Замовляйте в постачальника письмово: що потрібно, за якою ціною, куди й до якого числа. Завантажте замовлення як PDF, Word чи Excel або надішліть у WhatsApp.
Безкоштовно, без реєстрації. Усе, що ви вводите, лишається у вашому браузері.
Заповнений приклад. Ваші власні дані замінять ці.
Заповнений зразок, який можна редагувати у Word, Excel, Google Docs чи Sheets. Файл Excel перераховується, коли ви змінюєте кількість або ціну.
Замовлення на закупівлю (англійською purchase order, PO) - це документ, який покупець надсилає постачальнику з таким змістом: нам потрібні ці товари за цими цінами, доставлені сюди до такої дати. Щойно постачальник його прийняв, воно стає погодженою основою угоди. Усе подальше, накладна (або challan), акт приймання товару й рахунок, звіряється саме з ним.
Ці три документи стосуються тих самих товарів на різних етапах і надходять від різних сторін.
Замовлення ні в кого не просить грошей, тому банківських реквізитів у ньому немає. Якщо в документі із заголовком «Замовлення на закупівлю» є банківські реквізити, хтось узяв не той шаблон.
Пишіть описи так, щоб постачальник не міг їх неправильно зрозуміти. «Коробки» провокують суперечку; «гофрокоробки, 5 шарів, 18 x 12 x 10 дюймів, друк в один колір» ні. Якщо ви замовляєте за пропозицією, вкажіть її номер, щоб обидві сторони знали, які ціни діють.
Показувати податок у замовленні необов'язково. Податок нараховує постачальник у своєму рахунку, а не ваше замовлення. Проте багато покупців усе одно його показують, щоб сума замовлення збігалася з тією, яку вони очікують сплатити. В Invoicora ви один раз задаєте назву й ставку податку або обираєте налаштування країни, якщо воно є, і можете вимкнути рядок податку, якщо хочете замовляти за цінами без податку.
Як приклад: стандартна ставка податку з продажу на товари в Пакистані становить 18 відсотків від вартості постачання згідно зі статтею 3 Закону про податок з продажу 1990 року. Закон про податок з продажу 1990 року, текст FBR в редакції до 30.06.2026
Послуги та деякі товари часто оподатковуються за іншою ставкою або звільнені від податку. Якщо ви не впевнені, що застосовується до вашої закупівлі, запитайте постачальника, що нарахує його рахунок, і узгодьте з цим замовлення.
Передайте номер замовлення постачальнику до відвантаження. Він має з'явитися в його накладній і рахунку, і саме це робить фінальне зіставлення швидким.
Нумеруйте замовлення в одній послідовності, наприклад KF-PO-0142, KF-PO-0143, і ніколи не використовуйте номер повторно. Якщо замовлення скасовано, позначте його як скасоване й збережіть. Якщо кількість чи ціни змінилися після надсилання, або випишіть змінене замовлення з тим самим номером і позначкою редакції (KF-PO-0142 ред. 1), або скасуйте й випишіть заново, але не редагуйте потай замовлення, яке вже є в постачальника.
Замовлення є першою ланкою тристороннього зіставлення. Коли надходить рахунок постачальника, бухгалтерія порівнює його із замовленням (що й за якою ціною замовлено) та з підписаною накладною чи актом приймання (що фактично надійшло). Якщо всі три документи збігаються, рахунок затверджують до оплати. Якщо постачальник доставив 1 800 коробок за замовленням на 2 000, ви платите за 1 800, а решта 200 лишаються відкритими в замовленні, доки їх не доставлять або ви їх не скасуєте.
Замовлення має підписати той, хто має право брати на компанію такі витрати: власник у невеликій фірмі, менеджер із закупівель чи фінансовий керівник у більшій. Для великих замовлень часто потрібен другий підпис. Зазвичай оригінал надсилають постачальнику, а копії лишають відділу закупівель, складу (щоб там знали, чого чекати) і бухгалтерії. Примірник постачальника нині зазвичай надсилають у PDF електронною поштою чи у WhatsApp.
Invoicora створює замовлення у вашому браузері, зберігає його на вашому пристрої й завантажує як PDF, Word чи Excel. Без реєстрації, без водяного знака, і ніщо з того, що ви вводите, не завантажується. Інструмент лише формує документ: він не відстежує доставки, не підключається до систем постачальників і не подає податкову звітність.
Джерела востаннє перевірено 2026-10-31