Расходный ордер (платёжный ваучер)

Расходный ордер, или платёжный ваучер (payment voucher), это запись, которую компания составляет, когда из неё уходят деньги. Офис платит электрику, из подотчётной кассы оплачивается курьер, поставщику выписывается чек, и каждый раз кто-то фиксирует, что заплачено, кому, за что и кто это разрешил. Этот лист и есть ордер. Именно за ним тянется бухгалтер, когда в выписке банка есть списание, которое никто не может объяснить.

Расходный ордер и квитанция

Это зеркальные документы. Квитанцию выдаёт тот, кто получает деньги, тому, кто заплатил. Расходный ордер составляет компания, которая платит, для собственного учёта. По ордеру деньги уходят, по квитанции приходят.

• Расходный ордер: составляет плательщик, хранит плательщик, фиксирует уходящие деньги
• Квитанция: выдаёт получатель, получает плательщик, подтверждает поступившие деньги
• Счёт: выставляет продавец до оплаты, запрашивает деньги

На практике они часто встречаются. Когда вы платите поставщику, вы составляете ордер и прикрепляете к нему его счёт или квитанцию. Когда вы платите тому, кто не может выдать квитанцию, например рабочему с подённой оплатой, ордер с его подписью в графе «Получил» становится единственным доказательством, что выплата состоялась.

Что указать в расходном ордере

• Слова «Расходный ордер» и номер ордера в непрерывной последовательности
• Дату выплаты
• Название вашей компании (сторона «Плательщик»)
• Кому выплачено: имя человека или название компании, получающей деньги
• За что выплачено, по строке на каждую позицию, достаточно подробно, чтобы понять это и через год
• Итог, цифрами и прописью
• Способ оплаты: наличные, чек или банковский перевод
• Номер чека или номер транзакции, если он есть
• Утвердил: человек, разрешивший выплату
• Получил: подпись человека, который получил деньги

Сумма прописью в ордере важнее, чем почти где-либо ещё. Ордера часто пишут от руки или печатают и подписывают в спешке, а цифру 460 легко исправить на 960. Фразу «Четыреста шестьдесят долларов ровно» так не исправишь.

Утверждение и подтверждающие документы

Ордер это не только запись, но и инструмент контроля: тот, кто платит, не должен единолично решать, платить ли. Даже в небольшой компании работает простое правило: кто-то, кроме кассира, подписывает графу «Утвердил» до выдачи денег, а номер ордера пишется на каждом приложенном документе.

1. Соберите подтверждающий документ: счёт поставщика, коммерческое предложение, чек за топливо, подписанный табель для зарплаты
2. Составьте ордер с номером, получателем, назначением и суммой
3. Получите утверждение у того, кто имеет такие полномочия в вашей компании
4. Произведите выплату и заполните способ и номер платежа
5. Попросите получателя расписаться в графе «Получил», затем подшейте ордер с приложениями по порядку номеров

Ордер без подтверждающего документа не ошибка, но в нём должно быть указано почему, например «Чай и угощение для рабочих на объекте, чека нет». Аудитор спросит, и причина, записанная в момент выплаты, стоит гораздо больше, чем вспомненная позже.

Наличные, чек или банковский перевод

От способа зависит, что пишется в поле номера платежа. Для чека укажите номер чека и банк. Для банковского перевода укажите идентификатор транзакции или номер перевода IBFT, который связывает ордер со строкой в выписке. Наличные не оставляют банковского следа, поэтому подпись в графе «Получил» ваше единственное доказательство; если получатель не может расписаться, возьмите отпечаток пальца и напишите рядом его имя.

Если ваша компания выплачивает крупные суммы наличными, спросите налогового консультанта, как такие выплаты учитываются для налогов. Подобные правила могут меняться с каждым бюджетом, поэтому не полагайтесь на цифру, которую кто-то назвал несколько лет назад.

Пример

Порядок в ордерах

Нумеруйте ордера в одной последовательности для всей компании или в отдельной для каждой кассовой книги, если подотчётную кассу вы ведёте отдельно, и никогда не повторяйте и не пропускайте номера. Если ордер испорчен, пометьте его «Аннулирован» и сохраните. Пропуск в нумерации это первое, что ищет аудитор.

Invoicora пишет сумму прописью на английском, арабском или индонезийском и хранит способ оплаты, номер платежа, утвердившего и получателя в отдельных полях. Добавьте логотип, подпись и печать, затем скачайте ордер в PDF, Word или Excel или распечатайте его для подписи.

Всё остаётся в браузере на вашем устройстве. Ничего не загружается и аккаунт не нужен, поэтому записи о выплатах остаются вашими.