wypłacono dla: imię i nazwisko lub nazwę firmy otrzymującej pieniądze
• Tytuł płatności, jedna pozycja w wierszu, na tyle szczegółowo, by rozpoznać ją za rok
• Sumę cyfrowo i słownie
• Formę płatności: gotówka, czek lub przelew
• Numer czeku lub transakcji, jeśli istnieje
• Zatwierdził(a): osoba, która zatwierdziła płatność
• Odebrał(a): podpis osoby, która odebrała pieniądze

Kwota słownie ma na dowodzie wypłaty większe znaczenie niż prawie gdziekolwiek indziej. Dowody wypłaty często wypełnia się ręcznie lub drukuje i podpisuje w pośpiechu, a liczbę 460 łatwo przerobić na 960. Słów czterysta sześćdziesiąt dolarów już nie.

Zatwierdzanie i dokumenty źródłowe

Dowód wypłaty jest w równym stopniu narzędziem kontroli, co zapisem: osoba, która płaci, nie powinna być jedyną, która decyduje o płatności. Nawet w małej firmie sprawdza się prosta zasada: ktoś inny niż kasjer podpisuje pole Zatwierdził(a), zanim pieniądze wyjdą, a numer dowodu jest zapisywany na każdym załączonym dokumencie.

1. Zbierz dokument źródłowy: rachunek dostawcy, ofertę, paragon za paliwo, podpisaną listę obecności do wypłaty wynagrodzeń
2. Przygotuj dowód wypłaty z numerem, odbiorcą, tytułem i kwotą
3. Uzyskaj zatwierdzenie osoby, która ma takie uprawnienia w Twojej firmie
4. Dokonaj płatności i uzupełnij formę płatności oraz numer referencyjny
5. Poproś odbiorcę o podpis w polu Odebrał(a), a potem odłóż dowód z załącznikami do segregatora według numerów

Dowód wypłaty bez dokumentu źródłowego nie jest błędem, ale powinien wyjaśniać dlaczego, na przykład: Herbata i poczęstunek dla pracowników na budowie, brak rachunku. Audytor o to zapyta, a wyjaśnienie zapisane na bieżąco jest warte znacznie więcej niż odtworzone z pamięci.

Gotówka, czek czy przelew

Forma płatności decyduje, co wpisać w polu numeru referencyjnego. Przy czeku wpisz numer czeku i bank. Przy przelewie wpisz identyfikator transakcji lub numer referencyjny przelewu (w Pakistanie IBFT), który łączy dowód z pozycją na wyciągu. Gotówka nie zostawia śladu w banku, więc podpis w polu Odebrał(a) to Twój jedyny dowód; jeśli odbiorca nie może się podpisać, weź odcisk kciuka i wpisz obok jego imię i nazwisko.

Jeśli Twoja firma płaci duże kwoty gotówką, zapytaj doradcę podatkowego, jak takie płatności są traktowane podatkowo. Takie przepisy mogą się zmieniać przy każdym budżecie, więc nie polegaj na kwocie, którą ktoś podał kilka lat temu.

Przykład

Porządek w dowodach wypłaty

Numeruj dowody wypłaty w jednej sekwencji dla całej firmy albo w osobnej dla każdej kasy, jeśli kasę podręczną prowadzisz oddzielnie, i nigdy nie używaj ponownie ani nie pomijaj numeru. Jeśli dowód zostanie zepsuty, oznacz go jako Anulowany i zachowaj. Luka w numeracji to pierwsza rzecz, której szuka audytor.

Invoicora zapisuje kwotę słownie po angielsku, arabsku lub indonezyjsku i przechowuje formę płatności, numer referencyjny, osobę zatwierdzającą i odbierającą jako osobne pola. Dodaj logo, podpis i pieczątkę, a potem pobierz dowód jako PDF, Word lub Excel albo wydrukuj go do podpisu.

Wszystko zostaje w przeglądarce na Twoim urządzeniu. Nic nie jest wysyłane i nie potrzebujesz konta, więc Twoja dokumentacja płatności należy do Ciebie.