発注書の書き方とテンプレート

発注書（PO）は、買い手が仕入先に送る書類で、「これらの品目を、この価格で、ここに、この日までに納めてください」と伝えるものです。仕入先が受け入れれば、それが取引の合意内容になります。その後に続く納品書、受領書、請求書は、すべてこれと照らし合わせて確認されます。

発注書、見積書、請求書の違い

3 つの書類は同じ品物を異なる段階で扱い、発行する側も異なります。

• 見積書は仕入先が出すものです。「これを供給でき、費用はこれだけです」という申し出です。
• 発注書は買い手が出すものです。申し出を受け入れるか直接注文し、数量、価格、納品条件を確定します。
• 請求書は納品後に仕入先が出すものです。実際に供給した分の支払を求めます。

発注書は誰にも支払を求めないので、振込先は記載しません。「発注書」と書かれた書類に口座情報があれば、誰かがテンプレートを間違えています。

発注書に記載する事項

• 「発注書」の表題、発注番号、日付
• 買い手としての自社名と住所（発注者欄）。仕入先から求められる場合は税務登録番号も
• 発注先の名称、住所、担当者
• 事務所ではなく倉庫、工場、現場に届ける場合の納品先住所
• 納期
• 各品目のわかりやすい説明、数量、単位、合意した単価
• 各行の金額、小計、税（ある場合）、合計
• 自社にとって重要な条件: 支払条件、仕入先の見積番号、梱包や品質の要件
• 購入を承認する人の氏名と署名

品目は仕入先が誤読できないように書きます。「段ボール箱」では言い争いのもとになりますが、「5 層段ボール箱、18 x 12 x 10 インチ、1 色印刷」なら誤解はありません。見積書に基づいて発注する場合は見積番号を記載し、どの価格が適用されるかを双方で共有しましょう。

発注書と税

発注書に税を記載するかどうかは任意です。税を課すのは仕入先の請求書であって、あなたの発注書ではありません。それでも多くの買い手は、発注書の合計を支払予定額と一致させるために税を記載します。Invoicora では税の名称と税率を一度設定するか、ある場合は国のプリセットを選びます。税抜価格で発注したい場合は税の行をオフにできます。

一例として、パキスタンでは 1990 年売上税法第 3 条により、物品に対する標準売上税率は供給価額の 18% です。 1990 年売上税法、FBR 公表テキスト（2026 年 6 月 30 日更新）

サービスや一部の物品には、異なる税率が適用されたり非課税だったりすることがよくあります。購入するものにどれが当てはまるかわからない場合は、仕入先に請求書でいくら課税するかを尋ね、発注書をそれに合わせましょう。

記入例

番号の付け方と三点照合

発注書は KF-PO-0142、KF-PO-0143 のように 1 つの連番で管理し、番号を再利用してはいけません。注文が取り消された場合は、発注書に「取消」と記して保管します。発行後に数量や価格が変わった場合は、同じ番号に改訂表示を付けた改訂版（KF-PO-0142 Rev 1）を出すか、取り消して再発行します。仕入先がすでに持っている発注書を黙って書き換えてはいけません。

発注書は三点照合の第一の柱です。仕入先から請求書が届くと、経理担当者はそれを発注書（何をいくらで注文したか）および署名済みの納品書や受領書（実際に何が届いたか）と照らし合わせます。3 つが一致すれば、請求書は支払の承認を受けます。2,000 個の発注に対して 1,800 個が納品された場合、支払うのは 1,800 個分で、残りの 200 個は届くか取り消すまで発注書上で未完了のままです。

署名者と部数

発注書には、その支出を事業として約束する権限を持つ人が署名します。小さな会社なら経営者、大きな会社なら購買責任者や経理責任者です。高額な注文では 2 人目の署名が必要なこともよくあります。一般的には原本を仕入先に送り、控えを購買、倉庫（入荷予定を把握するため）、経理で保管します。仕入先用の書類は、今ではメールや WhatsApp で送る PDF がふつうです。

Invoicora は発注書をブラウザで作成し、あなたの端末に保存して、PDF、Word、Excel でダウンロードします。登録不要、透かしなし、入力内容は何もアップロードされません。作成するのは書類だけで、納品の追跡、仕入先のシステムとの連携、税務申告は行いません。